kintoneのダッシュボード化で一目で案件進捗管理を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

日々の案件の進捗は各々の社員が手帳やエクセルで管理していて、定例会議のときに資料を作成して情報を共有している会社も少なくありません。
この方法で案件管理をしている場合、管理者は会議資料が提供されるまで進捗を把握することができません。
また、現場の社員は会議資料の作成に工数がとられて、活動に注力できないことも問題です。

今回の記事では、kintoneを用いて各々の社員の案件進捗や活動履歴を一元管理し、状況を一目で把握できる支援システム「SFA(セールス･フォース･オートメーション)」を構築した事例をご紹介します！

今回kintoneでSFAを構築された外国人技能実習生の受け入れをサポートしている企業様では、kintoneでSFAを実現した結果、事務作業を減らしてリソースを確保できるようになりました。

kintoneで「SFAを構築したい」、「案件管理を行いたい」企業さまは是非参考にしてください。

タスク管理にkintoneを活用、海外との情報共有や基幹システム連携も実現

三重県伊勢市を拠点として日本全国に事業を展開するダイバーシティ事業協同組合さまは、アジアの五カ国(ベトナム･フィリピン･ミャンマー･インドネシア･中国)から優秀な外国人技能実習生を組合員の企業に配属させています。
単に人材を派遣するだけではなく、受け入れ先の企業に実習生とのコミュニケーションの取り方や指導方法などのオリエンテーションを実施したり、実習生には日本語教育や日本のマナー･習慣の教育を実施したり、双方に対して働きやすい環境を整える支援を行っているのが特徴です。

ダイバーシティ事業協同組合さまでは、以前から業務にkintone(キントーン)を活用しています。

例えば、外国人技能実習生を受け入れるには、多くの書類による事務処理が必要となります。
その進捗管理をエクセル管理と朝礼時の情報共有で行ってきましたが、外国人技能実習生の人数が増えていくに従って、タスク漏れの発生が課題になっていました。

そこで、事務作業の進捗管理をkintone化することで、進捗管理の可視化と効率化が実現し、より多くの外国人技能実習生を受け入れる体制を構築しました。

kintoneを用いて進捗管理を効率化した事例については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼【人材業】タスク漏れの心配不要！kintoneで情報管理は簡単に進捗管理可能に｜外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

また、外国人技能実習生を受け入れのためには海外の教育機関と配属先企業との3社間でコミュニケーションが必要となりますが、都度情報をメール等でやり取りしていては時間も手間もかかるうえ、抜け漏れの可能性もあります。

この課題に対してkintoneと外部に情報を共有できるサービスを用いることで、リアルタイムに情報共有できるようになりました。

kintoneを用いて、海外などの複数拠点の情報共有システムを構築した事例については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼海外連携にも活用できるkintone！「じぶんページ」導入で協力会社と取引先のスムーズな情報共有を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

さらに、ダイバーシティ事業協同組合さまは、契約管理や請求業務のツールをエクセルで管理をしていましたが、数百名の外国人技能実習生の契約管理と組合員企業への請求書作成･発行業務に課題を感じていました。

そこで、契約情報の管理をkintone化、さらに販売管理システムを導入してkintoneのデータと連携することで請求書作成･発行業務を自動化･効率化することに成功しました。

契約情報の管理と販売管理システムを自動連携して、請求書作成･発行事務も効率化した事例については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼kintoneで販売管理に必要な契約情報を管理！自動連携で請求書発行を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

このように、kintoneを活用した業務効率化を進めてきたダイバーシティ事業協同組合さまですが、まだ手を付けられていない分野がありました。

ここまでの業務改善はどちらかというとバックオフィス中心でしたが、事業を継続･拡大していくには案件獲得が不可欠です。
バックオフィスが効率化したことでより多くの人材を受け入れできる環境が整ったダイバーシティ事業協同組合さまでは、次の課題として案件管理を強化したいという思いがありました。

