「うっかり」漏れゼロを実現！スケジュールと案件の管理を「グループウェア＋エクセル」からkintoneへ一本化｜消防設備点検業赤防株式会社さまのアプリ開発事例

スケジュール管理は専用のツールを使い、案件管理はエクセルで…
こんな風に、全く別のシステムやソフトでスケジュール管理･案件管理行うことは珍しくありません。

しかし、実際のところスケジュールは案件に応じて決まるもの。
管理媒体がバラバラの状態では、つい「うっかり」どちらか片方の登録忘れが発生してしまうことも。

今回は、kintone導入によりスケジュール管理と案件管理を一元化し、グループウェアを卒業したプロセスをご紹介します！

急成長に伴ってスケジュール管理のための作業が増加。日程調整や請求に「うっかり」漏れが発生

広島を中心に中四国、九州方面まで幅広く活動され、消防･防災機器の設置や管理、販売などの事業を展開されている赤防株式会社さま。
赤防株式会社さまHP▼https://abknet.co.jp/

建築物の消防用設備点検･施工の実施から消防署への報告書作成、報告代行までワンストップで対応していることが特徴です。

赤防株式会社さまではこれまで、各点検や施工案件のスケジュール管理･登録はスケジュールの共有に特化したグループウェアで行い、点検や施工実施の記録、報告書作成、請求書発行など、案件についての詳細な業務はエクセルで管理していました。

ひとつの案件に対し、毎回グループウェアやエクセルなど、複数のツールにまたがって確認を行い、作業をしていたのです。

消防設備には法律で定められた定期点検があり、半年･1年といったスパンで必ず実施しなくてはなりません。
しかし、スケジュールを登録するためにはまず物件ごとの定期点検日をエクセルで確認し、その上で新しい点検の予定をグループウェアに登録する必要があります。

人の目で確認し、人の手で登録を行っていくため、予定を立てる時点で定期点検が漏れやすい状態になっていました。

スケジュールを管理していたソフトウェア

国や県、市といった官公庁をはじめ、不動産会社やビル管理会社、建築会社など、広島市を中心に取引先は順調に増えていっており、グループウェアへ月100件以上の点検や施工のスケジュールを登録する必要があります。

この「点検の予定を立てる時点で本来点検を行うべき先が漏れてしまう」という課題に加えて、赤防株式会社さまではもう一つ、点検や施工の案件管理を複数のエクセルに分けて行っていたため、それらの案件実施後に発生する請求業務にも漏れが発生してしまうという課題もありました。

点検や施工の案件管理をしていたエクセル

こういった「うっかり」による漏れを防ぐために、これまでは社員さんたちが個々に気を配って管理してきましたが、やはり取引先数･案件数が増えるにつれて負担も増加し、「気配り」だけでは対応しきれなくなってきました。

そこで、スケジュールや案件の管理方法を見直し、複数のツールを使うのではなく一か所に情報をまとめることで漏れを防ぐことができないか、社員さんの負担を軽減できないか、と赤防株式会社さまでは考えたのです。

まずは、新しい管理方法で目指す方向をしっかりと整理するところから

スケジュールの作成漏れ、案件実施後の請求漏れを防ぐために赤防株式会社さまがまず取り組まれたのは、やみくもにツールを導入するのではなく、新しい管理方法で目指す方向をしっかりと整理することでした。

赤防株式会社さまが新しい管理方法で実現したい事項は以下の通りです。

1. 定期的な法定点検の作業日程調整や請求などの「うっかり」漏れを防ぎたい
2. これまでバラバラだったスケジュール管理と案件管理、取引先情報の管理を一元化したい
3. グループウェアやエクセルはスマホでは使いにくいため、新しい管理方法では外出先からでもすぐ確認できるものにしたい
4. 社員さんたちが自発的に仕組みを改善していけるものが望ましい

これらの方向性を踏まえて、これまでどのツールでどんな情報を管理していたのかを整理し、新しい管理方法で実現したい情報の紐づけを検討していきました。

スケジュールと案件のデータを紐づけたkintoneアプリが完成！

これまで使用していたグループウェアはスケジュール管理機能に特化したものでした。
kintone(キントーン)でもそれに近い操作性を目指し、kintoneプラグインのカレンダーPlusを導入。

リソース別表示の機能を活用し、画面構成もこれまでのグループウェアに近づけたことで、導入時の「慣れていたツールから変更する」ハードルをぐっと下げることに成功しました。

実際のカレンダープラスの画面

グループウェアのスケジュール管理では難しかった「この予定の時には報告書が必ず必要」「この予定の時には2週間前に担当者に通知をする」といった、「予定の種別に応じたメニュー」をあらかじめ設定しておくことで、さらに作業の抜け漏れを防止。

kintoneプラグインの設定画面

そして、kintoneの特徴でもある、アプリ間のデータが簡単に紐づけられるというところを活かし、スケジュール管理と案件管理が連携できるような構成にしました。

これにより、これまでは各エクセルを開かなければ確認できなかった物件・企業の住所や連絡先はもちろん、作業に関する注意事項や点検履歴、請求の未/済などすべての情報をスケジュール画面で網羅できる状態になったのです。

加えて、これまでは「予定」の管理だけでしたが、kintoneアプリ化したことにより予定だけではなくそのスケジュールに対する「実績」も入力してもらえるように改良。
作業を実施した際には記録が残せるようにし、日報もそこから出力、予実の管理ができるようなアプリへと成長させました。

月100件超の登録作業がなくなり、kintoneを見ればやるべき仕事がわかる状態へ

最初に課題として挙げていた「点検の予定を立てる時点で本来点検を行うべき先が漏れてしまう」定期的な法定点検のスケジュールは、顧客ごとに設定された「何月に点検を行うか」のデータを元にボタンひとつで一括作成されるため、スケジュールへの個別の登録自体が不要になりました。

「スケジュール一括作成」のボタンでデータを一括作成

これにより、グループウェアへのスケジュール登録や案件確認作業などにかかっていた業務時間も大幅に削減。

一括作成された予定はいったん「仮予定」として登録され、日付の調整が完了次第「確定」の予定へと変えていきます。
まだ日程が確定していない「仮予定」の数も一目でわかるようになっているため、日程調整漏れがゼロに！

点検表や請求書なども同様で、発行が必要なものも「未完了」のみを抽出して一覧化できるため確認しやすく、漏れることはなくなりました。

スケジュール管理や案件に関するシステムをkintoneにまとめたことで、社員さんたちはkintoneアプリを日々確認すればやるべき業務をすべて把握でき、出先からもスムーズに作業ができているとのことです。

kintone導入で得られたデータを活かして経営に取り組みたい！

kintone導入により、「うっかり」漏れゼロが達成され、社員さんたちの負担や業務時間の削減にもつなげられた赤防株式会社さま。
今回スケジュールや案件の管理を、グループウェアとエクセルからkintoneに集約したことで、さまざまなデータも蓄積･集計されるようになりました。
今後は、蓄積･集計された取引先や物件･点検実績などのデータを分析することで、今後の経営判断に活かしていきたいと考えておられるそうです。

赤防株式会社さまの今後の展開がますます楽しみです！