「KING OF TIME導入で若手担当者に安心して勤怠管理業務を引き継ぎ出来ました」｜伊勢商工会議所さまの導入事例

「勤怠管理は担当者に一任しているが、いまの担当者から次の担当者に上手く引き継げるか不安」という声をよくお聞きします。

伊勢商工会議所さまでは、ベテラン勤怠管理担当者から若手担当者にスムーズに引継ぎを行うために、KING OF TIMEを導入することになりました。

ベテラン担当者の集計ルールをKING OF TIMEに落とし込む

伊勢商工会議所さまは、地域の企業経営者により構成されている総合経済団体です。
会員企業に対する経営支援活動や、産業振興・地域振興に向けた政策提言活動など、幅広い事業活動を行っていらっしゃいます。

伊勢商工会議所さまでは勤怠管理業務をベテラン担当者から未経験の若手担当者に引き継ぐことになりましたが、 部署や雇用形態ごとに働く時間帯、休憩を取る時間、出勤日などの勤怠ルールが異なる為、 ベテラン担当者と同じ質･量のノウハウを習得するためには相当な時間がかかるだろう…と、なかなか引継ぎが進まない状況でした。

そこで、 若手担当者のノウハウを補うことを目的として、KING OF TIMEを導入することになりました。

クラウド型勤怠管理システムKING OF TIME(キングオブタイム)に、ベテラン担当者の集計ルールを設定として落とし込むことで、日々職員の方が打刻したデータが自動で集計されるようになります。
それにより、勤怠担当者が日々の打刻時刻について判断し、集計する必要が無くなります。

さらにエラー勤務があれば、KING OF TIMEから管理者と従業員本人に通知が届きます。
そのためベテラン担当者でないと気づき難い打刻間違いにも、簡単に気づくことが可能です。

KING OF TIMEへの設定内容を整理するポイント

KING OF TIMEにベテラン担当者が把握している勤怠管理の集計ルールを落とし込み、集計を自動化させるためには、「勤務形態ごとのパターンの洗い出し」が必要となります。

勤務形態ごとのパターンとは…
たとえば、「営業部は8時出勤17時退社、休憩は60分、残業はみなし勤務が10時間ついている」「事務は短時間勤務なので10時出勤15時退社、休憩45分で残業は1日の勤務が8時間を超えたら算出」など、雇用契約や会社･部署ごとなどによってルールが異なる「勤務のパターン」のことを指します。

この「A部署は××で…」のパターンを洗い出し、同じパターンの方をグルーピングしていきます。
作成したグループに対してKING OF TIME上で設定をかけていくことで、効率的に自動集計の設定を進めることが出来るのです。

就業ルールをKING OF TIMEに落とし込むための打合せを実施

洗い出す対象は「雇用区分名」「勤務時間」「休憩」「遅刻/早退判定の有無」「残業の扱い」「みなし残業の有無」が基本となります。
そのほか、出勤する曜日が形態ごとに異なる場合は、出勤曜日も洗い出しの対象とします。

パターン洗い出しの例（伊勢商工会議所さまの実際の勤務パターンとは異なります）

※「そもそも勤務形態・パターンが分からない…」という場合、まずはKING OF TIMEで出退勤の打刻のみ行い始め、勤務の実態を把握からスタートする手法がおススメです。

伊勢商工会議所さまでは、洗い出した勤怠のパターンをKING OF TIMEに設定し、運用をスタートさせました。

伊勢商工会議所総務部の皆さまの指紋/静脈ハイブリッドリーダー打刻テストの様子

KING OF TIME導入の効果

ベテラン担当者でなければなかなか判断の難しかった勤怠管理がKING OF TIMEの設定に落とし込まれ、集計が自動化されたことで、若手担当者にもスムーズに引継ぎができました。

さらに若手担当者は「KING OF TIME上でエラー勤務が発生していないか」という通知を追うだけで、正しく集計をまとめられるようになりました。

管理画面にログインすると、いま対応しなければならないエラーや申請の通知を一気に確認することが可能

また、KING OF TIMEを導入することでうれしいのは担当者だけではありません。
従業員自身も、KING OF TIMEにログインすることで有給休暇の残数や日々の出退勤･残業時間の記録をいつでも確認できます。

これにより、勤怠担当者への問い合わせが減少し、担当者の業務負担を減らすことが出来ました。

従業員がログインして確認できるタイムカード画面

今回はKING OF TIME導入による勤怠管理業務のスムーズな引継ぎについてお伝えしました！