ワークフローをkintone化！プロセス機能･無料プラグインのおすすめを紹介

プラスボタンを押していくことでプロセスを追加できます。

今回は、備品購入の際に発生する状態を以下画像のように設定しました。

ステータスの次は、ステータスを変える際のアクションや条件を設定していきましょう。

プロセス管理は、「作業を行う人（申請する人、承認する人）」「アクション（承認等）を行うことでどのステータスからどのステータスに変わるか」「どの条件の時にそのアクションを実行できるか」を組み合わせることでワークフローを設定します。

まず、全く未申請の状態から、申請者が起こすアクションは何でしょうか？

今回の場合は、「部長に承認を依頼する」というアクションになります。

備品購入は誰でも申請することができるので、作業者や条件は特に指定せず、「部長に承認を依頼する」と、ステータスが未申請の状態から「部長承認依頼中」に変わるように設定しました。

作業者には個別のユーザーの他、アプリ内にあるフィールドやkintoneがレコード内で保持している情報(作成者、更新者)に該当するユーザーを指定することもできます。

ステータスが多くなれば、その分プロセスも長くなります。

ワークフローで自分が作業者(承認者)に指定されると、kintoneのトップページに「未処理事項」として表示されるので、ここから承認が必要なレコードを確認することができます。

部署によって承認者が変わるような場合に便利な機能です。

承認印をつけたい

伊勢舗装工業株式会社さまでは、元々備品購入は口頭で上長に承認を取り、各自が発注の処理を行っていました。

上長がその場にいなければ承認を得ることもできないため、必要なものが必要な時に届かないというリスクがありました。

口頭なので当然記録も残らず、発注すべき備品が発注できているのかは記憶だより。
また、届いた備品の内容や数が正しいのかどうかも本人しかわかりません。

そこで、kintoneの中で発注申請が行えるようにアプリを開発。
上長は社内にいなくてもスマホで申請を確認して承認できるため、これまでよりスピーディにワークフローが回るようになりました。

株式会社アイフク・テックさまでは、それまでエクセルで作成、印刷して上長に承認を依頼していた見積管理をkintone化。

こちらも、先ほどの伊勢舗装工業株式会社さまの事例と同様に、「社内にいないと確認が難しい、社外で確認しようとすると手間がかかる」状態でした。

どんな企業でも大なり小なり活用したい場面が必ずあるはずのプロセス管理機能ですが、「複数の状況に応じて入力必須となる項目」があるときには困ったことも。

何故なら、kintoneの標準機能では「最初から必須入力」の設定はできても、「このステータスの時にだけ入力必須にする」といった設定はできないからです。

例えば、案件管理アプリでステータスが「受注」になった時、「受注日」「受注金額」は必ず入力してほしい！というとき。