案件管理・在庫管理をkintoneで一元化！KANBANプラグインで進捗管理がずっと楽に｜タッチパネル輸入販売業　ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

複数のエクセルやツールでの管理は手間がかかるうえ、入力漏れや更新漏れが起こりやすく、結局営業担当からの在庫確認は管理部門に電話で……そんな状態になっていませんか？

一度はkintoneを導入するも使いにくさからエクセルに逆戻りしてしまった企業さまが、案件管理や在庫管理などをkintoneで一元化し、さらに全体の進捗状況も一画面で把握できるようになったkintone再チャレンジの導入事例をご紹介します。

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コムデックでも大活躍しているこのMAXHUB All in One Meeting Boardですが、昨今のコロナ禍で需要が大幅に増加。
ナイスモバイル株式会社さまでは、急激な需要拡大に社内の在庫管理や案件管理の体制が追い付かず、社員さんの業務負荷も増大していました。

当時エクセルで行っていた在庫管理

ナイスモバイル株式会社さまではもともと業務管理ツールとしてkintone(キントーン)を導入していたものの、使い方や使用ルールが浸透しないまま放置されたアプリがあったり、一部はエクセル管理に戻っていたりと、環境が整備されていない状態が続いていました。

案件管理と出荷情報はkintone、見積書や在庫管理はエクセル……このように、kintoneと複数のエクセルを駆使して案件情報や在庫情報を管理していたため、二重に管理が必要な情報もあり効率は低下してしまっていました。

世間で一気に進んだオンライン化により、案件が急増して社員さんたちへの負担は大きくなるばかり。
このままでは限界が来る、いつかお客様にも迷惑を掛けてしまう、と状況の打開を図りはじめました。

コロナ禍による受注増で案件管理コストが増大！複数のエクセルを見ないと状況が分からない

取扱商品の需要急増により、業務管理体制と社員さんの業務時間増加が課題となっていたナイスモバイル株式会社さま。
状況を整理する中で、早急に対応すべき課題は以下の3つであることがわかりました。

1．営業側からリアルタイムな在庫状況や納期が把握できない(在庫管理)
→受注や問い合わせの度に、営業担当が毎回本社へ確認していた

2．納品日・納品先・納品時間指定といった納品に関する情報がまとまっていない(案件管理・進捗管理)
→取引先の希望納品日ギリギリになって出荷チームから営業担当に問い合わせが入り、慌てることも

3．受注があるとkintoneと複数のエクセルへの情報登録が必要で、工数がかかる
→二重に情報を登録する必要がある部分もあり、入力漏れが発生しやすくなっていました

これらの課題を解決するために、導入してはいましたが活用度がいまいちだったkintoneへ改めて情報を集約し、データ管理することで体制を整えたい。
また、kintoneをチェックするだけで案件の進捗・受注内容・出荷状況・納期などが一通り把握できる状態を実現して、スムーズで無駄のない業務フローを確立したい、
そんな思いでナイスモバイル株式会社さまのkintone導入再チャレンジが始まりました。

出荷ピークまでに何とかしたい…！プロトタイプアプリの先行開発により3か月でアプリ運用スタート

1. 現状の業務フローの整理と課題の洗い出し
2. 課題を解決するためのkintoneアプリ構成検討
3. プロトタイプアプリを作成
4. 担当者さんと打ち合わせでアプリの調整
5. 実案件を対象としたトライアル実施
6. 使ってみての要望をヒアリングし調整
7. 社内での操作説明会
8. 旧アプリやエクセルからデータを移行し、本番運用スタート

検討の結果、案件管理と進捗管理、そしてそれに伴う在庫管理は、「案件管理アプリ」と「製品管理アプリ(在庫管理アプリ)」を自動連携させることで実現することになりました。

まず、案件管理では、納品ぎりぎりのタイミングで営業担当に確認することもあったという納品に必要な情報を網羅。

直前に慌てて確認する必要が無いような仕組みを作りました。

すると、「製品管理アプリ」側で該当製品のステータスが「成約済」に自動で切り替わり、その製品を受注した案件の基本情報も自動入力されます。

これにより、「どの案件にどの製品の在庫が紐づいているのか」が簡単に把握できるようになっただけではなく、「製品管理アプリ」に登録されている在庫情報を自動集計し、「今現在の各製品の在庫数」も把握できるようになりました。

この在庫管理の仕組みには、アプリ間で必要なデータをコピーして取得できるルックアップ機能や、条件分岐プラグインを活用しています。

案件管理・在庫管理をkitnone化して連動させることにより、営業担当からの都度の在庫確認連絡を不要にし、受注時には在庫を確実に確保できるようになったのです。

製品在庫が自動で引き当てされている「案件管理アプリ」の画面

「案件管理アプリ」と「製品管理アプリ」の連携により、案件管理と在庫管理の課題がクリアできたナイスモバイル株式会社さま。

続いて、「全ての案件の進捗を一画面で確認したい」という進捗管理のご要望に応えるべく、実際にコムデックでも案件管理に活用しているKANBANプラグインを導入しました。

▼ITサポート部から付箋が消えた！kintoneで案件管理を改善

ナイスモバイル株式会社さまがメインで扱うMAXHUB All in One Meeting Boardを使えば各案件の情報を十分な大きさで表示でき、タッチペンで操作もできるため、KANBANプラグインとは相性バッチリ！

これまで、案件ごとの進捗状況は1件ずつ検索し、詳細画面まで遷移することで確認していましたが、KANBANプラグインの導入により多数の案件を一画面で確認可能になりました。
一画面で各案件の進捗状況を把握できるため、自分が担当している案件に対する次のアクションも把握しやすくなり、スムーズに業務を行える環境が整ったと言えます。

案件管理・在庫管理・進捗管理にkintoneを導入した効果とは

案件管理、在庫管理をkintoneへ一元化し、進捗管理にKANBANプラグイン導入をおこなったナイスモバイル株式会社さまでは、それらの改善と合わせてこれまでエクセルで行っていた見積書作成や、販売店管理もkintone化。

複数のエクセルとkintoneへの入力、複数の確認が必要であった業務が、kintoneに入力すれば完了し、kintoneを見れば全ての最新状況を把握できる環境になりました。

kintone　見積管理の画面

ナイスモバイル株式会社さまのkintone再導入の効果は以下の通りです。

• 複数のエクセルを使っていたのがkintoneさえ見ればわかる状態となった
• KANBANプラグインにより案件の状況が一目でわかるようになった
• 出荷や納品に関する情報がアプリを見れば確認できるようになった
• 製品の在庫管理と案件の受注管理が連携し、kintone上で一元管理できるようになった
• エクセルで行っていた見積作成や販売店管理もkintoneで一元管理できるようになった

急速導入だったこともあり、これまでのやり方を変えてkintoneに順応するためのパワーは必要とはしましたが、削減された手間や時間を考えるとメリットは大きい、とのことです。

kintoneでのデータ管理をさまざまな方向に活かしていきたい

kintoneの再導入、そして情報の一元化に取り組まれ、ナイスモバイル株式会社さまでは案件管理や在庫管理、進捗管理などに関わる課題が解決されました。

今後は、kintoneの「使いながらブラッシュアップしていける」という特徴を活かし、作成したアプリがより使いやすくなるよう、アップデートしていく予定です。

kintoneに情報が集約されたことにより、さまざまなデータがkintoneに蓄積されるようになったため、蓄積されたデータを分析し、事業計画などに展開させていくことも視野に入れています。

それだけではなく、kintone活用を外部にも広げ、販売店からの注文管理をkintoneで行うことで、サプライチェーン全体の効率化も目指していくとのことでした。