クラウド型会計ソフトとは？従来のソフトとの違い・導入方法を解説

クラウド型会計ソフトとは、インターネットを通じて利用する会計ソフトのことです。
従来の会計ソフトと異なり個別のパソコンへのインストールが必要なく、インターネット環境があれば、いつでもどこからでも利用することができます。

この記事では、クラウド型会計ソフトの特徴や導入のメリット･デメリットを解説します。
おすすめのクラウド型会計ソフトも紹介していますので、クラウド型会計ソフトを導入したほうが良いのか迷っている方は是非参考にしてみてください。

この記事でわかること

• クラウド型会計ソフトの特徴
• クラウド型会計ソフト導入のメリット・デメリット
• おすすめのクラウド型会計ソフト

こんな人におすすめの記事です

• クラウド型会計ソフトの特徴を知りたい方
• おすすめのクラウド型会計ソフトを知りたい方

クラウド型会計ソフトとは？

クラウド型会計ソフトとは、クラウドサービスとして利用できる会計ソフトのことです。

そもそもクラウドとは、インターネット上のサーバーにデータを保存するソフトのことで、会計ソフト以外でもさまざまなサービスで利用されています。
例えば、普段皆さんがプライベートの連絡に使っているLINEやGmailもクラウドサービスの一つです。

従来の「購入するときに一括で支払う」形ではなく、「月々の利用料をその月に支払う」、いわゆるサブスクリプション型のサービスが多くなっており、「使った分だけ支払う」「いつでも利用を止められる」のが特徴となっています。
近年は業務にもクラウドサービスを活用する動きが広がっており、実際にコムデックでもLINE WORKSやDropbox、kintone、Evernoteなど様々なクラウドサービスを利用しています。

その中でも、クラウド型会計ソフトはオンラインバンキングと連携して入出金明細を自動取得できたり、常に最新のソフトを使用することができたり、さらに税理士とのデータ共有も行いやすいことなどから、バックオフィスの業務効率化を進めるうえで欠かせないツールと言えるのです。

クラウド型会計ソフトと従来の会計ソフトの違い

クラウド型会計ソフトが登場する前の従来の会計ソフトは、パッケージやダウンロード版のソフトを購入し、パソコンにインストールする形式のものでした。
そのため、「インストールは2台まで」などの制限があり特定のパソコンでしか利用できず、必ず出社が必要になります。
また、使用していたパソコンが故障すると会計ソフトを利用できなくなり、データ消失の危険もありました。

クラウド型会計ソフトであれば、インターネット環境があればどのパソコンからでもIDとパスワードを使用してデータにアクセスすることが可能です。
データもクラウドで保存されるため、個別のパソコンに保存するよりもデータ消失の危険性は極めて低くなっています。

コストの面では、従来のソフトは買い切りで1度購入してしまえば終わりだったのに対して、クラウド型は継続課金となるため、使用を続ける限り利用料が発生し続けることになります。

クラウド型会計ソフトを導入するメリット･デメリット

クラウド型会計ソフトは、インターネット環境さえあればどこからでも利用できる便利なものですが、メリットだけでなくデメリットも存在します。

ここでは、クラウド型会計ソフトを導入するメリットとデメリットをそれぞれ複数挙げて解説します。

メリット

クラウド型会計ソフトを導入するメリットは以下の通りです。

• インターネット環境があればアクセスできる
• データのバックアップが不要
• 自動的にアップデートされる
• データ連携が可能
• 財政状況・経営状況をリアルタイムで確認できる

クラウド型会計ソフトは、インターネット環境さえあればIDとパスワードを使用して複数のパソコンからのアクセスが可能です。
そのため、会社だけではなく家や出張先など、場所や端末に縛られずデータにアクセスして経理業務を行うことができます。

データはクラウド上に自動的に保存されるため、バックアップを取る必要がありません。

また、ソフトの内容が自動的にアップデートされるため、最新の法改正などへの対応も簡単に行うことができます。

さらに、クレジットカードや銀行口座とデータ連携することで、手入力ではなく自動で入出金明細データを取得することが可能です。
取得･登録したデータがリアルタイムで貸借対照表や損益計算書に反映されるため、財務状況･経営状況をすぐに確認できます。

ここでは簡単に解説しましたが、詳しい内容につきましては、こちらの記事をご覧ください。
▼会計ソフト導入のメリット･デメリットとは？選び方･注意点を解説

デメリット

基本的にはクラウド型会計ソフトを導入するメリットの方が大きいと考えていますが、クラウド型会計ソフトを導入するデメリットを強いて挙げるとすれば以下の3つになります。

• 維持コストがかかる
• データ流出の危険性がある
• インターネットが使えなければ利用できない

クラウド型会計ソフトは従来型のように買い切りではないため、月々の継続課金が必要になります。
また、データをクラウド上に保管するためデータ消失の可能性は従来型に比べて低くなりますが、インターネットを通じたデータ流出の危険性は否定できません。
クラウド型会計ソフトそのものはしっかりとしたセキュリティを備えていますが、ID、パスワードの保管や、パソコンそのもののセキュリティ対策は厳重に行いましょう。

