人事･総務でよくある課題をkintoneで解決！人事総務業務改善パッケージ

各従業員に対する評価制度をエクセルで管理していると、見にくい･更新しにくいという点から次第に更新されなくなり、形骸化してしまう……そんな状態の企業様も少なくありません。
また、総務は実施すべき業務の範囲が広く、「今実施すべきタスクがどれくらいあるか」が見えにくいという課題もあります。

今回は、そんな人事総務の業務に必要な情報を一元化し、あらゆる業種の人事･総務部の課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します！

人事総務によくある課題……kintoneで解決できます！

コムデックが様々な業種の人事・総務担当者さまからkintone(キントーン)の活用相談を受ける中で、よくお伺いする課題は以下の通りです。
御社にはいくつ当てはまるでしょうか？

• 評価制度をエクセルでやっているものの、内容が更新されなくなり形骸化している
• 個人ごとで異なる評価基準などの管理が煩雑で、公平かつ定量的な評価ができていない
• 採用応募者の書類や選考結果の管理、面接記録の情報をバラバラで管理しており探すのに時間がかかる
• 複数媒体に掲載している採用広告の期間や条件、募集対象などは各媒体にログインしなければわからない
• 在籍従業員の能力や採用応募者の傾向が分析できず、教育や採用改善につなげられない
• 従業員に関する情報(人事台帳)を紙で保管しており、会社に行かないと情報を確認することができない
• 毎月繰り返し実施するタスクが多いが、属人化しておりタスク量や実施状況が把握できない
• 社有車の加入保険などの情報は社有車内にある書類を確認しなければわからない

総務の業務は多岐にわたる分その課題の幅も広くなっていますが、分類すると「評価制度」「採用」「従業員や社内の雑多な情報管理」「タスク管理」の4つの分野でそれぞれ課題があることが分かります。
その業務の特性上「管理」すべき情報が多い総務ですが、これらの課題は業務改善プラットフォームであるkintoneを活用することで解決可能です。
kintoneであれば、自社に合わせた形で開発していけるため、一から自社に合ったソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自社が使いやすいツールにしていくことができるのです。

そうは言っても、やっぱりゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
自社で開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。

そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
コムデックの「人事総務 業務改善パッケージ」であれば、先ほど挙げた課題を網羅し、人事総務の多岐にわたる業務を効率的に管理できます。

人事総務業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

kintone人事総務業務改善パッケージでできること

人事総務業務改善パッケージは、大きく分けて以下の5つの機能を有しています。

• 社員名簿管理
• 評価制度管理
• 採用管理
• タスク管理
• その他の社内情報管理

各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。

社員名簿管理

氏名、住所、連絡先等の個人情報や部署、入退社日等の管理を行う機能です。
編集履歴も残るため、過去の登録情報も確認することができます。
人事評価制度も含めたあらゆる情報を一元管理することができ、マネジメントに役立てることが可能です。

また、ユーザーごとで閲覧制限を設けられるため、情報漏洩のリスクを低減することができます。
管理項目を増やすこともできるため、自社に合わせた人事台帳として運用いただけます。

評価制度管理

評価制度管理は、「数値目標管理」と「行動目標管理」、そして「評価管理」の3つのアプリに機能が分かれています。
各アプリが相互に連携することで、エクセルよりも簡単かつ更新しやすい評価制度運用が可能です。
全てのアプリには閲覧制限をかけることができますので、「上長と本人」のみそのレコードを閲覧できるようにする、といった設定ができます。

評価対象者/評価者(上長)どちらが内容を更新しても互いの画面にすぐに反映されるため、エクセルのように「互いが持っているエクセルを更新してしまい、統合するのが大変」といったことが起こらないのもkintoneのメリットと言えます。

数値目標管理(MBO)

各個人に設定した数値目標と評価基準、結果を管理する機能です。
例えば売り上げ目標に対して達成度80%なら4点、100%なら5点、120%なら6点というように、後から評価基準がブレないよう、明確な基準値を記録しておきます。

実績ベースで定量的かつ客観的な評価を行うことができるので、評価対象者ごとで評価がばらつく心配がありません。
評価対象者ごとでどの数値目標に重きをおくかという「ウェイト」を設定することもできるので、社歴やスキルに合わせて柔軟な目標管理を行うことができます。

行動目標管理(コンピテンシー)

マスタに登録されたハイパフォーマー特有の行動特性(コンピテンシー)を元に、数値目標(MBO)を達成するために必要な自分自身の業務に合わせた「行動目標」を設定して達成状況を管理する機能です。
MBOが結果を評価するのに対して、コンピテンシーは「どのような行動を取ったか」を評価するものとなります。

何故目標が数値と行動の二つに分かれているのかについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼「企業価値が向上する」効果的な評価制度とは？「続ける」ために必要な2つのポイント

評価管理

数値目標管理(MBO)と行動目標管理(コンピテンシー)で入力された情報を元に、特定の評価期間の従業員別評価を一元管理するための機能です。
評価をすべて入力し終えると、各目標に設定されたウェイトも考慮して結果が自動で計算され、評価ランクや点数が算出される仕組みとなっています。

各アプリに登録された情報は評価管理に集約されるため、評価対象者・評価者どちらも各自の目標をしっかりと把握し、達成に向けた具体的な行動を起こす手助けとなります。

kintoneで評価制度を管理するメリットは、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで評価制度を管理する7つのメリット

採用管理

採用管理も、応募者の情報を管理するアプリと、求人広告の情報を管理するアプリの二つに分かれています。
応募者管理と求人広告管理が紐づくことで、広告効果等を図ることが可能です。

