テレワークでの勤怠管理はどうする？3つの課題と解決方法を解説
現在はテレワークの導入を検討する企業が増えてきていますが、そこで課題となってくるのが、従業員の勤務状況を遠隔でいかに適切に管理するかです。
従来の管理方法では対応しづらい場合があり、悩む担当者も少なくありません。
そんな時、クラウド勤怠管理システムを利用すれば、テレワークにおける勤怠管理を効率的かつ正確に行うことが可能です。
「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
この記事では、テレワークにおける勤怠管理の方法とポイントについて解説します。
これからテレワークを導入される企業も、テレワークをやってはいるけれど勤怠管理は以前のままという企業も必見です！
この記事でわかること
- テレワークにおける勤怠管理にはどのような問題があるか
- テレワークにおける勤怠管理の方法
- 勤怠管理システムのメリット
- 勤怠管理システムを選ぶポイント
こんな人に向いている記事です
- テレワークの導入を検討している方
- テレワークの勤怠管理を効率的に行いたい方
- テレワークでの勤怠管理方法を知りたい方
- テレワークで管理すべき勤怠のポイントを知りたい方
目次
テレワークにおける勤怠管理の3つの課題
テレワークにおける勤怠管理の課題は、次の3つです。
- 実際の労働時間の把握が難しい
- 本当に勤務しているのか、労働状況の把握が難しい
- 人事評価基準を明確にするのが難しい
それぞれの課題について、詳しく解説していきます。
労働時間の把握が難しい
従業員の給料を正確に算出するためには、労働時間を明確にしなければなりません。
従来の「会社に出社して仕事をする」形であれば、出社している間は労働時間、とすることができました。
しかし、テレワークの場合には労働時間とプライベートの時間の境界が曖昧になり、従来の管理方法では対応できないケースも出てきます。
例えば、テレワークの場合にはプライベートの用事のための「中抜け」が発生しやすくなります。中抜けとは、一時的に業務から離れることです。
この中抜けは労働時間から除外することになるため、どのように管理するかの規則を決めなければなりません。
単純に仕事を始めた時間と終了した時間で勤務時間を算出していては、実際の労働時間より長い時間を給与に反映してしまう恐れがあります。
管理方法が定まっていないと従業員の自己申告制になり不正も発生しやすくなってしまうので、ルールを明確に定めるか、対応できるツールで運用を固める必要があるのです。
労働状況の把握が難しい
テレワークにおける勤怠管理では、「本当に勤務しているのか？」という労働状況の把握は至難の業となります。
なぜなら従業員が出勤する場合とは異なり、上司が労働状況を目視で確認できないためです。
労働時間だけ把握していたとしても、従業員がその時間にきちんと仕事をこなしているかどうかはその日の成果で測るしか無くなってしまいます。
カメラによる監視をしたり、定期的に労働状況の報告を義務付けたりすることはできますが、従業員にとって大きな心理的負担がかかるほか、設備コスト、上長の確認コスト等、管理する側にもコストがかかるため双方の生産性が低下してしまう恐れがあります。
人事評価基準を明確にするのが難しい
人事評価基準を明確にするのが難しいことも、テレワークにおける勤怠管理の課題の1つです。
なぜならテレワークの場合、評価基準が仕事の成果に偏ってしまいがちになるためです。
できれば人事評価は、従業員の勤務態度や成果につながるまでの過程など、多角的な基準を用いたいところですが、テレワークの場合はこれらの把握が難しくなります。
営業職など、仕事の成果が明確に表れる場合は人事評価を行いやすいですが、一般事務などのバックオフィス業務は仕事の成果が判断しづらいでしょう。
そのため、成果が明確になりづらい職種の従業員に対しても人事評価を公平に行えるような体制を整える必要があります。
テレワークにおける勤怠管理の2つのポイント
ご紹介した3つの課題を踏まえ、テレワークにおける勤怠管理を円滑に行うために押さえるべきポイントは「作業状況の記録ができること」と「客観的に勤怠状況を把握できる」ことの2点です。
作業状況の記録ができる
テレワークではオフィスに出社しないため、上司が目視で従業員の作業状況を確認することができません。
労働時間だけ把握できていても、その間に従業員がきちんと業務を行っていたかどうかの確認は難しいのが現状です。
そのため、労働時間だけでなく、その間にどのような業務を行ったかも合わせて記録することで、生産性の低下を防ぐことができます。
最も確実なのは勤務中は常にテレワーク中の社員でZoomやTeamsをつないでおき、業務にあたっていることを相互に確認しあうことですが、それが難しい場合にはこれまで以上に日報をきちんとつけてもらう等の対応が必要となります。
作業の記録方法を含むテレワークで失敗しないためのポイントを以下の記事でご紹介しています！
▼リモートワークの効率を上げる！中小企業向け6つのポイントを解説
客観的に勤怠時間を把握できる
テレワークでは直接出社した場合に比べ、どうしても勤務態度など伝わる情報が少なくなります。
そのため、誰が見ても正確に管理できるよう、客観的に勤怠時間を把握できることが重要です。
出勤時間･退勤時間だけでなく、スケジュールや中抜け、残業など、細かく管理できるような仕組みを構築しましょう。
テレワーク導入時の成功事例と失敗事例を参考に、テレワークにおける勤怠管理で押さえておくべきポイントについてはこちら！
