kintoneで販売管理に必要な契約情報を管理！自動連携で請求書発行を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

業務効率化の推進と月300名の実習生派遣を目指して

三重県伊勢市に拠点を置く外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さま。
日本全国の企業さまに100名以上の実習生を派遣しており、アジア諸国の派遣元団体や日本の配属先企業とのコミュニケーションを大事にしていらっしゃいます。

具体的には、これまでエクセル中心に組み立てられていた業務にkintone(キントーン)を導入し、海外の実習生派遣元団体との情報共有業務を大幅に効率化しました。

さらに、kintone内の情報を外部に共有できる「じぶんページ」を活用して、派遣元団体と配属先企業、そしてダイバーシティ事業協同組合さまの3社のコミュニケーション強化も実現。
配属先企業は、派遣元団体が登録する実習生の情報を受け入れ前から閲覧可能となり、日本語の習得状況等を把握できます。

kintoneで情報共有のリアルタイム化や情報集約・伝達業務を大きくスリム化する方法は以下の記事をチェック！
▼海外連携にも活用できるkintone！スムーズな連携が実現し、情報取りまとめ業務効率も大幅UP！｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまの導入事例

kintone×「じぶんページ」で情報共有プラットフォームを構築したプロセスはこちらをご覧ください！
▼海外連携にも活用できるkintone！「じぶんページ」導入で協力会社と取引先のスムーズな情報共有を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまの導入事例

kintoneが定着し、社内だけでなく外部も巻き込んで業務改善を進めたダイバーシティ事業協同組合さま。
「月300名の実習生を安定的に管理できる組織能力を定着させたい」という大きな目標に向かって、手続き業務の効率化を徹底し無駄を無くしていくための取り組みをスタートさせました。

組織能力アップのために請求書発行業務を自動化したい！

月300名の実習生派遣を実現するためには、新規配属先企業の開拓や既存配属先企業への更なる営業活動が必要です。

そのために、事務作業をできる範囲でルーティン化し、営業活動そのものに手間も時間もかけられる環境を作りたいと考えたダイバーシティ事業協同組合さま。

実習生や配属先企業が増えると、それに比例して実習生に関わる書類申請業務や進捗管理、配属先企業との契約情報管理、そして請求書発行などの業務が増加します。
実習生の書類申請業務の進捗管理に関わる部分は、既にエクセルからkintone化を実現し、kintoneを見れば各申請書類がどのような状況にあるのかが一目でわかるようになりました。

書類申請の進捗管理をデジタル化し、紙やエクセルでの管理から脱却した導入事例はこちらから！
▼【人材業】タスク漏れの心配不要！kintoneで情報管理は簡単に進捗管理可能に｜外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合様の導入事例

一方、配属先企業との契約管理や請求業務ツールはエクセルのままでした。

実習生の契約期間や金額などの情報をまとめてあるエクセルシートをチェックしながら、配属先企業ごとに請求書を毎月エクセルで作成。
手間と時間がかかることはもちろん、全て手作業のためミスも起こりやすく、属人的に管理されていたため担当者が変わると引継ぎにも時間がかかる業務でした。

これをkintoneで仕組化して業務自体を効率化、さらには担当者が変わっても決まった作業をすれば請求書が起こせるような状態にしたいと考えたのです。

エクセルで作成していた請求書

まずは販売管理システムを導入し契約情報を集約

実習生の契約は、スタート日、終了日がそれぞれ異なります。
ひとつの配属先企業へ複数の実習生を派遣していることも多く、請求額は毎月一定ではありません。
これも、請求書を起こす際に大変な手間がかかる上、請求漏れや記載ミスが発生しやすい理由でした。

実習生契約の一例

そこで、まず契約情報の整理と請求書発行の脱エクセルのためにコムデック販売管理システムを導入しました。

販売管理では、契約期間と顧客名、金額といった「請求に必要な最低限の情報」を管理できるほか、登録した契約情報から自動で請求書を発行できます。
契約を管理するエクセルを見て、請求用のエクセルを作成して……という作業が不要になり、契約情報さえ登録･更新されていればかなりの手間を省くことができます。

