勤怠管理の目的と必要性とは？あらためて基礎から理解しよう！
勤怠管理を行うにあたり、各社様々な形でマニュアルや手順書を用意いただいているかと思います。
しかし、「具体的なやり方の前に、目的や仕事内容を基礎からしっかりと理解しておきたい」という担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
適切な勤怠管理を行うためには、勤怠管理のそもそもの目的や必要性を理解することが重要です。
目的意識がないと、ただ作業をこなすだけになり、適切な勤怠管理を行うことは難しいでしょう。
そこで、今回の記事では、勤怠管理の目的と必要性について、基礎的な部分からわかりやすく解説します。
改めて勤怠管理について基礎から理解したい方は、ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 勤怠管理の目的
- 勤怠管理の目的を達成するための方法
こんな人に向いている記事です
- 勤怠管理の目的を知りたい方
- 勤怠管理の目的を達成するための方法を知りたい方
目次
そもそも勤怠管理とは？
勤怠管理の目的の前提として、そもそも勤怠管理とは何かについて解説します。
勤怠管理とは、企業が従業員の就業状況を記録し、適切な管理を行うことを言います。
ここでの就業状況とは、出退勤の時刻や労働時間、休憩時間などのことです。
労働基準法や労働安全衛生法では、企業に対して従業員の労働時間を把握することを義務付けています。
そのため、適切な勤怠管理を行うことは、企業にとって法律上の義務と言えます。
勤怠管理ついてはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
勤怠管理の3つの目的
企業にとって法律上の義務とされている勤怠管理ですが、勤怠管理を行う目的は、次の3つに分けることができます。
- 従業員の給与計算を正確に行うため
- 従業員の健康管理のため
- コンプライアンス遵守のため
適切な勤怠管理のためには、何のために勤怠管理を行うのかをしっかり把握しておくことが必要です。各目的について詳しく解説していきます。
1.従業員の給与計算を正確に行うため
勤怠管理の目的の1つは、従業員の給与計算を正確に行うことです。
報酬があらかじめ決まっている役員を除き、給与計算を行うためには、出退勤や勤務時間、休憩時間、欠勤日などが正確に記録されている必要があります。
その上で、時間外労働や休日出勤などについても自社の就業規則に則ってきちんと算出し、正確な給与計算ができる状態にしなくてはなりません。
役員の勤怠管理について、詳しくはこちらの記事で解説しています！
▼役員の勤怠管理は原則不要！一部必要になるケースや従業員との違いを解説
給与計算を正確に行うためには、次の情報を正確に把握する必要があります。
- 出勤、退勤の時刻
- 労働時間
- 休憩時間
- 時間外労働時間
- 深夜労働の時間
- 休日労働の時間(法定休日・法定外休日それぞれ)
- 出勤、欠勤の日数
- 有給休暇取得の有無
これに加えて、「深夜帯ではないが、特定シフトに入ってくれる時は時給がアップする」といったケースや、回数に応じて手当が発生するケース等、各企業独自のルールに合わせて時間や日数を算出する必要があります。
従業員の給与計算を正確に行うことができずに給与の支払い遅延などが起これば、従業員に不信感を与えることにもなります。
そのため、適切な勤怠管理により全ての従業員の労働時間、休憩時間などを正確に把握し、給与計算のための記録を管理することが重要なのです。
2.従業員の健康管理のため
何年か前、長時間労働による従業員の過労死が大きな社会問題となりました。
それを契機として、いわゆる働き方改革などの法改正で長時間労働を避けるための取り組みが進められています。
長時間労働や休日出勤などによる疲労の蓄積は、過労死にまで至らなくても様々な健康リスクを引き起こします。
従業員を雇用している企業としては、従業員の健康管理のため、長時間労働や休日出勤をできる限り削減するための努力が重要です。
そして、長時間労働や休日出勤を削減するためには、従業員の労働時間の実態を把握しておく必要があります。
つまり、勤怠管理は、従業員の労働時間の実態を把握し、健康管理のための対策を行うためにも必要なことなのです。
時間外労働(残業)については月次で上限が定められていますので、月の集計を行ってから時間がわかっても是正することはできません。
そのため、日々の勤怠をリアルタイムで把握し、月の途中であっても集計値を確認して「今月はもうこれだけ残業をしているから、月の後半では残業を控えるように仕事を調整しよう」等の指示を行う必要があるのです。
コンプライアンス遵守のため
企業にとって、勤怠管理は法律上の義務です。よって、勤怠管理は、コンプライアンスの遵守も目的としています。
勤怠管理にかかわる重要な法律としては、次の4つを挙げることができます。
- 労働基準法に定められた法定労働時間
- 36協定に基づく時間外労働の上限規制
- 有給休暇の取得義務
- 労働時間の客観的な把握義務