▼テレワーク導入時の勤怠管理の成功事例・失敗事例6選！押さえておくべきポイントとは？
テレワークにおける3つの勤怠管理方法
それでは、テレワークにおいて客観的に勤怠状況を把握することができる勤怠管理方法はどのようなものがあるでしょうか？
今回は、「メールや電話」「エクセル」「クラウド勤怠管理システム」の3通りの方法をご紹介します。
メールや電話による確認と記録
メールや電話による勤怠管理は、テレワーク実施企業でもっとも多く利用されています。
使い慣れているツールのため違和感なく導入でき、メーリングリストによって担当部署に労働時間を一括送信できるといったメリットがありますが、その分送られてきた時間を別途記録し、労働時間を算出するというコストがかかります。
中抜けや残業時間もすべてが自己申告となるため、客観性という観点ではやや疑問が残ります。
エクセルによる管理
エクセルでは、開始時間と終了時間を都度入力してもらう形になります。
関数やVBAを設定し、所定のフォーマットの勤怠管理エクセルシートに入力してもらえば、集計まで自動化可能です。
また、マイクロソフトオフィスを導入している企業であれば、エクセルを使用しても金銭的コストはかかりません。
しかし、エクセルの勤怠簿をどのように提出･管理するかには問題があります。
社外からもサーバーにアクセスできるのであればサーバーにエクセルを保管しておけますが、他の従業員の勤務状況も見えてしまう恐れがあるので一日分を入力したら都度上長に提出する等の対応が必要です。
こちらもメールや電話同様、全ての時間が自己申告となります。
クラウド勤怠管理システムによる管理
上記2つの方法は、客観的な記録としては不安が残るため、クラウド勤怠管理システムの導入がおすすめです。
クラウド勤怠管理システムは、インターネットにつながる環境であればどこでも利用できるため、テレワークにおける勤怠管理の課題に合致した方法となります。
各自のPCやスマートフォンから打刻でき、中抜けする場合も開始と終了時にそれぞれ打刻をしてもらえればその分の時間は自動で労働時間から差し引かれます。
金銭的コストや使い慣れるまでの手間はかかりますが、その点を乗り越えれば労働時間の一元管理や、残業や休暇などの申請と管理がしやすいという大きなメリットがあります。
WEB勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入に向いている企業についてはこちら！
▼WEB勤怠管理システムで正確・効率的な勤怠管理を！KING OF TIMEがおすすめ
テレワークにおけるクラウド勤怠管理システムの4つのメリット
テレワークにはクラウド勤怠管理システムを利用することがおすすめであることお伝えしました。
メールや電話、エクセルといった勤怠管理方法と比べて、クラウド勤怠管理システムを利用するメリットは以下の4つです。
- 正確な打刻時間の把握が可能
- 業務効率の向上
- 他システムとの連携が可能
- アップデートによる法改正への対応が可能
それぞれのメリットについて解説します。
リアルタイムな打刻時間の把握が可能
クラウド勤怠管理システムを使うことで、正確な打刻時間の把握ができます。
自分のPC・スマートフォンで打刻できるため、入力ミスが起こりません。
打刻データは即時管理画面に反映され、打刻漏れがあった時には本人や管理者宛に通知もできるため、すぐに修正することができます。
業務効率の向上
打刻を元に給与計算に必要な時間を自動算出できるクラウド勤怠管理システムは、最初の設定こそ大変かもしれませんが慣れれば大幅な業務効率向上に期待できます。
所定労働時間や残業時間、休日出勤の集計が自動で行われるのはもちろん、代休や有給の申請や取得状況、残数の管理を行えるため、人事･労務担当者の負担を大きく削減することが可能です。
他システムとの連携が可能
クラウド勤怠管理システムは、給与計算等の他システムとの連携も可能です。
給与計算に必要な勤怠データをエクセル等を見ながら手で入力する場合、データ入力の際に転記ミスを起こす恐れがありますが、クラウド勤怠管理システムであればワンクリックで全ての勤怠項目が連携されるため、担当者の手作業によるミスも防ぐことができます。
アップデートによる法改正への自動対応が可能
労働基準法などの勤怠管理に関する法律の改正が行われた場合、改正後の法律に対応しなければならないため、勤怠管理方法の変更を余儀なくされます。
クラウド勤怠管理システムの場合、提供するベンダーによっては、無料かつ自動で改正後の法律に対応したものにアップデートしてくれます。
あとはそこに合わせて自社の勤怠のルールを整えるだけで運用可能です。
クラウド勤怠管理システムは「KING OF TIME」がおすすめ
クラウド勤怠管理システムを導入するのであれば、市場シェアNo.1のKING OF TIME(キングオブタイム)がおすすめです。
KING OF TIMEを利用することで、テレワークにおいても労働時間や労働状況をオンラインで管理できます。
従業員の勤務状況がリアルタイムで反映されるため、在宅でも作業状況の把握が可能です。
KING OF TIMEは導入だけでなく、自社で運用していただけるようなサポートも充実しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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