ダイバーシティ事業協同組合さまでは、元々手続に必要な実習生の情報管理をkintoneで行っています。
せっかく実習生の情報管理にkintoneを導入しているなら、販売管理もkintoneに集約した方が良いのではないかと考える方もいらっしゃるでしょう。

確かに、販売管理システムとkintoneに情報が分かれてる状態では、両方の内容をメンテナンスする必要がある、いわゆる二重管理の状態となってしまいます。

ではなぜダイバーシティ事業協同組合さまでは、わざわざ販売管理システムを導入し、管理情報が被るような設計にしたのでしょうか？

その理由は、kintoneで販売管理をおこなうことは「標準機能では難しい」と考えているためです。

販売管理の要とも言える締め処理(合計請求書の作成)や未入金分を繰り越して翌月の請求書に反映すること、そして所定のフォーマットで印刷することなどがkintoneの標準機能では難しいのです。

もちろん、便利なプラグインを複数組み合わせるなどして、締め処理や請求書作成をできるようにすることは可能です。
しかし、kintoneは様々な業務に対応した汎用ツールのため、項目数が多い複雑な見積書や請求書の作成など、kintoneでの作成･管理に向いていないケースもあります。

そこでダイバーシティ事業協同組合さまが目指したのは「kintoneに登録された契約情報から自動で請求書を作成してくれる仕組みづくり」でした。

コムデックの販売管理システムは、見積作成や承認、売上伝票の作成はもちろん、kintoneの標準機能では難しかった請求書の作成･印刷･締め処理による「合計請求書」の発行から入金の消込、未入金の繰り越しまでを一貫しておこなえるものです。
このコムデック販売管理システムとkintoneを連携させ、請求書作成･発行業務の自動化を目指すことにしました。

kintoneと販売管理システムの連携については、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneと販売管理システムを連携！使いやすさと便利さを両立

kintone×販売管理システム連携で二重管理レスを実現！

請求書作成･発行の自動化を実現するために、コムデック販売管理システムを導入したダイバーシティ事業協同組合さま。
二重管理を避け、なおかつ請求書発行までをスムーズに実現するためのポイントは「データや業務のすみ分けをおこなったこと」です。

日常の業務に必要な「契約情報(契約期間、契約金額)管理はkintone(契約管理アプリ)」、「請求管理･帳簿発行は販売管理システム」すみ分け、その上でkintoneと販売管理システムを連携させる仕組みを導入しました。

kintoneに登録された契約情報

kintoneと連携させた販売管理システムでは、締め処理を行うことでkintoneの契約管理アプリから必要な最新情報を回収し、今月の請求額を算出します。
そこから派遣先企業ごとに合計請求書(その月の請求をとりまとめたもの)を発行するため、人の手でエクセルの請求書を作成する必要がなくなりました。

kintoneと販売管理システムの連携により、請求書作成･発行業務が自動化されたダイバーシティ事業協同組合さまでは、以下のような変化が生まれました。

• 業務効率の向上
  8.5時間/月の時短に！
• 請求業務の脱属人化
  自動で連携し請求書が発行できるので、契約情報を自分で確認して作成する必要がない！数クリックで終わる！
• 情報の二重管理がなくなった
  請求作成時にkintoneの契約情報を参照するため、kintoneの契約管理アプリを更新しておけばOK！
• 繰越請求額の計算も自動化
  入金管理まで販売管理システムでおこなえる！

自動化により、エクセルでおこなっていたような「顧客ごとに自由にフォーマットを変更する」といったことはできなくなりましたが、その分請求書が標準化され、業務時間も削減されました。

目標に向かってやるべき業務に注力していきたい！

こうしてダイバーシティ事業協同組合さまでは、エクセルから販売管理システムへ乗り換え。
kintoneと販売管理システムを連携することにより請求書作成･発行業務を自動化･効率化し、二重管理状態も解消しました。

今後は目標である月300名の実習生派遣を実現し、それを管理していける組織を目指して、KPI管理の徹底やPDCAの回転数をあげていくべく、必要なアクションやコミュニケーションに時間をかけていかれるそうです。

やるべき業務に注力できる環境づくりにじっくり取り組まれているダイバーシティ事業協同組合さまのこれからのご発展に期待しています！