就業管理と勤怠管理の違いとは？業務内容をわかりやすく解説
労務管理を行う中で、よく混同されやすい言葉に「就業管理」と「勤怠管理」があります。
就業管理とは従業員の働き方を包括的に管理していくことで、勤怠管理とは適正に従業員の労働時間を管理することです。
勤怠管理は就業管理の中に含まれ、正しく行うことで適正な就業管理につながります。
今回の記事では、混同しやすい就業管理と勤怠管理の違いについて、それぞれの業務内容を解説します。
この記事でわかること
- 就業管理と勤怠管理の違い
- 就業管理と勤怠管理の業務内容
- 勤怠管理の方法
こんな人に向いている記事です
- 就業管理と勤怠管理の違いを知りたい方
- どうすれば就業管理や勤怠管理ができるのか、その方法を知りたい方
目次
就業管理とは？
就業管理で管理する「就業」とは、その日の業務に従事することや、仕事に取りかかることを指します。
それでは、その「就業」を「管理」するとは一体どのようにすればいいのでしょうか？
このセクションでは、就業管理の意味や方法について詳しく解説していきます。
就業管理の意味
冒頭でお伝えした通り、就業管理とは従業員の働きを包括的に管理することを指します。
具体的には、企業は従業員の労働時間や休暇、休日などについてのルールを法律に即した形で定める必要があります。
このようなルールを適切に守れるように管理することが就業管理となります。
なお、似たような言葉で「労務管理」や「人事管理」がありますが、「労務管理」は「就業管理」よりもさらに範囲が広く、賃金や福利厚生なども含みます。
「人事管理」は従業員の採用から雇用契約、解雇、退職等も含めた人員配置・評価等、就業管理とは少し違った方面の管理内容となります。
就業管理が重視される背景
就業管理が重視される背景には、労働基準法が厳格化されたことにより企業に求められる管理体制のレベルが上がっていることが挙げられます。
ライフワークバランスの重要性が増している中で、企業は労働者の働きを適正に管理し、従業員の健康を維持する義務があるのです。
フレックスタイム制や変形労働時間制などを採用している企業では、多様な働き方に対応できる一方で管理は複雑となり、就業管理を行う側の管理コストは上昇しているのが現状です。
就業管理の業務内容
就業管理の業務で代表的なものとして、以下の3つが挙げられます。
- 労働時間の管理
- 休日・休暇の管理
- 就業規則遵守体制の構築
まず労働時間の管理としては、労働時間が労働基準法に適しているかをきちんと管理する必要があります。
加えて、働く上での労働時間や休日休暇の取得ルール等、具体的な時間を管理することはもとより、「就業する上での会社全体のルール」つまりは就業規則を定め、その通りに運用されているかどうかを管理することが就業管理であると言えます。
一度定めたらそれで終わりではなく、法改正や時代の流れに合わせて修正していくのが就業規則です。
現在の就業規則がきちんと周知・徹底されているのかという点に加えて、改善の余地は無いのかを検討することも就業管理の業務内容となります。
勤怠管理とは？
勤怠管理で管理する「勤怠」とは、仕事に勤めるか怠けるかであり、一般的には出勤と欠勤を意味しています。
労働時間と休憩時間を管理し、給与に反映させることや従業員の健康を維持することを目的として、適正な労働時間であるかどうかをチェックすることも目的の一つです。
このセクションでは、勤怠管理の意味とその必要性、管理方法をご紹介します。
勤怠管理の意味
勤怠管理は、企業が従業員の就業状況を把握し、適切に管理することを指します。
主に労働時間と休憩時間を管理し、給与に反映させることが目的です。
勤怠管理ついてはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
なぜ勤怠管理が必要なのか？
勤怠管理は、労働基準法で企業の義務として定められています。
労働基準法では、勤怠に関する記録や残業の上限規制、有給休暇の取得義務といった項目が定められており、違反した使用者には厳しい罰則が課される場合もあります。
勤怠管理は従業員を健康から守るだけでなく、企業を労働問題から守るためにも必要だと言えます。
勤怠管理の業務
勤怠管理の業務内容は、主に以下の3つです。
- 労働時間の記録や休暇取得状況の管理
- 給与計算への反映
- 違反状態がないかどうかの確認
【労働時間の記録や休暇取得状況の管理】
労働安全衛生法改正により、2019年4月以降、企業は従業員の労働時間を厚生労働省令で定める方法によって客観的に把握することが義務付けられています。
そのため、従業員が不正なく正確な労働時間を記録できる体制が必要です。
また、従業員が年次有給休暇を法令通りに取得できているかどうかを管理するのも勤怠管理の業務の一つです。
こちらも労働時間の管理同様、法改正により10日以上の有給休暇が付与される従業員は5日以上取得しなければならないため注意が必要となります。
