KING OF TIMEで勤怠管理をステップアップ！勤怠管理をクラウド化した効果とは｜伊勢商工会議所さまの導入事例
今回は、実際にKING OF TIMEの運用から1年が経った伊勢商工会議所さまの導入事例をご紹介します。
目次
「若手担当者に勤怠管理を引き継ぎたい」勤怠管理をクラウド化した効果とは
▼「若手担当者に安心して勤怠管理業務を引き継ぎ出来ました」｜伊勢商工会議所さまのKING OF TIME導入事例
ベテラン担当者の方がタイムカードと紙の申請書を見て集計を行っていらっしゃいましたが、それらの「自社独自の集計ルール」をKING OF TIMEに落とし込んだことにより、勤怠管理の経験が浅い場合であっても業務を引き継げるようになりました。
実際に現在は新たな担当者の方だけで勤怠管理を行っており、もし今後さらに別の方に業務を引き継ぐことになったとしても、すでに伊勢商工会議所さまの勤怠ルールはKING OF TIMEに設定されてるため、スムーズな引継ぎを行うことができます。
導入時の効果は引継ぎが容易になったことだけではありません。
タイムカードを作成する時間が不要になった他、有給休暇の取得申請や、残業の申請も全てKING OF TIMEに移行したことで、紙の申請書を集計する必要がなくなりました。
回数をカウントしたかった特殊な勤務についても、KING OF TIMEのフラグ機能を使うことで自動集計されるため、タイムカードからカウントする必要はありません。
また、有給休暇の残数管理もKING OF TIMEで行えるため、従業員の方はご自分の残りの有休日数を自分でログインして確認できるようになりました。
有給休暇の付与も入社日･入社年数に応じて自動化されたため、エクセルや紙の台帳で管理する必要がなくなりました。
何より、働き方改革法の求める「従業員の勤務状況をリアルタイムに把握する」ことが、KING OF TIMEにログインすればいつでも可能となったのです。
KING OF TIME導入から1年…クラウド化により新たに生まれた課題とは
ここまでKING OF TIME導入のメリットをお伝えして参りましたが、勤怠管理を移行し、運用していく中で新たな課題も出てきました。
伊勢商工会議所さまでは、残業を行う前に申請する「残業の事前申請」が浸透していらっしゃいます。
きっちりと申請してくださる反面、申請した残業予定よりも長い時間の残業となった時に修正申請を忘れてしまう方が多く、きちんと勤務したところまでで残業申請を出し直してもらうため、一人ひとりの勤怠をチェックする時間がかかっているとのことでした。
それに加えて、定時後に3時間を超える会議に参加した場合には通常の残業申請とは異なる残業申請が必要であり、その申請方法を間違えたまま行う方も多いとのこと。
結果として、これまでのタイムカードで勤怠管理をしていた時の「申請書を見て集計する時間」と、今回勤怠管理をクラウド化して新たに発生した「残業申請・会議申請が間違っていないかチェックするための時間」がほとんど同じだけかかってしまっている状態でした。
データから判断してKING OF TIMEの機能でサポート
- 残業が予定より長くなった場合の修正申請忘れが多い
- 3時間を超える会議を行った場合の特殊な申請に間違いが多い
残業申請の課題を解決するため、まずは「未申請の残業があるとき(退勤打刻が残業申請から一定時間を超えている場合)」に管理者と本人に通知を行い、残業の修正申請を促すように設定を行いました。
会議に伴う特殊な申請については、これまでの申請傾向からどのような形で間違うケースが多いのかを判断し、よく間違える部分は自動で入力されるように設定。
ただ難しい申請方法を従業員の方に押し付けるのではなく、KING OF TIMEの機能でサポートできるように設定することで負担を軽減しました。
蓄積されたデータを活用！推移グラフも自動で作成
伊勢商工会議所さまでは、毎月勤怠のデータから残業の集計と比較表を作っていらっしゃるとのことで、その業務をより効率化するべくKING OF TIMEデータ分析も併せて活用いただくことに。
KING OF TIMEからリアルタイムで集計･分析を行えるため、これまでであればKING OF TIMEから残業時間を出力し、別のエクセルに張り付けて…という作業が必要でしたが、KING OF TIMEデータ分析を使えばその作業も不要になり、一覧でもグラフでも見られるようになります。
▼KING OF TIMEで「生産性を上げる」勤怠管理を実現 データ分析機能を使ってみた
KING OF TIMEで勤怠管理をステップアップ
今後は蓄積されたデータを活用してさらに人時生産性を高め、地域の企業に貢献していかれることでしょう！
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