デザイン業務のスケジュール･タスク管理をITツールで効率化！メリット･改善事例も紹介

デザイン業務のスケジュールやタスク管理は、デザイン制作案件をきちんと納期までに納品しきるために欠かすことができません。
しかし、実際のところはデザイナーの業務管理や進行管理状況の把握に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

本記事ではデザイン会社やデザイナーに向けて、ITツールを活用した効率化の方法を具体的に解説します。
事例も合わせてご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

この記事でわかること

• デザイン業務を効率化するメリット
• 効率化に最適なツールとデザイン会社の導入事例

　こんな人におすすめの記事です

• 案件の進行管理を効率化したい制作会社の方
• 生産性を高めて受注件数を増やしたいデザイナーの方

デザイン業務に効率化が必要な理由

デザイン業務においては納期までの効率的かつ計画的な制作プロジェクトの進行が不可欠ですが、この工程管理の部分に抱える企業さまが多くいらっしゃいます。

例えば、エクセルを用いた進行管理がデザイナーには浸透しておらず、更新をしてくれないため最新の進行状況は各担当者に確認しないとわからない、といった課題が挙げられます。
その場合、プロジェクトのスケジュール管理･進行を担うPMはデザイナー各自にそれぞれ口頭やメッセージツールなどで確認してスケジュールを調整しなければならず、もし進行の遅れに気が付くのが遅れた場合にはデザイン制作の納期を超えてしまいかねません。

また、大きな制作案件となると複数のデザイナーが同時にデザイン業務を進めることになりますが、デザイン業務のタスク管理の属人化や、各デザイナー同士の連携不足が要因となり、スケジュール通りに進められないといった課題が生じることもあります。

このように、デザイン業務においては複数人でプロジェクトを進行する一方で、チームで動くための環境が整っていない場合には、納期の遅延やデザインの品質低下といった事象が発生しやすくなります。
そのため、デザイン会社やデザイナーにとって、デザイン業務の効率化は優先して解決する必要があるのです。

デザイン業務のスケジュール管理を効率化する5つのメリット

デザイン制作プロジェクトにおいて、デザイン業務の適切なスケジュール管理を実現することは、納期や品質を担保するうえで重要です。
ここではデザイン業務のスケジュール管理を効率化するメリットについて解説します。

工程進捗管理の効率化で工数を短縮

進行管理状況を見える化して各デザイナーのタスクや進行スケジュールが明確になれば、デザイン業務が効率化して工数も大きく短縮されます。
そうすることでデザイナーのリソースにも空きが生まれ、より多くの制作案件を受けられるようになるでしょう。

進行状況をリアルタイムで把握可能

制作プロジェクトの責任者であるPMにとって、案件の状況はできるだけリアルタイムで把握しておく必要があります。
現状を常に把握することで、直接状況を伺う工数がなくなりスケジュール管理を効率化することができます。

チームでの生産性が向上

複数のデザイナーやプロジェクト関係者がリアルタイムで情報共有できる環境があれば、よりスムーズにプロジェクトを進行できるようになります。
デザイン制作にあたって重要となる依頼者への確認事項や、デザイナー同士でのクリエイティブに対する議論などのコミュニケーションが可能となり、より生産性の高いデザイン業務が可能となるでしょう。

デザインの品質向上

デザイン案件のタスク･工数管理が効率化できるとデザイナーにとって作業に集中しやすい環境が生まれ、一人ひとりが制作するデザインの品質向上にも貢献します。

顧客満足度の向上

よりスムーズで情報共有が多く透明性の高いプロジェクトの進行と品質の高いデザインの納品が可能になると、依頼者の顧客満足度向上が期待できるでしょう。
デザイン会社やデザイナーにとって、デザイン業務の効率化は最終的に売上の向上や案件の再受注につながり、大きなメリットとなります。

