kintoneとRPA(Coopel)を連携して時間のかかる定型業務を自動化！｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例　

日々の業務の中で、「毎日エクセルからクラウドデータへの転記作業がある」「毎週の分析業務をエクセルで行っていて時間と手間がかかる」など、日ごと･週ごと･月ごとに行うべきルーティンワークはありませんか？
これらのルーティンワークは、kintoneとRPA(Coopel)を導入して自動化することが可能です。

この記事では、kintoneとRPA(Coopel)を連携して定型作業を自動化し、メンテナンス業務における準備コストを削減した事例を紹介します。

kintoneによるスケジュール管理の一元化でメンテナンス予定の自動登録を実現！

株式会社クレーンメンテ広島さまは、広島県東広島市に本社を構えるクレーン設置･点検業の企業さまです。
天井クレーンやホイストの設置から日々のメンテナンスまでトータルソリューションを提供しており、万が一の故障等でお客さまの業務に影響を与えないよう、工場ごと･クレーンごとにメンテナンスを実施し「突発修理0」を目指しています。

以前の株式会社クレーンメンテ広島さまは、メンテナンスに関する情報や案件の情報を紙で管理しており「管理が煩雑になる」「過去の情報を探すのが大変」といった課題を抱えていました。
そこにkintone(キントーン)を導入し、お客様のクレーンの情報や案件の情報を一元管理することで、社内のペーパーレス化を実現しています。

株式会社クレーンメンテ広島さまがkintone活用で社内の情報管理を大改革した事例はこちらの記事で詳しくご紹介してます！
▼年間1千万以上の費用対効果を生んだkintone導入･アプリ開発事例を大公開！アナログ管理を脱するためのポイントとは？

社内の情報をkintoneに移した株式会社クレーンメンテ広島さまが次に取り組んだのは、メンテナンスのスケジュール管理のkintone化でした。

多いときには月80件あるメンテナンス予定があるうえ、メンテナンスの種類はお客様やクレーンごとで「毎月点検を行うもの」「半年に1回の点検でよいもの」などさまざまです。
メンテナンス漏れは最悪の場合クレーンの故障を引き起こしかねませんし、突発的に発生した修理による工場への影響は避けられません。

そこで、メンテナンスをミスなく遂行するためにkintoneの標準機能である「関連レコード」と無料プラグインである「テーブルデータコピープラグイン」を活用し、該当月の定期メンテナンスの対象先を自動抽出･登録できるように設定。
その結果、月80件ものメンテナンス予定をワンクリックで自動作成できるようになりました。

スケジュール登録自動化の事例は、以下の記事で詳しく解説しています。
kintoneの活用方法が気になる方は是非ご覧ください！
▼kintoneでスケジュールを自動登録！メンテナンスの日程調整も簡単に

都度発生する定型業務に時間がかかるうえ出力漏れのリスクも…RPAで定型業務を自動化したい！

kintoneによるスケジュール管理の一元化でメンテナンス予定の自動登録を実現した株式会社クレーンメンテ広島さま。
予定の登録自体は効率化されましたが、定期メンテナンスを行う際は前回実施したメンテナンス実績を今回のメンテナンス予定のレコード内に添付するという事前準備の手間は残ったままでした。
それだけではなく、台数が多い場合には一部のクレーンだけ前回記録の出力を忘れてしまうというミスも発生していました。

この事前準備の作業を自動化して、手間とミスを削減したいと考えていた株式会社クレーンメンテ広島さま。
株式会社クレーンメンテ広島さまでは、以前RPAツールを使って書類送付を自動化していた経験がありました。
そのため、今回もRPAを活用して自動化できないかと考えたのです。

RPA Coopelで繰り返し業務を自動化して作業コストを大幅削減した導入事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで作業自動化！RPA Coopelの連携で作業月20時間のコスト削減

kintone×RPAでメンテナンス準備にかかる定型業務を自動化

以前書類送付の自動化に成功したkintoneとRPA(Coopel)の連携で、メンテナンス準備にかかる定型業務の自動化も進めていくことになった株式会社クレーンメンテ広島さま。

