伴走支援でkintoneでのタスク･進捗管理を自動化！｜バラスト社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

社労士は企業の労務に関する業務を請け負っており、「労働保険の年度更新」「算定基礎届の作成」「年末調整」といった、決まったタイミングで毎年実施する定期手続きが多い業種です。
これらの定期手続きは作業量が多いため、顧問先が増えるにつれてタスクや進捗の管理が難しくなり困っているという社労士さまも多いのではないでしょうか？

そんな時、是非活用していただきたいのがkintoneです。
社労士の業務にkintoneを導入することで、進捗の見える化やタスクの抜け漏れ防止が可能になり、タスク管理の効率化につながります。

kintoneは自社の業務に合わせてアプリを構築できるツールです。
しかし、自社に適した機能を実装しようと思うと専門的な知識が必要になる場合もあるため、最適なアプリを構築するためには伴走して支援してくれる専門家に依頼するのがおすすめです。

今回は、伴走支援によるkintone構築でタスク･進捗管理の自動化を実現したバラスト社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。

紙での管理は手間がかかる……kintoneをタスク･進捗管理に活用したい！

バラスト社会保険労務士法人さまは、東京都杉並区に事務所を構える社会保険労務士法人で、高い専門性とコミュニケーション力を持った社会保険労務士が在籍しています。
代表の市川先生はYouTubeやPodcastでも発信されており、堅く偉そうなイメージを持たれがちな「士業」の印象を覆すような、コミュニケーションを重視した支援を展開されているのが特徴です。

オンラインでの情報発信にも力を入れていらっしゃるバラスト社会保険労務士法人さまですが、社内のタスク管理はまだまだアナログな部分がありました。
その中でもとくに頭を悩ませていたのが年度更新や算定基礎届の作成、年末調整などの定期手続きです。

当時のバラスト社会保険労務士法人さまでは、それらの手続きの進捗を紙の資料で管理していました。

社労士の業務は月や年単位で繰り返し発生する業務が多く、紙で管理しようとすると毎回管理簿を新たに作成する必要があります。
また、最新の状況を把握するためには各担当者へのヒアリングや書き込みが必要となるため、対応漏れの原因にもなりかねません。

これらの定期手続きをもっと効率よく管理できないかと考えたバラスト社会保険労務士法人さま。
そこで白羽の矢が立ったのがkintone(キントーン)でした。

バラスト社会保険労務士法人さまでは、6年ほど前からkintoneを利用して顧問先管理や送付状作成、入社手続きなどをおこなっていました。
しかし、毎年管理簿が必要になる定期手続きについては従来通り紙での管理方法を続けている状態。
紙管理を脱却したいと思いながらも、毎年kintoneに対象顧問先のレコードを登録しなくてはいけないのなら手間としては紙と変わりません。

そんな中、コムデックラボの社会保険労務士法人とうかいさまの事例をご覧いただき、「自動でタスクを作ることで定期業務も効率化出来る」と知ったバラスト社会保険労務士法人さま。
自社でも定期手続きを効率化したいと考え、さらなるkintone活用を目指してコムデックにお問い合わせいただきました。

バラスト社会保険労務士法人さまがご覧いただいた事例はこちら！
▼社労士でkintone活用！タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮｜社会保険労務士法人とうかいさまのアプリ開発事例

具体的な効率化の方法は、kintoneでお客様の手続きに関する情報を一元管理し、毎年発生する「年度更新」「算定基礎届の作成」「年末調整」といったタスクを自動で生成できるようにすること。

さらに、これらのタスクの進捗管理もkintoneでできるようにすることがゴールになります。

対面開発でアプリを1から作成！定型業務のタスク管理を自動化

kintoneで定期手続きを一元管理し、タスクを自動で管理できるようにしたいと考えたバラスト社会保険労務士法人さま。
これらを実現するための伴走支援の一環として、対面開発で一からアプリを作成していくことになりました。

対面開発とは、お客様とリアルタイムで相談しながらその場でkintoneアプリを作る開発手法です。
対面で会話しながら開発を行うため、要望をすぐにシステムに反映することができます。
kintone化したい業務の内容にもよりますが、早ければ2〜3時間とかなり短時間でアプリを開発できる点がメリットです。
もちろんお打ち合わせは一回で終わりではなく、複数回実施することで「アプリを作る→使ってみる→改良する」というサイクルを高速で回し、スピーディに業務改善を実現できることが特徴となっています。

