HubSpot(ハブスポット)のワークフロー機能で顧客ごとに最適化されたメールを自動送信して効果的なアプローチを実現

コムデックでは、新規顧客と案件獲得数を増やすためにMAツールの「HubSpot(ハブスポット)」を導入しています。
過去の記事では、MAツールでできることや選び方、メルマガ配信機能などについて解説してきました。

皆さんは、問い合わせをしてくださった見込み顧客にメールを送る際、「工数がかかるのでテンプレート化したいが、全ての見込み客に対して同じメールを送っても効果が低いので、顧客の属性に合わせてテンプレートを自動で使い分けられるようにしたい」と思ったことはありませんか？

Hubspot活用記事第6弾となる今回は、問い合わせ顧客に応じた自動メール送信を可能にするワークフロー機能について紹介します。
ワークフロー機能を使えば、顧客に合わせて自動でメールを最適化できるため、一次対応の工数削減やアポ獲得に期待できます。

「問い合わせからなかなかアポに繋がらない」「問い合わせは来るけれど、一次対応に時間がかかりすぎる」といったお悩みをお持ちの企業さまは、ぜひご覧ください！

資料請求をしてくれた見込み顧客の購買意欲を高めたい！

コムデックのホームページやオウンドメディアでは、kintone(キントーン)をはじめとする製品･サービスの資料請求ができます。

資料請求は「直接問い合わせまではしないが、製品･サービスに興味がある」という見込み顧客が実施する可能性が高く、見込み顧客に効果的なアプローチができれば、購買意欲を高め、将来的に受注につながる可能性が高いと言えます。

このようなマーケティング手法を「リードナーチャリング」と言い、近年注目を集めています。

ひと昔前までは、商品やサービスを購入する際、営業から説明を受けてその場で契約するのが主流でした。
しかし、インターネットやSNSが普及した今、顧客はさまざまな方法で情報を集めて比較検討してから決断するため、購買プロセスが長期化しています。

見込み顧客と最初に接点を持った段階では、まだ購買意欲が低い状態のことが多いため、個々の顧客に応じた施策で「このサービスを導入したい、この製品を買いたい」という気持ちを育てていくことが重要になってくるのです。

皆さんも日常生活の中で、気になる商品やサービスのSNSをフォローしたり、メルマガを受信したりしたご経験があるのではないでしょうか？
何度も情報に触れるうちに購買意欲が高まって購入に至る、というプロセスを生み出すために行うのがリードナーチャリングです。

コムデックでもリードナーチャリングを行いたいと考えていましたが、営業専門のメンバーがおらず、顧客ごとに最適化したメール配信や営業をするためには人手が足りません。
そこで、手間をかけなくても自動で対応できる、HubSpot(ハブスポット)のワークフロー機能を活用することにしました。

HubSpotのワークフロー機能でメールを自動送信して営業を効率化

そもそもHubSpotとは、新規顧客や案件を獲得するために、効率的にマーケティングや営業活動を行うためのツールです。
資料請求していただいた見込み顧客の行動を分析して、個々の興味関心に合わせたコミュニケーションを取ることで商談につなげ、受注につなげることができます。

HubSpotの機能については、こちらの記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください！

▼HubSpot(ハブスポット)でできることとは？実施すべき初期設定を導入事例から紹介

今回は、HubSpotのワークフロー機能を活用します。

ワークフロー機能とは、あらかじめ設定した条件に一致したときに、自動でアクションができる機能です。
例えば「会員登録がされたら、登録されたメールアドレス宛にメールを送る」「見込み顧客が資料請求ボタンを押したら、営業担当のSNSに通知する」「顧客の誕生日･記念日になったらメールを送る」といった活用方法があります。