Coopel(クーペル)とは、専門知識がなくても直感的にシナリオを作成して使えるという特徴をもつクラウド型のRPAです。
kintoneとも連携できることから、導入する企業さまが増えてきています。

メンテナンス準備にかかる定型業務を自動化するためには、前回の点検表･準備表･物件クレーン情報の3種を自動で予定に添付する必要があります。
そのため、まずは点検に必要な添付資料をプリントクリエイターで作成するところから始めました。

1．メンテナンス予定の情報(顧客･開始予定日時･予定種別)から直前の実績を特定

このデータを元に、添付する点検表を出力することができます。

2．メンテナンスの準備表は顧客マスタをもとに作成

印刷する点検のタイミングやサイクル、備考などが登録されており、印刷すると以下のような帳票になります。

3．クレーン情報も関連レコードで参照し、表形式で帳票を設定

ここまでで、メンテナンス準備の自動化に必要な前回点検データ･準備データ･クレーンデータを取得できました。
それぞれ前回のデータを参照して必要な情報を一括で作成するため、抜け漏れなく正確に事前準備を行うことができます。

kintoneから帳票を出力できるようになったら、あとはRPAで「プルダウンから書類の種類を選択して出力して保存(ダウンロード)」し、今回のメンテナンス予定にデータを添付するようにフローを作成しました。
RPAで設定を行えば、自動で対象データ全ての帳票を出力して該当の予定に添付できます。

クレーン台数が多いお客様の場合、メンテナンスの予定が一日だけとは限りませんし、一日に2つのチームで点検を行うというケースもあります。

予定が2日以上に跨っている、または2チームに分かれている場合は「2件目以降は添付ファイル登録の対象にしない」条件を指定することで、同じ資料が添付されてしまわないように設定しました。

kintone×RPAで定型業務を自動化するメリット

kintone×RPA(Coopel)で定型業務を自動化することにより、株式会社クレーンメンテ広島さまでは以下のようなメリットがありました。

• 準備コストが軽減された
• メンテナンス準備が削減され、現場スタッフが現場業務に集中できるようになった
• 定型業務の自動化によって準備漏れがなくなった

定型業務が自動化されたことで、クレーン台数が多いときには資料のコピーだけで30分以上かかっていた作業が大幅に削減されました。
前回の実績をもとにデータが作成されるため、メンテナンスの準備漏れリスクもありません。

また、これまでは「前回のメンテナンス内容」を参照する必要があるため準備も現場のスタッフが実施していましたが、必要な書類が自動登録されているため事務スタッフでも印刷を実施することができるようになった点も大きなメリットです。

ただし、RPA(Coopel)によって添付ファイルは自動で準備されるため、特記が必要な場合や定型フォーマットでない資料が必要となる場合には注意が必要です。

kintone×RPAで都度発生する定型業務を自動化して業務効率アップを実現しよう！

日ごと･月ごとで生じる定型業務を手間に感じている企業さまは多いでしょう。
kintone×RPAを活用すれば、都度発生する定型業務を自動化できます。

ルーティンワークを自動化できれば、本来取り組むべき業務に集中できたり、データ漏れのリスクを防げたります。
またCoopelなら、シナリオを作成することで定型フォーマット以外の設定も可能です。

株式会社クレーンメンテ広島さまの事例では、準備表の記載内容をより見やすくするなど、さらにスムーズに運用できるよう今後改善していく予定です。

「難しくはないが都度生じる転記作業が手間」「毎週ごとの集計作業に時間をとられる」といったルーティンワークに課題を抱えている企業さまは、是非kintone×RPAの導入を検討してみてください！
コムデックではCoopelのシナリオの作成代行から実行･動作確認までサポートしていますので「設定が難しそう…」と不安な企業さまは、まずはお気軽にご相談ください。