業務改善のアイデア･成功事例を紹介！業務効率化にはシステム導入がおすすめ

働き方改革やDXの推進、あるいは人手不足などの必要に迫られて、業務改善に取り組む企業が増えています。
しかし、「いざ業務を改善しようと思っても、何から始めて良いかわからない…」といった担当者の方も多いのではないでしょうか？

この記事では、業務改善を図りたい企業･担当者に向けて、おすすめの進め方や具体的な方法を1つ1つ解説します。
成功事例も紹介しますので、具体的なイメージを持ったうえで業務改善に取り組んでみてください。

この記事でわかること

• 業務改善の進め方
• 業務改善の具体的な方法
• 業務改善に成功した事例

こんな人におすすめの記事です

• 業務改善を検討している方
• 業務改善の進め方を知りたい方
• 業務改善におすすめのシステムを知りたい方

業務改善とは？

業務改善とは、自社の現状の業務における課題や問題点を把握･解決することで、業務の効率化や生産性の向上を図ることを言います。
現代の日本は少子高齢化の問題を抱えており、あらゆる業界で人手不足の状態に陥っています。
そんな状況でも生産性の高い働き方を実現し、長時間労働を是正するためにムダな業務の削減が求められている状況です。

これまでと同じ仕事のやり方を続けていても生産性は上がりません。仕事のやり方を見直し、生産性をあげて人手不足の問題などを解決してくため、業務改善の重要度は増していると言えるでしょう。

業務改善の進め方3ステップ

業務改善はただやみくもにツールやシステムを導入すれば達成できるわけではなく、きちんと自社の状態を把握してから進める必要があります。
アプローチ方法は各社様々ですが、おすすめの業務改善の進め方は次の3つのステップです。

1. 現状の業務についての課題を把握する
2. 課題を改善するための計画を立てて実行する
3. 業務改善の結果を検証する

このステップのうちどれが欠けても業務改善は上手くいきません。課題の克服に向けた計画に取り組むだけで良しとするのではなく、効果の検証までをしっかり行うことが重要です。

1：現状の業務についての課題を把握する

まずは、現状の業務フローを1つ1つ確認します。その中から、ムリ･ムラ･ムダなどに気づき、課題や問題点を把握しましょう。

現状の業務フローを確認するには、各部門の担当者から具体的な業務内容を聴取することが重要です。
日々どのような業務を行っているのか、どれぐらい工数がかかっているのかを可視化することで、「この業務は不要かもしれない」「この業務には時間がかかりすぎている」などに気づくことができます。

2：課題を改善するための計画を立てて実行する

課題･問題点を把握したら、それを改善するために何が必要か、いつまでに行うかの計画を立てます。業務改善は一朝一夕にできるものではありません。具体的な計画を立てて、着実に進めることが重要です。
「いつまでにどうなっていたいか」を決めて、そのために必要なことを逆算していきましょう。
このとき、ついすぐに解決できそうな課題にばかり手を付けてしまいがちですが、本当に取り組むべきは大きく時間がかかりそうな課題です。

ここでは、業務改善のために何を行うかの方法･アイデア出しが必要となります。
具体的な方法やアイデアが出てこない場合もあるでしょうが、その場合は次のセクションも参考にご検討ください。

3：業務改善の結果を検証する

業務改善は、計画を実行したらそれで終わりではありません。結果の検証を行い、これまでのやり方に問題はなかったか、ここからさらに改善するにはどうすれば良いかを確認しましょう。

検証の結果、課題を克服できない場合や新たな課題が見つかった場合には、改めて計画を立てて実行するというPDCAサイクルを回すことが重要です。
PDCAサイクルとは、業務改善の基本的な手法で、Plan(計画)→Do(実行)→Check(検証)→Action(改善)を繰り返すことを言います。
最近は「PDCAはもう古い」等と言われていますが、順序立ててきちんと進めていくのには有効な手法です。業務改善を進める際には、意識しておくと良いでしょう。

具体的な業務改善の方法･アイデア4選

業務上の課題や問題点を発見しても、それを改善していく具体的な方法やアイデアを知らなければ、業務改善を進めることができません。
業務改善の手法にはさまざまな方法･アイデアがありますが、ここでは代表的な4つをピックアップして解説します。

• 業務改善システムを導入する
• 自動化できるものは自動化する
• アウトソーシングを活用する
• 業務フローを見直す

業務上の課題や問題点は、会社によってさまざまです。
どんな問題点も解決できる万能な方法はありませんので、ここで挙げる方法･アイデアの中から自社が抱える課題解決に役立つものを見つけ出してみてください。

業務改善システムを導入する

今や、業務改善にITツールの活用は欠かせません。チャットツールや情報管理データベースなど、業務改善に活用できるさまざまなシステムが開発されています。
自社の課題を発見したら、それに対応できるシステムはないかを探してみましょう。
システムと言うと高額だったりオーダーメイドだったりといったイメージを持たれるかもしれませんが、今は月額数百円で利用できるクラウドサービスが増えています。
まずは無料で試してみることも可能なシステムがほとんどなので、まずは手軽に始められるものから取り入れてみてはいかがでしょうか？