従業員の労働にかかわる法律は、働き方改革推進の影響もあり次々と改正が進められています。
適切な勤怠管理を行いコンプライアンスを遵守するためには、最新の法改正情報を把握しておくことも重要です。
勤怠管理と法律の問題についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼勤怠管理における法律・労働基準法改正の重要なポイント【2022年版】
勤怠管理の仕事内容
給与計算・健康管理・コンプライアンス、この3つの目的を達成するため、従業員の出退勤の時間や労働時間、休日の取得状況などを把握することが勤怠管理の仕事内容となります。
勤怠管理の方法としては、タイムカードによる方法やWEB勤怠管理システムによる方法などを挙げることができます。
タイムカードによる勤怠管理は、締め日までの勤務状況をタイムカードに打刻し、それを手作業で回収し、エクセルなどで集計することで勤怠管理を行います。
この方法では、特定の締め日以降に多くの時間を費やして締め作業を行う必要があります。
一方、WEB勤怠管理システムによる勤怠管理は、従業員の勤怠をリアルタイムで管理するため、日々の打刻さえ行えば、締め日に改めて回収や集計などの作業を行う必要はありません。
勤怠締め日や締め処理についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼勤怠の締め処理・締め日とは？やり方と業務を効率化するポイントを解説
目的達成のための勤怠管理のポイント
正しく給与計算を行い、従業員の健康を管理し、そしてコンプライアンスを遵守するためには適切な勤怠管理が必要であることは先ほど述べた通りです。
しかし、「適切な勤怠管理」のためにこれまで以上の手間や時間がかかるのは避けたい……そんな企業さまのために、効率よく適切な勤怠管理を行うための2つのポイントを解説します。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理については「使用者が自分の目で確認し、客観的なデータで記録するのが原則」とされているため、可能な限り客観的な記録が残る方法を採用する必要があります。
勤怠管理システムでは、リアルタイムで従業員の勤怠の状況を確認することができるため、長時間労働のリスクがある従業員に対して健康管理のための対策を的確に行うことが可能となります。また、最新の法令にも対応しているため、自然と法令を遵守した働き方ができるようになります。
手作業での回収・集計なども必要なく、効率的かつ正確な勤怠管理を行うことが可能です。
コムデックでは、シェアNo.1で信頼と実績のあるKING OF TIME(キングオブタイム)をおすすめしています。
KING OF TIMEを導入することで、勤怠管理の目的を達成できるのはもちろんのこと、集計の自動化や打刻間違いの際のエラー通知等により効率的な勤怠管理を実現することができます。
生体認証やスマホ打刻等、多彩な打刻方法が用意されていますので、タイムカード等従来の勤怠管理方法からの切り替えを検討している企業さまでもスムーズな切り替えが可能となっています。
WEB勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入に向いている企業についてはこちら！
▼WEB勤怠管理システムで正確・効率的な勤怠管理を！KING OF TIMEがおすすめ
▼勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
最低限のルールを理解する
「効率」も重要ですが、それ以上に気を付けるべきなのは「勤怠管理のルールは変わる」ということです。
先ほどお伝えした通り、勤怠管理は労働基準法などの法令を遵守することも目的の一つです。そのため、勤怠管理を適切に行うためには、まずは国が定めるルール、つまりは法令の理解が不可欠となります。
法令全文を読む……のは難しいかと思いますので、最低限法定労働時間、時間外労働などの基本的なルールや法改正については正確に理解しておくようにしましょう。
厚生労働省によるガイドラインも合わせて参考にしてください。
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf
自社の勤怠ルールや就業規則は、現在の法令に沿ったものになっているでしょうか？
また、法令には沿っていても、実際の勤務形態等からかけ離れていないでしょうか？最低限のルールを把握すると共に、自社のルールも随時見直しを行いましょう。
勤怠管理の目的を達するため勤怠管理システムで正確な勤怠管理を行おう
勤怠管理には、従業員の給与計算と健康管理を適切に行い、法令を遵守するといった重要な目的があります。
適切かつ効率的な勤怠管理を行うことは、企業の健全な運営に欠かすことができません。
勤怠管理システムを導入し、正確かつ効率的に勤怠管理を行いましょう。
テレワークにおける勤怠管理の方法とポイントについてはこちら！
▼テレワークでの勤怠管理はどうする？3つの課題と解決方法を解説