応募者管理

応募者の基本情報(住所、氏名、年齢、連絡先)や履歴書、面接記録等を一元管理するための機能です。
求人広告管理と紐づけることで、どの媒体のどの職種の求人からの応募なのかを管理することができます。

応募者の年齢や属性などの自動集計はもちろん、求人媒体別の応募数、広告別の応募数等も集計可能となっています。
現在の選考フェーズや連絡状況を見える化でき、最終連絡日から一定以上経過した場合や面接前のリマインドが可能となっているため、対応の抜け漏れからの採用機会損失を防ぐことができます。

求人広告管理

複数の求人媒体に掲載している求人広告の情報(募集対象、期間、広告額など)を一元管理する機能です。
どの求人媒体に対して、いくらで、どの職種の求人を出しているのかを一か所でまとめて確認することができます。

応募者管理と紐づけることで、その求人に対して応募してきた応募者一覧を表示することが可能です。
媒体ごとの課金額や、かけたコストに対してどのくらいの応募があったのか、どのような採用結果となったかを確認することが可能となり、分析結果から採用戦略をアップデートすることができます。

タスク管理

毎月繰り返し発生するタスクをワンクリックで一括作成可能し、進捗状況を管理する機能です。
人事総務の業務では、「毎月・毎年決まったタイミングで実施すべきタスク」が多くあります。kintone人事総務業務改善パッケージでは、それら繰り返しタスクを簡単に管理することが可能です。

タスクの納期や担当者はもちろん、タスクの詳細や手順も記録しておくことができるため、タスクの実施マニュアルも兼ねた運用が可能となっています。
今月のタスク実施状況や、担当者ごとの残タスク状況をグラフ化することで視覚的かつリアルタイムで確認できるため、ここを見れば、ベテランでも新人でも同じタスクをこなすことができるだけでなく、本人も上長もその月の作業量や作業状況を把握できるのです。

繰り返し作成されるタスクは簡単に追加や修正ができるため、あらゆる業務に柔軟に対応できます。

その他の社内情報管理

人事総務業務改善パッケージには、社内の備品管理や社有車の管理等を行えるアプリがあらかじめ備わっています。
今回は、総務が管理すべき情報の中でもよくご相談をいただく社有車管理と備品管理をご紹介します。

社有車管理

車種やナンバーの基本情報の他に、自動車保険の保険証や自賠責の書類、購入日、購入金額など、社有車について管理が必要な情報を一元管理する機能です。
車検や洗車、タイヤ交換等の車両メンテナンスにどれだけの費用がかかったのかも見える化することができ、都度入力した内容が自動計算されトータルの費用を算出します。

また、通知機能により「車検一ヶ月前」や「点検一ヶ月前」に利用者や総務担当者へ通知を送ることができるため、対応漏れを防止することができます。

備品管理

会社内の消耗備品の在庫チェックや補充も総務の仕事の一つです。

備品管理では、タスク管理と同様に毎月チェックすべき備品の一覧をあらかじめマスタとして作成しておくことで、毎月の備品在庫チェックリストをワンクリックで作成することができます。
毎月の在庫確認の実施状況を一覧で確認でき、数量が発注点を下回ったときには一目でわかるようになっています。

発注が必要な備品については、いつどれだけの数量発注したのか、あるいはまだ発注していないのかの状況まで管理することができるため、発注漏れ防止に繋がります。

人事総務のkintone活用事例

今回ご紹介した人事総務業務改善パッケージは、実はコムデックで実際に活用しているアプリのノウハウを元に、カスタマイズを加えて作成しています。

採用管理

▼総務だってkintoneアプリ作れます！採用管理アプリで応募者対応抜け漏れなしへ

タスク管理

▼総務だってkintoneアプリ作れます！一覧レコード集計/コピープラグイン活用で毎月タスク管理

社内の情報管理

▼社有車･社用車管理をkintoneアプリ化！車両管理で車検日抜け漏れ無しへ

汎用ツールのkintoneは、いろいろな情報･業務を管理する必要がある人事総務と相性が良く、郵便物の発送履歴管理やお歳暮の管理等、今回ご紹介した以外にも様々な場面で活用することができます。
その中でも、多くの企業様が課題を感じられている部分の業務を一挙に解決できるアプリをまとめたものが「kintone人事総務業務改善パッケージ」なのです。

人事総務業務改善パッケージで脱紙・脱エクセルへ！

冒頭で人事総務の業務によくある課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか？
それらの課題はkintone人事総務業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。

• 評価対象者の目標内容や進捗・評価結果を一元管理
• 数値目標と行動目標をそれぞれ管理することで明確な基準に基づいた評価が可能
• 各項目の評価を入力すると、対象期の総合評価ランクや点数を自動算出
• 採用応募者の書類や選考ステータス、面接履歴を一元管理
• 複数の媒体に掲載している採用広告の情報を一元管理し、掲載期間や金額を瞬時に把握
• 評価制度や採用活動の情報を蓄積し自社にマッチした人材を分析
• 紙の書類管理からクラウド上でのデータ管理へ移行することで、ペーパーレス化・場所を問わない働き方を実現
• 毎月の繰り返しタスクを自動で作成、状況を見える化し、リマインダー等でタスクの抜け漏れを防止
• 社有車や社内備品等、総務が管理すべき情報を一元管理

もし御社が紙やエクセルを中心として人事総務の多岐にわたる業務を管理をされているようであれば、kintone人事総務業務改善パッケージで「評価制度」はもちろん、タスク管理や採用管理、社有車管理といった周辺業務まで一括で業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？

kintone業務改善パッケージについてよくあるご質問

Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。

Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。

Q.競合他社の製品も検討している　差別化ポイントを教えてほしい
A.機能については弊社HPをご覧ください。

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