kintoneを使った会員サイトで外部公開を実現！｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

kintoneは顧客情報や請求情報、予約状況などあらゆるデータを一元管理できるツールですが、基本的に「アカウントを持っている人」にしかその情報を見てもらうことができません。
しかし、アカウントを発行するとなると月々の利用料がかかる他、「その人に公開してもいい情報」を精査して権限設定を厳密に行う必要があります。

あるいは、kintoneからデータを出力すれば個別にメールで連絡したりWEBサイトで公開したりもできますが、手間と時間がかかるためリアルタイムの情報共有は困難です。

そこで今回は、kintoneと連携できる外部共有ツールを使った会員サイトを構築し、kintoneで管理している情報の共有を実現された、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例を紹介します。
社外や協力会社との情報共有や問い合わせ対応でお悩みの方は、ぜひご覧ください。

問い合わせ対応を効率化したい……kintoneで管理している情報を外部に共有できないか？

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、日本の電池サプライチェーンの持続的発展のため、電池に関連する調査研究や施策の推進、関連機関との交流･強力などを目的として設立された協議会です。
2021年の設立当初に50社ほどだった会員は、電池･蓄電池市場の拡大という背景もあり、2024年11月1日現在では232社にまで増加しています。

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、会員情報の管理にkintone(キントーン)を活用しています。
定期的に開催するセミナーの受付システムをkintoneで構築し、受付業務を効率化したアプリ開発事例については、こちらの記事で詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼イベント管理をkintone化して工数を10時間削減！参加者の満足度も向上｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、業界発展のために経産省への政策提言を作成したり、人材交流･育成のためにセミナーを開いたりもされています。
これらの活動では、会員に向けた情報発信や、資料の配布･回収が欠かせません。

しかし、最近は会員の増加もあって、電話やメールによる登録変更の連絡や、各種問い合わせに対応する時間が増えていることが課題となっていました。
会員の入れ替えが発生した場合には過去のメールを探しながら情報を更新することもあり、もっとスムーズに対応する方法があるのではないかと考えた一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さま。

この状況を改善すべく、次の2点を効率化する方法を模索し始めました。

1つめは会員情報の登録や変更の手続きを効率化すること、2つめは会員が必要な時に必要な情報を得られる仕組みを作ることで、そもそものお問い合わせを減らすことです。
この2つを実現できれば、今後さらに会員が増えたとしても会員の方に不便をかけることなく、かつ事務局の業務も効率的に運営できます。

これらを実現するために、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、すでに導入しているkintoneの情報を外部公開して、会員サイトとして運用することにしました。

kintoneの情報を外部公開するならkViewer！

kintoneの情報を外部公開したいときにおすすめなのが、連携サービスの「kViewer(ケイビューワー)」です。

本来、kintoneの情報はアカウントを持っている人しか閲覧できません。
しかし、アルバイトや外注スタッフが多い組織で利用する場合や、協力業者等の外注、お客さま等、多数への情報提供が必要な場合には、全員にアカウントを発行するとコストが膨れ上がしまう他、セキュリティ面での不安もあります。

そんなときにkViewerを利用すれば、見せたい情報を見せたい人だけに公開可能です。

具体的な活用シーンとしては、次のようなものがあります。

• 会員サイトのマイページ
• セミナースケジュール
• 店舗の予約状況
• 在庫情報
• 売上管理

特に、店舗の予約状況や在庫情報などは、リアルタイムでの更新が重要です。
本当は予約枠が空いているのに公開できていなかったり、在庫が入荷しているのに反映できていなかったりすると、売上の機会を逃してしまいます。

kintoneアプリの情報がリアルタイムで反映されるので、わざわざCSVに書き出して加工したり、配信メールを作ったりしなくても済みます。

さらに、kViewerは操作が簡単なことも魅力の1つです。
プログラミングの知識は不要で、kintoneと同じような操作感で、誰でも簡単に外部公開ページを作成できます。
表示形式も豊富で、マイページやカレンダー、グラフなどが使えます。

kViewerで会員サイトのマイページを構築する方法

ここからは、kViewerで会員サイトのマイページを構築する方法について解説します。

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまの場合、会社情報や会員情報は、以前からkintoneアプリで管理されていました。
イベントを開催する際も「参加者リスト」や「受付リスト」「参加者アンケート」などのアプリを活用して運用されています。
kViewerであれば、これらの「もともとkintoneで管理していた情報」を元にマイページを作成することが可能です。

