kintoneの案件管理アプリ×krewDataで集計作業ゼロの予実管理を実現

kintoneは、自社の業務に合わせて柔軟にアプリを作ることができる一方、標準機能だけではアプリ間のデータ集計や加工はできません。

そのため、例えば社内の売り上げ管理や目標に対する予実管理をやりたいと思ったとき、案件管理･予算管理･目標管理をそれぞれ別のアプリで管理していると、kintoneではなくエクセルやスプレッドシートを使って集計し、目標比の進捗を確認しなくてはなりません。

そんな時、アプリ間のデータを自動集計できるkrewDataプラグインを活用すれば、kintone上で予実管理に必要なデータの集約･管理ができるようになります。

今回は、予実状況を把握するためにエクセルで会議資料を作成していたコムデックのITサポート部が、krewDataの活用によってkintone上で予実管理ができるようになり、効率化に成功した事例を紹介します。

「kintoneの標準機能では思い描く集計結果を表示できず困っている」「kintone上で必要なデータを集計･可視化したい」という方はぜひご覧ください。

エクセルの資料作成が手間…kintone上で案件管理･予実管理を一括で行いたい！

お客さまのPCやネットワーク環境の構築･保守を担当するコムデックのITサポート部では、案件情報を管理するために、kintone(キントーン)を活用して案件ごとの受注確度や金額などを記録していました。

しかし、kintoneの標準機能では、案件の進捗状況はわかるものの将来的な入金予測と、それに伴う目標の達成状況まではわかりません。

そこで、予実管理を行うためにkintoneのデータをエクセルに転記･集約して会議資料を作成していましたが、会議は毎週行っているため資料作成の負担が積み重なっていました。

kintoneでデータ集約から差異分析までを一括で行えれば、予実管理にかかる作業コストを削減できると考えたITサポート部。
kintone上で予実管理に必要なデータの蓄積から予実管理状況の可視化、差異分析までを直感的に行えるようにするため、kintoneの環境改善に着手しました。

krewDataとkrewDashboardを活用して予実管理を実現

ITサポート部の課題を解決するため、今回はkrewData(クルーデータ)とkrewDashboard(クルーダッシュボード)を活用しました。

krewDataとは、kintone内のさまざまなアプリをまたいでデータを集計したり、kintone外のクラウドストレージからデータを取得してkintoneに登録したりといった複雑な処理を自動化できるプラグインです。

krewDashboardはkintone内のデータをわかりやすい表やグラフとして表示できるプラグインで、標準機能では難しい「棒グラフと折れ線グラフの組み合わせ」や「複数のグラフを並べて表示し、一括で絞り込み」といった処理が可能となっています。

krewDashboardで構築したkintone上のダッシュボード

このセクションでは、krewDataとkrewDashboardを使ってどのように環境構築を行ったのか、流れとポイントを解説します。

krewDataとkrewDashboardでkintone上のデータを自動集計・グラフ化する環境構築の流れ

kintoneで予実管理に必要なデータを自動集計するため、コムデックのITサポート部では以下のような流れで構築を進めました。

1.会議で使用していたエクセルファイルを確認してプロトタイプを作成

まずは、会議で使用していたエクセルファイルを確認し、どのように予実状況を可視化したいか、どのようなデータが必要かを整理します。

その上で、krewDataを使ってどのアプリからどのような情報を集めてくるかを検討し、krewDataで集計フローを作成しました。
krewDataで自動集計された情報はkrewDashboardでグラフ化し、ダッシュボードのプロトタイプを作成しています。

2.会議で試験運用を開始

実際の会議で、プロトタイプの試験運用を行いました。

ITサポート部では、目標額と現在の実測値をグラフィカルに表示できるようになり、目標額までの差を視覚的につかめるようになるという効果を実感しました。

また、過去の数値や動きの可視化できたことで、顧客からの依頼による受動的な案件が多いことも判明し、「コムデックからお客様に能動的に提案を行う必要がある」という具体的な次のアクションを検討することもできました。

3.フィードバックを元にダッシュボードを調整

試験運用の結果、グラフだけでは具体的な数値をつかみにくいということがわかりました。
そこで、いくら足りていないのかがパッとわかるよう、目標額の達成率や達成に必要な残りの金額を具体的な数値として可視化しました。

ITサポート部が調整･運用できるようにkrewDataの集計ロジックをレクチャー

コムデックのITサポート部は普段はネットワークの構築やPCの納品等を担当している部署のため、krewDataのフロー構築は未知の領域です。
そのため、最初はどういうロジックでkrewDataのフローを構築していけばよいかわからない状態でした。

krewDataはプログラミングの知識がなくても、処理を行うパーツをパズルのように組み合わせることで複数アプリからの集計フロー等を組むことができますが、最初のうちは「どんなことができるのか」「こういうことをしたいときにどのパーツをどのように使えばいいのか」を把握するのも一苦労です。

そこで今回は、ITサポート部自身でkrewDataを調整･運用できるように、普段お客様のkrewData等を構築しているチームから仕組みと使い方のレクチャーを行いました。
環境を構築するだけではなく、その後の運用･調整を自分たちで行えるようにすることで、kintoneの活用促進につながります。

自動集計でkintoneによる案件管理･予実管理の作業コスト削減に成功！得られた4つのメリットとは

krewDataとkrewDashboardの活用による環境改善で、ITサポート部では4つのメリットを得られました。

1つ目のメリットは、kintone上で予実管理に必要なデータを自動集計できるようになり、会議で使用するエクセル資料の作成コストを削減できたことです。

2つ目のメリットは、自動集計によってリアルタイムに予実状況をチェックできるようになったことで、意思決定スピードが上がったことです。

その結果、3つ目のメリットとして、従来意思決定にかかっていた時間を、新しいことや業務に充てられるようになりました。

4つ目のメリットは、クラウド事業担当者からレクチャーを受けたことで、ITサポート部でもkrewDataを扱えるようになったことです。
これまでは別部署に頼まなければ改修できなかった部分もITサポート部内でできるようになったため、メルマガの配信やメールの開封率集計といった次の施策に時間を割けるようになりました。

kintoneによる自社業務の効率化でお客さまにご満足いただけるサービスの提供に作業コストを割きたい

コムデックのITサポート部は、krewDataの活用によって予実管理に必要なデータの自動集計をし、kintone上で差異分析までを一括で行えるようにすることで、案件管理アプリの課題を解決しました。
その結果、従来発生していたエクセル資料の作成業務が削減され、ほかの業務に時間を割けるようになったのです。
krewDataの使い方も習得したため、今後は部内で環境改善を進めることも可能です。

ITサポート部では今後、kintoneを活用して集計業務やその他業務を数値化、効率化を進め、お客さまにご満足いただける対応により注力できる環境の構築に力を入れていきます。

コムデックでは、お客さまが抱えるkintoneの構築･運用課題を解決する「伴走支援」を行っています。
今回のように、課題解決だけでなくkrewDataのようなプラグインの使い方をレクチャーすることも可能です。
kintoneの構築･運用でお悩みがある方は、ぜひお問い合わせください。