デザイン会社のスケジュール管理を効率化するならkintoneがおすすめ

デザイン業務のスケジュール管理を効率化するならkintone(キントーン)を活用するのがおすすめです。
kintoneはプログラミングやIT知識がなくても誰でも簡単に業務効率化アプリを作成できるクラウドサービスで、ドラッグ&ドロップだけでアプリを1から作れる他、エクセルやCSVのファイルを読み込むことで簡単に業務効率化アプリを作成できます。

また、顧客管理や日報作成、スケジュール管理や工程管理等、デザイン業務にも使えるアプリのテンプレートが用意されているため、プログラミングの知識が無くても自社専用の業務効率化アプリをすぐに利用し始めることができるのが特徴です。

kintoneについては、以下の記事でより詳しく解説しています！
▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！

kintoneで実現できるデザイン業務改善

kintoneを活用することで、デザイン業務改善に必要な以下の機能を開発することができます。

• 顧客管理
• 案件管理
• 外注管理
• 工程管理
• 見積/納品/請求管理
• 原価/採算管理

特に、案件のスケジュール管理やデザイナーの状況把握に上記の機能は必須でしょう。kintoneならこれらのアプリを、自分たちの業務に合わせて自由に作成することができます。

しかし、実際には「自分たちでアプリを構築できるか不安」「デザイン業務が忙しくて業務改善に取り組んでいる時間が無い」といった企業さまがほとんどでしょう。

そんな時には、デザイン業務の効率化に特化したアプリパッケージを活用するのも一つの方法です。
先ほど挙げたようなアプリは一通り実装されており、スピーディに業務改善を実現することができます。

▼デザイン会社でよくある課題をkintoneで解決！デザイン業業務改善パッケージ

デザイン会社のkintoneを活用した業務改善事例

実際にkintoneを活用して業務改善に成功したデザイン会社さまの事例をご紹介します。

株式会社ステッチさまでは、デザインチームや建設チーム、制作チームとそれぞれの専門で分かれており、各チームで複数の案件を同時に進行されていました。
そのため、案件の進行管理状況は特に注意が必要でしたが、従来行っていたホワイトボードとエクセルでの管理ではリアルタイムの情報共有や各チームの状況が難しく、作業漏れや納期遅れが発生してしまっていました。

株式会社ステッチさまはこの課題を解決するために、社外からでも案件の進行が把握可能かつ、複数チームの案件進行管理の状況をそれぞれリアルタイムで情報共有できるようにkintoneアプリを構築。

ガントチャートで進行を可視化し、「全体の進行」と「案件ごとの細かいタスクの進行」の両方を一つのアプリの中で管理できるようになったことで、以下のような改善効果が得られました。

• PC、スマホからいつでもどこでも進行管理状況が確認でき、更新もできる
• 誰でも最新の情報が閲覧できるため「担当者に聞かないとわからない」がなくなった
• 情報変更の際に通知が飛ばせるため、必要なメンバーにきめ細かく情報を共有できる
• 納期前にアラートが来るよう設定でき、抜けや漏れを防止できる

事例について、実際の管理アプリの内容や「案件管理アプリ」開発の様子などもっと詳しい内容を知りたい方は以下をご覧ください。

▼kintoneで工程管理！ガントチャートプラグインで進行管理表を実現｜企画デザイン業　ステッチさまの事例

kintoneを活用してデザイン業務のスケジュール管理を効率化しよう

複数の制作チームでデザイン業務を行っているデザイン会社さまの中には、本記事でご紹介したような進行管理やタスク管理、リアルタイムでの進行把握において効率化を必要とされている方も多いのではないでしょうか。

導入コストや操作に慣れるまでの時間を懸念されている方には、自社の業種や業務の形式にあわせて最適な効率化アプリが素早く導入できる「kintone」が最適です。

コムデックでは、多くのデザイン会社に効率化アプリの開発を支援してきた経験から、デザイン業に特化した業務改善を実現するパッケージをご提供しています。

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