海外連携にも活用できるkintone！スムーズな連携が実現し、情報取りまとめ業務効率も大幅UP！｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

そのため、お客様への情報提供の質と頻度は落としたくないという想いがありました。

また、今後、配属先企業や外国人技能実習生が増えていくと想定したとき、この転送業務にかかる時間が増えるのと同時に、事業の根幹である外国人技能実習生の受け入れ申請業務も増加していきます。

申請業務、転送業務の増加に備え、今のうちにこの海外連携の業務を効率化できないか、そう考えられたのです。

ダイバーシティ事業協同組合さまでは過去に、外国人技能実習生の受け入れ申請業務をkintone(キントーン)化されています。

申請に不備があれば外国人技能実習生の入国にも支障をきたしてしまうため、ミスの許されない業務を確実かつ効率よく進めていけるよう、その管理にkintoneを導入され、以前は紙やエクセルだった外国人技能実習生の受け入れ業務に関わる書類の管理をkintoneに移行し、進捗が一目でわかり、抜け漏れなく処理を進められる管理体制を実現されました。

▼ 【人材業】タスク漏れの心配不要！kintoneで情報管理は簡単に進捗管理可能に｜外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合様の導入事例

カスタマイズ性が高いkintoneなら、海外の派遣元団体からさまざまな形で送られてくる情報を集約し、転送する業務を効率化としたいという課題にも対応できるのではないかと考えられたダイバーシティ事業協同組合さま。

メッセンジャーやLINEでのやりとり

海外連携用kintoneアプリが完成！情報取りまとめの作業自体が不要に

海外の派遣元団体の方とのZoomミーティングの様子

結果として、メールやSNSのDMなどを利用していた海外の派遣元団体との情報共有はkintoneに一元化されました。

エクセルで管理していた外国人技能実習生の日本語学習の状況もkintoneで管理できるようにアプリを構築し、社員さんが出先からでもスムーズにチェックできるように。

日本で働くうえで身につけておいてもらいたい「規律遵守」「報・連・相」などへの評価やコメント、学習の進捗やテストの点数もリアルタイムに反映されて常に最新の情報を確認できるため、毎月配属先企業さまを訪問した際に「その場で受け入れ予定外国人技能実習生の最新情報をお伝えできる」仕組みが確立されました。

これまではバラバラのツールで共有されていた情報を、直接派遣元団体の方に入力いただくことでkintoneが外国人技能実習生のデータベースとなり、集約作業そのものが不要になりました。

通知をクリックすると詳細画面が表示される

社員さんはkintoneの画面で確認した情報を配属先企業さまへ送るだけ。

メールなど各ツールから情報を集めてまとめる、という作業がとてもシンプルになり、情報共有に関する作業時間は週3時間程度の削減を達成できました！

業務の効率化だけではなく、よりよいサービス提供を目指して

外国人技能実習生に関する情報の海外連携をkintone化して、情報取りまとめなどの業務を効率化されたダイバーシティ事業協同組合さま。

各アプリ間のデータを紐づけやすいkintoneの機能を活用し、各実習生のデータベースと以前にkintone化した申請業務のデータとも簡単に紐づけすることで、配属先企業さまからの実習生に関する学習状況の問合せや、受け入れ申請に関する質問等にもスピーディにより詳しく回答できるようになりました。

現在は海外の派遣元団体との連携にkintoneを活用していますが、ゆくゆくは外国人技能実習生の特徴が確認できるデータベースを、配属先企業さまもWEBで閲覧できるようにしたいのだとか。

これが実現すれば、配属先企業さまが欲するタイミングで最新の情報を確認できます。

kintoneを活用することで、海外の派遣元団体、日本国内の配属先企業さま、そしてダイバーシティ事業協同組合さま3者のコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。

kintoneを活用してさまざまな業務の効率化を実現し、より満足度が高く、スピード感のあるサービスを提供しようとされているダイバーシティ事業協同組合さまの今後が楽しみです！

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