ヒアリングをもとに定期手続きを管理するアプリを作成

バラスト社会保険労務士法人さまの対面開発では、まず定期手続きをkintoneで一元管理するためのアプリを作成していきました。

紙で管理していた従来の方法を参照しつつ、必要な情報･項目をヒアリングしながらその場でアプリを構築。
その後不要な項目や新しく必要な項目を検討して、運用を最適化できるよう調整しました。

「この項目は必要ですか？」「こういう項目を追加するのはどうですか？」と互いにキャッチボールをしながら進めていき、2時間の打ち合わせの中で「算定基礎届管理簿」「年度更新管理簿」「年末調整管理簿」の3つのアプリが完成しました。

算定基礎届管理簿は、担当者･作成日･チェック日といった項目を設け、進捗がひと目で把握できるようになっています。

年度更新管理簿･年末調整管理簿も同様、従来の紙の内容を踏襲しつつ、kintoneアプリに落とし込みました。

krewDataを活用して定型業務のタスク管理を自動化

定期手続きを自動化できるアプリを開発した後は、「krewData(クルーデータ)」を活用して、特定のタイミングになったら自動でレコードが作成されるようにしました。
krewDataは、任意のタイミングで集計処理を自動で実行したり、自動でレコードを作成したりできるプラグインです。

年末調整は10月上旬、算定と年度更新は4月上旬と決まった時期に行うため、それぞれのタイミングで自動でレコードが作成されるように設定しています。

これにより、そもそもエクセルや紙でタスクを管理する必要がなくなり、手間や抜け漏れのリスクを減らすことができました。

定期手続き管理簿アプリの伴走支援ポイント3つ

これらのアプリは、「作業導線」と「自動化」、そして「業務の見直し」の3つのポイントを意識して開発しました。

1つめの作業導線とは、「ただ従来の紙資料の見た目をkintoneで再現する」のではなく、「業務の流れがわかるようなアプリにする」ことです。
今回アプリ化した年度更新や年末調整といった業務は、1年に一回しか実施しません。
そこで、上から順に項目を埋めていくような導線設計を意識し、1年後に対応するときにも、上から進めれば誰でもどの手順で進めればよいかわかるアプリの項目配置にしました。

2つめのポイントは、作業の自動化です。
先ほどご紹介したようにkrewDataを使って自動でレコードを作成して、なるべく作業工数を極力減らせるように工夫を凝らしています。

そして3つめのポイントは業務の見直しです。
kintoneでアプリを構築する際、従来の紙やエクセルと言った管理方法をそのまま置き換えるのではあまり意味がありません。
kintone化することで「オンラインでいつでも最新情報を見られるように」はなるかもしれませんが、効果は限定的です。

アプリを構築するときには、既存の業務をそのまま置き換えるのではなく、業務の流れや今の管理方法を見直すことが重要です。
それを踏まえてkintone化することで、現状よりも効率的かつミスなく業務を行える仕組みを作ることができます。

このように、「現状の置き換え」以上の効果を目指せるのが、コムデックの伴走支援です。

伴走支援で定期業務のタスク管理を自動化するメリットは？

バラスト社会保険労務士法人さまでは、労働保険の年度更新や算定基礎届等の定期手続きにkintoneを活用することで、タスクを自動で作成し、進捗を一元管理できるようになりました。

これまでの紙での管理に比べて、管理簿作成の手間がなくなるのはもちろん、いつでも最新状況をオンラインで確認することができます。

また、誰でもどこでも情報を更新･閲覧できるようになったため、リモートワークのスタッフも社内のメンバーと同じように情報共有ができるようになり、情報格差がなくなりました。

さらに、タスクの期日に対するリマインド通知も実装されているため、抜け漏れの心配もありません。

対面開発でkintoneの構築を行うことで、バラスト社会保険労務士法人さまにとって本当に必要な機能を検討しながら最適なシステムを構築することができました。

kintoneを活用して社労士業務を自動化しよう！

伴走支援により、定期手続きのタスク管理を自動化を実現したバラスト社会保険労務士法人さま。

社内で利用するkintoneシステムは整ったため、今後はkViewer(ケイビューワー)やフォームブリッジを用いてお客様とのやりとりにも活用できるよう取り組んでいます。

コムデックでは、会社の方針や現状の課題を踏まえてkintoneの導入･活用をサポートする「kintone伴走支援」を行っています。
豊富な専門知識と経験を活かして、お客様ごとに最適なご提案･開発を行いますので、まずはお気軽にお問い合わせください！