インターネットがあればどこからでもアクセスできることはメリットですが、逆にいうとインターネットがないと利用できない点にも注意が必要です。
インターネット回線のメンテナンスや異常によってインターネットにアクセスできない場合には、会計業務が滞ってしまいます。

ここでは簡単に解説しましたが、詳しい内容につきましてはこちらの記事をご覧ください。
▼クラウド会計ソフトのデメリットとは？対策と導入が向いている企業を徹底解説

クラウド型会計ソフト導入による業務の変化

クラウド型会計ソフトを導入すると、さまざまな面で経理業務を効率化することができます。
ここでは、クラウド型会計ソフトを導入することで実際の業務にどのような変化が起こるのかを解説します。

口座連携と自動仕訳機能で入力作業削減

クラウド型会計ソフトは、オンラインバンキングやクレジットカードと連携して利用明細を自動的に取得することが可能です。
それだけではなく、摘要の内容や過去登録した仕訳から勘定科目を自動で提案してくれるため、仕訳作業にかかる時間を大幅に削減することができます。

利用を継続することで過去の仕訳データが蓄積され自動仕訳の精度が向上するため、使えば使うほどより便利に利用することができます。

経営状況をリアルタイムに可視化できる

先ほどお伝えした通り、クラウド型会計ソフトでは様々なサービスと連携して残高や利用明細を取得できます。
そのため、複数の口座やカードの入出金状況や残高などを一か所且つリアルタイムで確認することが可能です。

加えて、クラウド型会計ソフトに入力されたデータを自動集計して「どこの取引先に対する売上が多いのか」「キャッシュフローの流れはどうなのか」「どこの支払先に対する支払が多いのか」「経費の内訳はどうなっているのか」をリアルタイムでグラフ化できます。
資金繰りに不安がある場合などにも早めの対処が可能となるため、経営の安定化に繋げることが可能です。

その他の経理業務サービスと自動データ連携

クラウド会計システムをリリースしている会社は、クラウド型の会計ソフトだけではなく周辺業務のサービスも提供していることがほとんどです。
例えば給与計算のデータや経費精算のデータ、受け取った請求書(買掛金/未払金)･発行した請求書(売掛金)のデータなど、最終的に会計に集約する必要があるデータも、同じ会社のシステムを利用することで自動的に連携できるケースが多くなっています。

個別の業務それぞれが効率化されるだけではなく、会計への手入力やデータの書き出し･取り込みが不要となるため、バックオフィス全体で業務を効率化することが可能です。

クラウド型会計ソフトと他のサービスを連携させることでバックオフィス業務がどう変わるのかについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼バックオフィス全体の効率アップを実現するクラウド会計活用術

クラウド型会計ソフトの導入方法

ここでは、新設会社などで新たに会計を始める場合と、従来型のソフトから切り替える場合とに分けて、クラウド型会計ソフトを導入する方法を解説します。

新たに会計を始める場合

クラウド型会計ソフトを導入するには、IDとパスワードを発行すればすぐに利用を開始できます。
概ねの場合はメールアドレスと必要事項を入力すればすぐにIDとパスワードが発行されますし、無料でのお試し期間を設定しているクラウド型会計ソフトも多いため、まずは無料で使用してみて、使用感を比較してみるのがおすすめです。
使い方が難しく感じる場合にはサポートも利用して、使いこなせる状態にしていきましょう。

従来型の会計ソフトを使用している場合

従来型のソフトを利用している場合、入力済みのデータを移行するのは大変な作業です。
そのため、決算期の切り替わりのタイミングでソフトを変更するのが最適のタイミングと言えるでしょう。

決算の少し前から試しにデータを入力するなど使用感を確かめ、科目も自社に合わせて調整をしておきましょう。
そしていざ決算が終わったらその期の分から利用を開始する、という流れです。

切り替えを急ぐ場合には、導入サポートを利用することでデータの移行を行うことができるケースもあります。
まずは導入を検討している会計ソフトのサポートに問い合わせてみるのが良いでしょう。

クラウド型会計ソフトはマネーフォワードクラウド会計がおすすめ

クラウド型会計ソフトを活用することで経理業務を大幅に効率化することができるため、積極的な導入をおすすめします。

クラウド会計ソフトの種類で迷ったら、マネーフォワードクラウド会計がおすすめです。
マネーフォワードクラウド会計はクラウド会計ソフトの満足度No.1、継続率は99%と高く、自信を持っておすすめできるサービスとなっています。

株式会社コムデックでは、マネーフォワードクラウド会計の導入サポートも行っておりますので、導入を検討されている方はお気軽にお問い合わせください。