【給与計算への反映】
記録した労働時間を給与へ反映させることも勤怠管理業務の範囲となります。
休日労働や残業代等、割増率の異なる勤務時間を正確に算出し、正しい給与計算が行える状態を作ることが求められます。
【違反状態がないかどうかの確認】
法令違反がないかどうかの確認も重要です。
従業員の健康を守ることはもちろん、企業の社会的信頼を落とさないためにも、時間外労働の上限や有給休暇の取得などについての法令遵守がなされているか注意しましょう。
就業管理と勤怠管理の違い
冒頭で、「勤怠管理」は「就業管理」の一部であることをお伝えしました。
就業管理で行うべき「労働時間の管理」には、出退勤や休暇の取得等、従業員の就業状況の管理が含まれます。
従業員の一日一日の就業状況を管理することこそが勤怠管理であり、そのため場合によっては就業管理と勤怠管理はほぼ同じ意味で使われているのです。
就業管理と勤怠管理は全くの別物というわけではなく、「労働時間等細かい視点で就業を管理する」のが勤怠管理であり、もう少し広い視点で「会社全体の労働のルール等を管理する」のが就業管理と言えます。
勤怠管理を正しく行うことで、それよりも広い範囲である就業管理の適正化にもつながると言えるでしょう。
勤怠管理のポイント
適正な就業管理を行うために、勤怠管理のポイントと効率化する方法をご紹介します。
勤怠管理の方法
勤怠管理は使用者が自分の目で確認し、客観的なデータで記録する必要があります。手段としては主に下記の4つが挙げられます。
- 出勤簿
- エクセル
- タイムカード
- 勤怠管理システム
【出勤簿】
出勤簿は、紙の出勤簿に手書きで記録するアナログな方法です。
費用はかかりませんが手間はかかりますので、従業員が多い企業にはおすすめできません。
【エクセル】
エクセルは、所定のフォーマットを作成し、従業員が各自で出勤･退勤の時刻などを入力する方法です。
マクロや数式を駆使することである程度手間は省けますが、関数の知識が必要になる上、不正やミスが起こるリスクがあるという側面があります。
【タイムカード】
タイムカードは、タイムレコーダーと呼ばれる機械を導入し、1人1枚の紙製タイムカードを機械に差し込んで時刻を印字する方法です。
方法がシンプルで分かりやすいですが、不正打刻のリスクがあることや、集計の負荷が大きいというデメリットがあります。
【勤怠管理システム】
クラウド勤怠管理システムは、インターネットを利用してパソコンやスマホから勤怠管理が行えるシステムです。
導入コストはかかるものの、不正防止や業務効率の大幅改善が期待できます。
クラウド勤怠管理システムの活用事例
クラウド勤怠管理システムを活用することで、多くの企業では業務効率化やコンプライアンス強化を図ることに成功しています。
飲食業でのクラウド勤怠管理システム導入事例
▼KING OF TIME移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を算出！採算管理に活用｜飲食業 有限会社キャリオンさまの事例
三重県伊勢市を中心に飲食業を展開されている有限会社キャリオンさまは、従業員さんが出退勤をタイムカードに手書きで記録し、締め日後にエクセルで手入力を行っていたため、給与計算のデータ集計に毎月30時間～40時間かかっていました。
KING OF TIME(キングオブタイム)を導入し勤怠管理をクラウド化することで、タイムカードからエクセルに転記する必要がなくなり、集計作業が1/6の5時間に短縮されました。
製造業でのクラウド勤怠管理システム導入事例
▼勤怠管理の見える化で意識も変わる！KING OF TIMEから始める働き方改革｜歯科技工所 株式会社ファインデンタルさまの事例
三重県名張市で歯科技工製品を製造していらっしゃる株式会社ファインデンタルさまは、手書きの出勤簿で出退勤時間を、紙の申請書で残業や有休の申請書を従業員に出してもらっていました。
さらに、技工士の方のこだわりのため、どうしても長時間労働になってしまいがちという課題を抱えていらっしゃいました。
そんな中KING OF TIMEを導入し、従業員の勤務時間が可視化されることで、それぞれが決められた時間の中で成果を上げるという意識を持つことができるようになり、従業員の成長にも繋がったとのことです。
就業管理と勤怠管理の違いを把握し、適正な管理を
就業管理は従業員の働き方を総括的に管理することで、労働時間を管理する勤怠管理は就業管理の一部に含まれます。
同義で扱われることもあり定義に曖昧さはあるものの、企業をしっかりと運営するためには、ともに適正な管理が必要と言えるでしょう。
業務の認識を深めると同時に、クラウド勤怠管理システムを導入してミスを防ぎ効率化するなど、適正に管理できる体制を整えていきましょう。
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