売上管理はkintoneでリアルタイム集計＆グラフ化！会計ソフトへの連携も実現｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例
日々の売上や粗利といった数字は、自社の状況を正確に把握するために欠かせない情報です。
多くの会社でおこなわれている「月ごとの請求額＝売上額を会計ソフト等から算出する」というフローの場合、数字が出そろうのは半月後や一月後ということも少なくありません。
今回はそんな売上管理をkintone化し、「月ごと」どころかリアルタイムに自動集計、さらにグラフで売上を可視化を実現した導入事例をご紹介します！
目次
これまでに業務フローの整理を推進！kintoneで脱紙・脱エクセルを実現
広島県東広島市でクレーン設置・点検業を展開されている株式会社クレーンメンテ広島さま。
「作業に影響の出る突発修理ゼロを目指す」ことをモットーとし、それを実現すべく鳴谷社長のもとで2019年から積極的な業務改革に着手。
kintone(キントーン)をさまざまな業務に活用されています。
株式会社クレーンメンテ広島さまが目指したのは、業務フローを整理し「誰がやっても同じ流れになる(品質の統一)」よう仕組化すること。
すべての業務が案件を軸にして動くため、はじめに案件管理業務の置き換えに取り組みました。
そして案件管理アプリを軸に「顧客管理アプリ」や「見積作成アプリ」、「発注管理アプリ」等データ管理の範囲を拡大。
その結果、お客様からの相談･見積管理から工事完了までの情報をkintoneで一元管理できる状態になりました。
見積書や発注書、請求書と言った各種帳票もkintoneから発行できるだけではなく、お客様からの入金管理もkintoneで完結。
手間を削減しながらも、請求漏れや入金漏れによる損失はゼロになりました。
▼年間1千万以上の費用対効果を生んだkintone導入・活用事例を大公開！アナログ管理を脱するためのポイントとは？｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さま
販売管理ソフトだけでは情報が不十分…kintoneに集まっている情報を活用したい！
脱紙･脱エクセルを実現し、kintoneに案件に関する全ての情報が揃っている状態を実現した株式会社クレーンメンテ広島さま。
各アプリには、見積金額や発注金額、従業員さんの工数や使った経費、お客様への請求金額等、案件に関わるお金の情報が登録されています。
しかし、当時の株式会社クレーンメンテ広島さまでは売上金額の管理や請求書発行などには市販の販売管理ソフトを使用し、販売管理ソフトの数字をエクセルに打ち込むことで売上やメンテナンス件数等を集計していました。
扱う案件数が決して少なくないため、数字を集めてくるだけでかなりの時間と手間が必要であり、本来取り組みたい集計結果の分析までは手がまわらない状態。
加えて、販売管理ソフトでは「売上･物品そのものの原価」の情報しか管理できないため、従業員さんの工数、つまり労務費までは管理できておらず、会社の状況を正しく把握するためにも労務費を含めた正確な原価管理や売上管理が必要であると考えられていた株式会社クレーンメンテ広島さま。
必要な情報はkintone上にある状態のため、「毎日数字を確認して手入力をしなくても、kintoneに集約されている情報から工数等も含めた売上に関する数字が自動でリアルタイム集計されてくる仕組み」づくりをスタートさせました。
- 売上
- 請求金額
- 物品の原価
- 区分(通常修理・突発修理・点検・貸出など)ごとの売上
- 従業員さんの工数に関わる原価
kintone案件管理で売上管理もできる仕組みを構築！グラフや表で見える化も実現
kintoneはアプリ内にある情報を自動集計できる上、集計条件を設定して自動でグラフ化できるという特徴があります。
案件管理内に登録された数字情報を集計するグラフを一度設定してしまえば、いつでも最新のデータから生成された表やグラフを表示させることができるため、案件管理に登録された情報がリアルタイムで集計に反映されるのです。
しかし、会社の売上情報を分析するためには、常に最新の数字だけを見ていればいいだけではなく、月ごとにどれくらい売上があったのか、期で合計するとどうだったのか等、過去にさかのぼってデータを確認する必要があります。
そこで、まずは株式会社クレーンメンテ広島さまのkintone内に月ごとの売上分析スペースを作成し、月ごとに集計設定を行ったグラフや表を貼り付け「一画面で業績を把握できる」状態にしました。kintoneに登録された情報が設定に合わせてピックアップされ、表もグラフもリアルタイムに更新されます。
kintoneで売上管理も可能になり、数字を分析する準備となるデータ抽出や転記、表･グラフ化が全て自動化され、作業ゼロを実現！
kintoneでは区分ごとの売上、どの従業員さんが売上に寄与していたのかなどさまざまな角度から集計結果を見ることができるため、これまでの販売管理ソフトでは難しかった「区分ごとの集計」も簡単に実現できます。
案件ごとの数字も確認できるほか、案件の粗利･粗利率･完了時と見積時の粗利差異も確認でき、状況の把握と振り返りが大変スムーズになったそうです。
売上管理グラフの設定方法はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで売上管理を実現！アプリの作り方やグラフ設定方法を解説
販売管理ソフトへの入力もCSV取込でほぼ自動化！
会計上の処理は販売管理ソフトからおこなうため、kintone案件管理アプリと販売管理･会計ソフトの連携も実装。
できるだけ従業員さんの手間を減らすために、kintone案件管理アプリ内に転記用データを作成、転送するためのボタンを設定し、ワンクリックでデータが作成できるように設定しました。
案件が完了し、事務や上長による確認･承認が終わってこのボタンを押せば、販売管理ソフトの取込に必要な項目のデータをCSVで作成できます。
あとは販売管理ソフト側でCSVの取り込みを行えば、一件一件手で案件の数字を入力していく必要もないため手作業によるミスを防ぐことができます。
データ作成後は一括で転記の「未／済」項目を更新することで、どのデータを転記したのかが一目でわかる形になりました。
売上管理をkintone化するたくさんのメリット！
こうして売上管理をkintone化した株式会社クレーンメンテ広島さまでは、以下のようなメリットがありました。
- エクセル等へのまとめ直しが不要！情報の一元管理ができる
- 案件管理に入力した内容がそのまま自動集計されるため、案件管理を修正すれば集計へも自動で反映･労務費(工数)を含めた原価管理ができるようになった
- 販売管理ソフトにもCSV取り込みで一括登録ができる
- 自動でグラフや表を任意のスペースに集約し、一画面で会社の業績状況が把握できるようになった
売上管理のkintone化により転記の手間がなくなり集計などが自動化したことで、これまでなかなか時間をかけることができなかったデータ分析や比較などがスムーズにできるようになりました。
どういった案件が高収益なのか、かかっている工数は適切かなどが容易に把握でき、今後の事業展開にも活かしていくことができます。
株式会社クレーンメンテ広島さまが登壇し、kintoneの効果や開発方法等についてお話してくださったサイボウズデイズレポートはこちら！
どのようにしてここまでのkintone活用を成し遂げたのか、その秘訣をご紹介しています！
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