社員間のコミュニケーションに問題を抱えているのであれば、チャットツールの導入を検討すべきです。
情報の一元化や、社員間でデータ共有が必要な場合は、情報管理データベースを導入するのがおすすめとなります。

ITを活用した業務改善の方法については、こちらの記事も参考にしてみてください！
▼先行き不透明な社会で中小企業が生き残るための今すぐできるIT活用6ステップ

自動化できるものは自動化する

業務の中に「毎年・毎月・毎週・毎日」といった一定の頻度で同じ作業を繰り返しているものがあれば、それを自動化できないかを検討してみると良いでしょう。
単純な繰り返し作業でも、意外にも多くの時間がかかってしまっているケースは少なくありません。

繰り返しの作業を自動化する方法としては、エクセルでマクロを組むのが広く知られている方法ですが、RPAツールと呼ばれる自動化ツールを使用すれば、より複雑な作業を自動化することもできます。

アウトソーシングを活用する

全ての業務を自社内で完結させるのが正解とは限りません。社内のリソースを有効活用するには、業務の一部をアウトソーシングするのも有効な手段です。
アウトソーシングにはコストもかかりますが、コア業務に集中することでコストを上回る成果を挙げることも期待できるでしょう。

アウトソーシングする業務を考えるときには、「その業務は本当に自社の社員がやらないといけないことなのか」という視点が重要です。
単純な入力作業や、形の決まった業務は社員でなくても実行することができます。

業務フローを見直す

業務改善の最も単純な方法として、業務フローを見直して、ムダな業務をなくすことも考えられます。

業務フローを丁寧に見直すと、成果を挙げていないのに何となく続けている作業が見つかることがあります。
このような作業を排除するだけでも、ムダな業務に割く時間を有用な業務に充てることができるようになります。
例えば、慣習的に同じ情報を入力した二つの書類を作っているが、それを統一できないか……など、今のあたりまえを疑ってかかることが重要です。

業務改善にはkintoneの導入がおすすめ

システムを活用した業務改善にはkintone(キントーン)の導入がおすすめです。
kintoneは20,000社以上で利用されており、クラウド基盤サービス部門の顧客満足度No.1を4年連続で獲得している業務改善システムです。
kintoneには決まった形がなく、「自社の業務に合わせた業務アプリを作る」ことができます。
ドラッグ&ドロップで業務改善アプリを作っていくことができるため、「ITには詳しくない」という方でも安心して使うことが可能です。

kintoneは業種や規模問わずあらゆる業務での活用が可能ですが、特徴としては次の4つを挙げることができます。

• バラバラな情報を1つにまとめられる
• 場所や時間を選ばずに利用できる
• チームの仕事を見える化して意識を1つにできる
• チームのメンバー全員が使いやすい

kintoneは、アプリを追加したり、APIと連携したりすることで、さまざまな業務の効率化が可能です。
詳しくはこちらの記事でご紹介していますので、どのようなことができるのかチェックしてみてください。
▼kintoneとは？実現できること･業務アプリの例もご紹介！

kintone導入による業務改善の成功事例

ここでは、kintoneを利用した業務改善の成功事例を2つ紹介します。
kintoneの具体的な活用方法として、自社の業務改善の参考にしてみてください。

案件管理を見える化

kintoneで管理することで業務効率が改善する業務の代表例が案件管理です。
前述の通りkintoneは自社の業務に合わせてアプリを作っていくことができるため、自社の営業担当者などが欲しい項目を自由に追加･修正･削除できます。

製造販売業のタイチマシナリー株式会社さまでは、今まで別の方法で案件管理を行っていましたが、kintoneに完全移行することで必要な情報に絞った案件管理が可能となりました。
kintoneではクラウドでデータ管理を行うため、複数の担当者がいても常に最新の情報にアクセスでき、入力ミスや対応漏れのリスクも低くなっています。

▼SFAツールをkintoneに移行！KANBANプラグインで案件管理を見える化｜環境・リサイクル関連装置製造販売業　タイチマシナリー株式会社さまのアプリ開発事例

請求データを自動作成

社会保険労務士法人とうかいさまでは、kintoneで契約情報や案件情報を管理していました。
顧問先様へお送りする請求書は、契約内容を元に改めて入力作業を行っていましたが、kintone内で請求情報を自動集計することで、契約情報に応じた請求書を自動作成できるようになりました。
さらにそのデータをマネーフォワードクラウド請求書と連携することで、インボイスや電子帳簿保存法にも対応した形で請求書を発行することができています。

▼kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携！請求データを自動作成｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

業務改善は課題の把握から

業務改善は、普段の業務の中から課題や問題点に気づくことから始まります。kintoneは、さまざまな課題や問題点に対応可能な業務改善システムです。
kintoneは活用の幅が広いため、自社の抱える問題点にkintoneが対応できるかわからない場合もあるでしょう。kintoneの活用法に疑問をお持ちの方は、コムデックまでお気軽にお問い合わせください！

また、今回ご紹介した事例以外にも、コムデックラボではたくさんの業務改善事例を公開中です。
業種別やどんな課題を解決したいのかに合わせて事例をピックアップしてありますので、是非自社に取り入れたい業務改善事例を探してみてください！

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