案件会議のために資料を作成、情報共有コストを下げたい

これまでのダイバーシティ事業協同組合さまでは、各々の社員がエクセルや手帳などで自分の案件の進捗を管理し、毎月エクセルの資料でまとめて、定例会議で情報共有を行っていました。
資料のフォーマットも統一されておらず、管理者が案件の進捗を確認するには個別に社員にヒアリングを行わなくてはなりません。

加えて、共有のための会議資料の作成や情報共有に工数をとられて、本来なら活動に充てたい時間を奪ってしまっている状態でした。

kintoneで案件に関する情報を管理すれば、フォーマットが統一され、いつでもだれでもその情報にアクセスできるため「共有のための会議」は必要なくなります。
情報共有のための資料作成やそのための会議よりも、活動そのものに注力してほしいという経営者の考えもあり、案件管理をkintone化する取り組みが始まりました。

案件管理アプリに日々の活動を記録、報告資料は自動作成

今回作成した案件管理アプリでは、案件が発生したタイミングで基本情報を入力し、日々のステータスや活動内容を記録していくことで、そのまま報告資料になるように設計しました。

このアプリの利用で、社員は会議のためにエクセルでの資料作成が不要になり、管理者はいつでも状況を確認できるようになりました。

案件管理アプリを作っても、現場の社員が入力してくれなければ意味がありません。
そのため、アプリ化をする際には入力しやすいインターフェースになるよう注意して構築を進めていきました。

社員が今までエクセルや自分の手帳に記録していた日々の活動内容をkintoneに入力してもらうために、チェックボックスやプラグインを活用して使いやすい環境を作ることを意識しています。

ダッシュボードで案件状況を見える化！様々な切り口で分析可能

案件管理アプリに登録された情報は、別アプリで管理している目標のデータをkintoneのプラグインkrewData(クルーデ―タ)で集計し、リアルタイムで目標と実績の達成状況を確認可能です。

目標値を管理するアプリも作成し、案件管理アプリに登録された情報と合わせることで目標比や達成率も算出できるようになっています。

krewDataで自動算出した実績値や目標比は、クロス集計や各種グラフなどをリアルタイムに分かりやすくデータを表示できるkintoneのプラグインkrewDashboard(クルーダッシュボード)を用いて、簡単に複数の切り口でデータを表示して分析できるように設計しました。
ダイバーシティ事業協同組合さまで作成したダッシュボードの一部をご紹介します！

1.案件状況のダッシュボード

今動いている案件の数や、進捗ステータス、実績の内容を表示します。

2.チャネルごとの切り口で表示するダッシュボード

一見すると先ほどのダッシュボードと同じに見えますが、各々のチャネルによって追いかけたい指標が異なるため、チャネルごとにダッシュボードを作成し必要なデータが確認できるように設計しました。

3.KGI/KPI管理

管理者がチャネルごとの進捗･達成率を俯瞰で把握できるダッシュボード。

kintoneがSFAに！案件管理をkintone化した効果とは？

社員がコア業務に集中できる体制をつくりたいという課題に対して、kintoneで案件を一元管理することで、ダイバーシティ事業協同組合さまでは以下のような効果がありました。

• 社員のエクセル資料作成の工数が削減された
• 属人化していた案件情報が可視化･共有化されたことで社内の情報格差が解消した
• 管理者はリアルタイムで案件の進捗状況を把握できるようになった

案件管理は次のステップへ、ダッシュボードから次のアクションを検討

今回のダイバーシティ事業協同組合さまの事例では、kintoneでSFAを実現しました。
これにより、管理者はダッシュボードでいつでも営業の結果数値･達成状況を把握することができます。

今後は数値結果の把握だけでなく、蓄積されていく活動の内容から課題を発見し、プロセスの改善を試みることを検討しています。

「SFAを導入したい」、「案件の進捗状況を一元管理したい」「案件管理システムを見直したい」とお考えの企業さまは、是非一度kintoneを用いたSFAの構築を検討してみてはいかがでしょうか？