kintoneで作業自動化！RPA Coopelの連携で作業月20時間のコスト削減｜クレーン設置・点検業　株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例

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1. クレーン点検後にkintoneへ情報を入力
2. 点検データをPDFとして出力（点検表出力）
3. 送付前にPDFファイル名をリネーム
4. メールにPDFを添付して取引先担当者さまへ送付

くり返し作業自動化のためにRPA Coopelを導入したい

「点検表の出力・送付作業にRPA Coopelを活用できないだろうか」と考えられた株式会社クレーンメンテ広島さまの鳴谷社長。

すでに点検などの案件管理がkintoneに一元化されている株式会社クレーンメンテ広島さまなら、RPA Coopelとの連携や導入もスムーズに進められそうだということで、点検表の出力・送付作業の自動化プロジェクトがスタートしました。

点検表の出力・送付の作業自動化に向け、RPA Coopelの導入に着手した株式会社クレーンメンテ広島さま。

せっかく自動化するなら、人がおこなう作業をかぎりなく減らそうとじっくり検討した結果、RPA Coopelに実行させる作業は以下の3つになりました。

かといって一台分ずつメールを送っていては、受け取る取引先担当者さんの負担が大きくなってしまいます。

そこで、メールに直接PDFを添付するのではなく、GoogleDriveへPDFファイルをアップロードしてリンクをメール送付というシナリオに変更することで、メールは一通のみで済むようにしました。

RPAで自動化するときに、重要となるのは「どこまで人の手で作業をして、どこから自動化するか」という定義をしっかりと行うことです。

その上で、人の手で実施する部分についてはできるだけ簡単な作業となるよう工夫をこらしました。

点検表は一台で一レコードのため、一件一件ステータスを変更していくのは時間がかかりすぎます。

そこで、顧客名で絞り込み、プラグインを利用して一括更新ができるように設定。

データに「準備完了」フラグが立ち、「準備完了」になっているレコードだけがRPAの点検表自動送付対象となる仕組みを構築しました。

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もうひとつ、RPAで自動化をするときに重要なポイントは、「万が一RPAが止まってしまっても業務を継続できるようにすること」。

よく「事務作業を自動化したら、作業がなくなった代わりに自社でその作業をできる人がいなくなってしまった」いわゆるブラックボックス化の事例を耳にします。

RPAが止まらないように、エラーにならないように注意してシナリオを作っていくことはもちろんですが、もし一時的に止まっても業務遂行に支障が無いように、「RPAで何をやっているのか」は明確にしておく必要があります。

今回の株式会社クレーンメンテ広島さまの場合は特に、「取引先へメール送信する」という社外も関係するシナリオのため、エラーが起きたり動作が正しくおこなえなかったりした際の対処には特に注意してシナリオを作り上げていきました。

点検表出力・送付作業を自動化した株式会社クレーンメンテ広島さまでは、これまで1日1時間ほどを要していた作業がほぼゼロになり、月20時間の削減を実現。

また、人の手による作業でなくなったため、送付先間違いや添付漏れといったミスもゼロになりました。

実際にRPAが送付した点検表送付メール