今回は、資料請求の申し込みに対して自動でメールを送りたいため、ワークフロー機能がぴったりです。

HubSpotのワークフロー機能の設定方法

ワークフローの設定は、ゼロから作る方法と、テンプレートを使用する方法の2つがあります。
ここではテンプレートを使用する方法を紹介します。

1. HubSpotアカウントで「自動化」の「ワークフロー」をクリック
2. 「テンプレートライブラリー」から目標と一致するテンプレートを選択し、「テンプレートを使用」をクリック
3. ワークフローエディターで「トリガー設定」をクリック
4. 目的に合わせて「イベント発生時」または「フィルター条件への適合時」を選択し、条件を設定して「保存」をクリック
5. 「＋(プラス)」アイコンをクリックし、アクションを登録して「保存」をクリック
6. 必要に応じて、条件分岐を使って次のアクションを追加する

例えば「ホームページから資料請求があったときに、お礼メールを送信したい」という場合は、トリガーに「ホームページから資料請求があったとき」、アクションに「お礼メールを送信する」を設定します。

さらに、条件分岐を使えば「1通目のメールが開封済みの人には2通目のメールを送信、未開封の人には1通目のメールを再送する」といった設定も可能です。

見込み顧客には興味関心に合った情報をベストなタイミングで提供

実際に、コムデックがホームページからの資料請求の対応を自動化した事例を紹介します。

コムデックのホームページから請求できる資料は「製造業」「建設業」など、業種別にわかれています。
そのためワークフローも業種ごとに組むことにしました。

メール配信のタイミングは「資料請求の7日後」を指定し、アクションに「事例紹介のメールを配信する」といった内容を設定しました。
請求した資料に関連する事例をお送りすることで、見込み顧客の意欲を高めるのが目的です。

実際のワークフロー設定画面がこちらです。
7日後以外にも、条件分岐を使って継続的に情報提供できる仕組みにしています。

顧客の行動に応じてフローを分岐させることができるため、例えば「資料請求前にこのジャンルの記事を見ていたら、近い事例を送る」といった判断を自動で行うことが可能です。

この設定により、見込み顧客の業種や行動に応じて、最適なアクションを自動で行う仕組みが整いました。

HubSpotのメール配信なら、開封率やクリック率も分析できる

HubSpotでは、条件に応じたメールを自動で配信するだけでなく、メールの開封率やクリック率などのパフォーマンスまで分析･管理することが可能です。

分析できる主な項目には、次のようなものがあります。

• 開封率
• クリック率
• クリックされたリンクの上位
• エンゲージメント率が最も高いコンタクト
  ※契約プランにより、さらに詳しいデータ分析も可能です。

配信したメールの開封率やクリック率を分析することで、より効果的な情報提供が可能になります。

リンクをクリックしてくれた見込み顧客を、さらに興味関心が高い層としてスコアリングすることで、以降の対応は自動ではなく人がじっくり行うように営業チームに引き継ぐこともできます。

HubSpotのワークフロー機能を活用するメリット

HubSpotのワークフロー機能を活用すれば、条件分岐によってさまざまな顧客の行動に応じたアクションを設定できるため、よりパーソナライズした情報提供が可能になります。

また、資料請求の後も、さらに詳しい情報や見込み顧客が必要とする情報を提供することで、購買意欲を高められるのがメリットです。

さらに、HubSpotのワークフロー機能なら業務を自動化できるため、担当者による対応漏れや、サービスの質のバラつきも防げます。
購買意欲は時間が空くと低下してしまうのが特徴ですが、ワークフロー機能によって最適なタイミングでアプローチできるのも強みの1つです。

HubSpotのワークフロー機能を活用して見込み顧客にアプローチしよう

コムデックでは、ホームページからの資料請求対応にHubSpotのワークフロー機能を活用したことで、営業コストを減らしつつリードナーチャリングを強化することに成功しました。

HubSpotなら、人員が限られていたり、マーケティングが得意でなかったりしても、条件さえ設定しておけば自動で見込み顧客をフォローしてくれます。
さらに、配信したメールの開封率やクリック率から受注確度も割り出してくれるため、確度の高い見込み顧客を正しくキャッチアップでき、機会損失を防ぐことにもつながります。

工数削減やマーケティング強化をお考えの企業さまは、ぜひHubSpotのワークフロー機能をご検討ください！