サイボウズデイズ登壇レポート　IT部門が不在でも業務改善を成功させたコツとは？伴走支援を徹底討論！

サイボウズさん
「ありがとうございます。
確かに、一般的なベンダーさんだと「kintoneの構築代行」や「操作説明、作り方説明」「チャットサポート等の保守」はしてくれるイメージがありますけれど、効果の振り返り、さらにその次の取り組みまで一緒に考えるというのは伴走支援の特徴と言えそうです。
ただ、「効果の振り返り」と言うと、漠然と「システム使えてます！」というだけではなくて「効果が出ているか」をきちんと計らないといけないから、株式会社クレーンメンテ広島さんも大変じゃないですか？」

鳴谷社長
「そこについては、アプリの効果、使い勝手の振り返りを随時行うことで見極めています。
改善要望を登録するようなアプリを作って、そこにどんどん改善したい点を登録して打合せの中で修正してもらうことで「効果を高める」ことに注力している感じですね。
どれだけいいものを作ってもらっても使われなければ価値がないので、一番使う現場の従業員さんが使いやすく、ストレスなく使えて業務効率が改善しているかに焦点を当てて改善を進めていきました」

コムデック
「「改善要望」をしっかりと伝える仕組みをつくることも伴走支援の重要なポイントだと思います。
本当にちょっとしたことや、スピード感をもって対応してほしいことはチャット、じっくり時間をかけて対応したいこと、例えば「次はこんなことをやっていきたい」「これをもっとこうしたい」といったものはkintoneのアプリに登録……というようにしておくと、流れてしまう心配もないですし後から振り返りもできますよね。
それによって、ユーザー企業とベンダー側が一緒に改善を進めているチーム感が出るんじゃないでしょうか」

サイボウズさん
「なるほど。「一緒に改善を進めていく」となると、従来の「要望を出した後はお任せで、あとは納品されるのを待つ」といった形とは大きく異なりますよね。
そんなプロジェクトを進めていく中で、株式会社クレーンメンテ広島さんが意識したこと、大切にしたことはありますか？」

鳴谷社長
「準備期間をしっかりとるようにしました。9月に相談して12月にはプロトタイプのアプリを入れてもらったんです。
そこから、5月までは準備期間として、従業員さんに使ってもらいながら問題点を洗い出して修正して……を繰り返して環境を整えてきました。
あらかじめ従業員さんには「5月からはkintoneだけで業務を進めるからね」と伝えておくことで従業員さんも本当に使いやすい形を追求してくれるようになりましたし、「ダブルスタンダードを作らない（従来の管理方法である紙やエクセルと、kintoneの併用を許容しない）」ように気を付けましたね」

サイボウズさん
「使い慣れたツールと、新しツールがあったら、どうしても使い慣れたツールに戻ってしまうというのは業務改善の障壁あるあるですね」

鳴谷社長
「新しいことに変わっていくって本当に労力が必要なので、従業員さんがストレスを貯めないようにきちんと準備するように心がけました」

サイボウズさん
「使ってもらって、出てきた要望はすぐに伝えて直してもらって改善して……というステップを踏んだということですね。
いきなり「今日からkintone以外だめだよ」と一方的に押し付けるのではなく、意見も聞いて使いやすく直したうえで切り替える、これはかなり重要なのではないでしょうか。
では次に、コムデックさんが気を付けたこと、意識したことを教えてください」

コムデック
「我々はクライアント様の理想の姿を実現することがミッションなので、伴走支援で一番大事なことは徹底的に自社目線、つまりその会社を自社だと思って支援するように心がけています。
自社だと思えば、余計な提案は絶対しないし本当に使いやすいもの、効果のあるものを作りますよね」

サイボウズさん
「なるほど、そういう目線で支援してもらえると心強いですね」

鳴谷社長
「やっぱり現場の従業員さんにストレスがかからないようにすることが一番なので、使いにくいところがあればすぐに直してもらいます！」

コムデック
「使いづらいkintoneアプリや提案って後から見てすぐわかるんです。そういうのがあると伴走支援にならないじゃないですか」

サイボウズさん
「微妙な提案ということは効果が感じられにくいということですし、理想の姿からは離れていってしまいますよね。実際の支援の中身がよくわかりました！」

3．IT部門が不在でも業務改善を成功させたコツ

サイボウズさん
「伴走支援がどんなものか分かったところで、株式会社クレーンメンテ広島さまの業務改善の効果をお伺いしたいと思います」

鳴谷社長
「社内の業務はほぼ紙がない状態で運用できるようになりました。
うちの場合にはリピートのお客様の多いので、過去どんな案件があったか、点検でどんな部分を特に気を付けて見るべきか等、過去の情報が特に重要になります。
そんなときも、kintoneならお客様に案件の情報が紐づいているのでファイルをめくって探す必要がないんです。
案件一件一件に対して発注書や見積書といった各種書類、従業員個人の日報を紐づけて全てkintoneで管理しているので、無駄なプリントアウトが無くなりました。
一番うれしかったのは、これまで現場で発生していた空き時間で見積書や注文書を作ってもらえるようになって業務効率が上がったことですね」

サイボウズさん
「目に見えて効果が出ていますね！
株式会社クレーンメンテ広島さまにとってコムデックさんはどんな存在と言えるでしょうか？」

鳴谷社長
「一方的な関係ではなくて、本当にお互いを高め合っていけるような存在だと思います。
こちらの要望に対してきちんと返してきてくれますし、逆にこちらからも「こういう方法だとどうですか？」と提案したり。
お互いに提案のキャッチボールができているという感じですね」

サイボウズさん
「本当にひとつのチームとして改善を進めていけているんですね。
それでは最後に、業務改善成功の秘訣を教えてください」

鳴谷社長
「さっきも言いましたが、「ダブルスタンダードを作らない」こと、「従業員さんにストレスを与えないように改善のレスポンスを早くする」ことの二つだと思います。
理想の姿を前提として、でも優先すべきはやっぱり現場なので。
そこを重視するということが共有できているからこそ、コムデックさんと一緒に走って改善できているんだと思います」

コムデック
「業務改善成功の秘訣は、支援する側だけではなくユーザー企業さまも一緒に走ってもらうことですね。
伴走支援をする側としては、社長目線、現場目線両方からそのチームの一員となって業績にコミットすることが重要だと考えています！」

伴走支援に終わりはない！常にトライ＆エラーで業務改善

従来の「開発」「保守」に留まらない伴走型の支援、皆様はどう感じられたでしょうか？

中小企業の業務改善に終わりはない、とコムデックはよくお伝えしていますが、理想の姿や現状の課題を共有し、その上で現場の声にも寄り添えるからこそ、次々とやりたいこと、改善すべきことが出てきます。
「作って、使って、改善する」のサイクルを回し、それと同時に定期的に振り返りを行うことで業務改善が続いていくのです。

株式会社クレーンメンテ広島さまの事例を見て、「これなら自分たちの思い描いたものが出来そう」「こんな風に改善していきたい」と思っていただけたのなら幸いです！

コムデックでも伴走支援を行っておりますので、お気軽にご相談ください！