kintoneで社労士のタスク管理を効率化！自社でのカスタマイズも可能に！｜社会保険労務士法人アットロウムさまの伴走支援事例

社会保険労務士さまで、タスク管理を効率化して生産性を向上させるためにkintoneを導入するケースが多くなっています。
しかし、kintoneの標準機能だけではイメージ通りのタスク管理にならず、結局エクセルに戻ってしまうケースも少なくありません。
社内でkintoneをカスタマイズして理想に近づければ良いのですが、プラグインや構築に関する知識が必要なので慣れていないと難しい場合もあるでしょう。

そこで今回は、kintoneを自社に合った形に整えタスク管理の効率化を実現し、伴走支援によって社内人材がkintoneをカスタマイズできるようになった社会保険労務士法人アットロウムさまの事例を紹介します。

「社労士のタスク管理を効率化したい」「kintoneのカスタマイズを内製化したい」という社会保険労務士法人さまは、ぜひご覧ください。

エクセルでの管理が手間…kintoneでタスク管理を効率化したい！

社会保険労務士法人アットロウムさまは、昭和63年の創業以来、一貫して労使紛争の予防対応や人事労務の手続きサポートを主な事業として展開している社会保険労務士事務所さまです。
なかでも、労務監査で人事労務リスクを事前に抽出･改善し、事業承継や企業価値を向上させるためのサポートを得意としています。

社会保険労務士法人アットロウムさまは、エクセルを活用して日々のタスク管理を行っており、ファイルが乱立してしまい必要なファイルを探す手間がかかる、手作業でリストを更新しなければならずリアルタイムの情報共有が難しいという課題を感じていらっしゃいました。

業務を効率化し、お客さまへのサービス提供に時間を使いたいと考えていた社会保険労務士法人アットロウムさまでは、エクセルから脱却するため、必要な情報を検索によって探せる、かつ過去の情報を活用しやすい環境と、タスクの進捗状況がひと目でわかる仕組み構築できないか検討。

その結果、社会保険労務士法人アットロウムさまが導入したのがkintone(キントーン)を活用した社労士業務改善パッケージでした。

社労士業務改善パッケージとは「タスク管理が属人化している」「進捗状況が見えない」など、社会保険労務士法人さま特有の課題を解決するために、kintoneと必要な機能を一括で導入できるアプリパッケージです。

今回はパッケージの導入後、各手続きアプリでカスタマイズを行い、社会保険労務士法人アットロウムさまにとって使いやすい環境を追求しました。

社労士業務改善パッケージのタスク管理を自社に合った形に改善！

社会保険労務士法人アットロウムさまにフィットしたkintone環境を構築するためには、パッケージアプリのどこを改善すべきか洗い出さなければなりません。

そこで、まずは社労士業務改善パッケージを導入･使ってみていただき、その上で改善点を洗い出してカスタマイズを進めました。

定期手続き管理のカスタマイズ

社会保険労務士の業務には、給与計算や算定基礎届等の決まったタイミングで発生するタスクと、入社や退社等顧問先様のタイミングで発生するタスクがあります。

社会保険労務士法人アットロウムさまでは、まず定期手続きの月額変更管理簿をカスタマイズしました。

月額変更管理簿は社会保険の月額変更手続きを管理する際に使用します。
社労士業務改善パッケージでは、顧問先の昇給タイミングに合わせられるように、顧問先契約管理にチェックをつけた月に毎年同じタイミングでタスクが自動生成されるようになっています。

エクセルに例えると、1回の手続きごとに1行ずつタスクが増えていくため、手続きの数が増えるごとに情報が検索しにくくなります。
また、近年は人の出入りも激しく、入社や昇給等の決まったタイミングだけ月変手続きを行えばよいというわけではなくなり、毎月手続きが必要なケースも出てきています。
だからと言って、顧問先の月変手続きタスクが毎月出来上がってくる仕組みにした場合、タスク量が膨大になってしまい本来手続きをすべき先を見落としてしまう可能性があります。

社会保険労務士法人アットロウムさまでは画像のように顧客ごとに月次･年次で連携管理できるよう改善しました。
条件書式を活用し、ガントチャートのような形のレイアウトにして、ひと目でタスクの進行状況がわかるようにしたところがポイントです。

不定期手続きのカスタマイズ

続いて、顧問先様それぞれのタイミングで都度発生してくる不定期手続きについては、出産･育児の手続きの部分でカスタマイズを行いました。

社労士業務改善パッケージでは、手続きマスタにあらかじめ出産･育児のタスクを登録したうえで、「出産・育児従業員管理簿」に従業員名を登録する必要があります。
その後、出産･育児従業員管理簿でタスク登録のボタンをクリックすると、先々のタスクが一括で登録される仕組みです。

この方法の場合、先々のタスクまで登録されるため、抜け漏れは無くなります。
しかし、産前産後休暇や育児休暇期間は人によって異なるため、一括で同じ期間のタスクが登録されると不要になったタスクは後から削除しなければなりません。

そこで、画像のように、タスクがひとつ終わったら「次回手続き内容」を指定することで、次のタスクだけが自動生成されるよう改善しました。

kintoneを内製できるようにしたい！伴走支援でカスタマイズ方法をレクチャー

社会保険労務士法人アットロウムさまでは、kintoneを社内でカスタマイズできるようにしたいと考えていたため、カスタマイズをコムデックがすべて行うのではなく、kintoneの扱い方も身につけていただけるように内製化支援サポートを行いました。

例えば、社労士業務改善パッケージに含まれているkintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携作業において、kintoneで請求データを自動集計するために、画像のように担当者さまにkrewData(クルーデータ)のフローを構築してもらいました。

krewDataは、構築したフローに沿ってkintone内のデータを自動集計してくれるプラグインです。
フローを構築するためにはkrewDataの仕組みを理解していなければならないため、使い方をレクチャーするとともに、構築していただいたフローをレビューしながら実際に運用できる形まで完成させました。

二人三脚でカスタマイズを続けた結果、担当者さま自身がkrewDataや社労士業務改善パッケージに含まれる機能のカスタマイズを習得できました。

kintoneのカスタマイズでタスク管理の最適化を実現！得られた2つのメリット

今回の取り組みのなかで、社会保険労務士法人アットロウムさまが得られたメリットは大きく2つあります。

1つ目のメリットは、作業コストを削減できたことです。
エクセルによるデータ管理から脱却し、kintoneに情報を一元化した結果、必要なタスクが自動生成されるようになり、作業と負担が削減されました。

2つ目のメリットは、kintoneのカスタマイズを内製化できたことです。
担当者さまがパッケージのカスタマイズを習得したことで、外部に委託せずとも自社で対応できるようになりました。

kintoneでさらなる高度な管理を目指しお客さまへのサービスを充実させたい

社会保険労務士法人アットロウムさまは、社労士業務改善パッケージの機能をカスタマイズすることで、自社にとって使いやすい形にkintoneを改善できました。
また、カスタマイズを共に行い、担当者さまに各種機能への理解を深めていただくことで、内製化も進みました。

今後は、より高度な管理ができるよう、さらにカスタマイズを進めていきます。
kintoneを活用した業務の自動･効率化によって生み出されたリソースを活用し「お客さまにご満足いただけるサービスの提供･向上」に尽力したいとのことです。

コムデックでは、社労士さま特有のお悩みを解決する「社労士業務改善パッケージ」を提供しています。
自社に合った形でカスタマイズすることも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。

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