まずは会員の会社情報、氏名･メールアドレス等の会員情報、直近のイベント一覧、過去の参加イベントなどのマイページで公開する情報を決め、kViewerの設定を行いました。
この表示には、kViewerの「ダッシュボードビュー」という機能を使っています。

kViewerではログインしている方の会社に関連する情報が自動で表示されるようになっており、kintoneアプリに登録されている情報が更新されれば会員サイトで表示される情報も自動で変わります。

また、ホームページからマイページにログインいただけるように、ホームページ上に会員専用のログインページを設置しました。

さらに、会員情報の追加･変更も「FormBridge(フォームブリッジ)」を使ってWEB上で手続きできるようにしていきます。

FormBridgeとは、WEBページから入力･送信された情報を、自動でkintoneアプリに保存できる連携ツールです。
今回のような会員登録の他に、問い合わせやアンケート、日報報告、タイムカードなどさまざまなシーンでも利用できます。
こちらのツールもプログラミングの専門知識は不要で、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。

設定方法としては、まず保存先となるkintoneアプリを用意し、フォーム作成に必要なAPIトークンをkintoneで発行してFormBridgeで「会社名」や「部署名」など必要な項目を設定して、フォームを作成していきます。

操作はkintoneと同じく、ドラッグ＆ドロップするだけなので簡単です。
最後にレイアウトを調整して公開すれば、「自動で回答がkintoneに保存されるWEBフォーム」の完成です。

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、「会員情報追加」「会員情報変更依頼」「議決権行使」といったWEBフォームを作成し、それらへのリンクボタンをマイページ上に設置しています。

情報の登録･変更が必要な会員は、自ら入力フォームに情報を入力して送信することで手続きが完了します。
フォームから送っていただいた情報は自動的にkintoneに保存されるため、電話やメールでの連絡や、登録漏れの心配もありません。

会員サイトでkintoneの情報を外部共有するメリットとは

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、会員サイトを構築したことでマイページを見れば必要なときに･必要な情報を入手できる環境を実現できました。
これにより、事務局の問い合わせ対応も効率化できているとのことです。

また、定例会やセミナー開催のお知らせ、各種資料の配布･回収などもマイページ上でできるようになりました。
会員の方に必要な情報を確実に届けられるというメリットに加えて、以前はメール連絡が中心だったため見落とす危険性もあった資料の提出等を、会員ごとに一元管理できるようになりました。

さらに、FormBridgeを使うことで会員情報を会員の方自身に入力いただけるようになり、登録ミスや登録漏れも防げるようになりました。

強いてデメリットを挙げるとすれば、会員向けにマイページの使い方を周知するのに時間が必要だった、という点です。
ただ、機能や操作はシンプルなので、使いながら少しずつ慣れてもらうことができました。

kintoneを使って会員サイトを効率的に運用しよう！

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、kintoneを使った会員サイトの運用で会員に必要な情報をスムーズに届けながら事務局の業務効率化を実現されました。

今後は、kintoneで管理する情報をさらに増やし、マイページを会員にとって充実したポータルにしていきたいと考えていらっしゃいます。
次は、請求履歴をマイページ上で掲載できるようにするのが目標です。
現在はコムデックがシステムの構築をサポートしていますが、ゆくゆくは内製化できるようにしたいとのことでした。

コムデックでは、kintoneの導入･運用に関するお悩みを、お客様に伴走しながら解決する「kintone伴走支援」というサービスをご提供しております。

伴走支援は、ただシステムを構築するだけではなく、お客さまの状況に合わせて最適な解決方法をご提案し、現場での定着までサポートするサービスです。
そのため「kintoneを導入したけど使い勝手が悪い」「もっと活用の範囲を広げたい」という方にもぴったりです。

さまざまな業種で実績のある、kintone活用のプロが対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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