kintone対面開発初回打合せ大公開～アプリ育成編
打ち合わせ開始から30分で、案件管理アプリを構築したマーケディング・デザイン・建築を手掛ける株式会社ステッチさま。
▼kintone対面開発初回打合せ大公開！30分でヒアリング～アプリ構築編
目次
全ての情報の基盤「顧客管理」で情報を紐づける
「kintoneを見れば仕事に関する情報全てがわかる」その状態をつくるために、【案件管理アプリ】をひとまずシンプルな状態に留め、次に着手したのは「顧客管理」でした。
案件管理を実施する上で、顧客の情報を登録する場面がかならず発生します。
kintoneでは、入力する以外に、事前に登録してある顧客情報を参照するといった機能があります。
「kintoneを見ればお客様に関する情報が一か所に集約されている」状態を作り出すことができます。
ただエクセルを置き換えたアプリを作るだけではなく、一通りの業務のkintone(キントーン)化のその先、「情報の活用」まで見据えた構築を最初から行っていくのです。
顧客情報を登録するために、ここ数年のお取引をまとめた取引先管理のExcelを頂き、【顧客管理アプリ】を作成しました。
そして、【案件管理アプリ】に作成した【顧客管理アプリ】内のデータを参照し、他アプリから顧客情報を参照できる項目を追加していきます。
顧客管理から情報を参照するため、顧客名を一部入力すると選択肢が表示されます。
自動連係で情報が反映されるため、案件管理アプリに住所入力欄も追加しました。
顧客の紐づけを行うことで顧客管理に案件情報が関連レコードとして表示されるため、顧客に紐づくすべての案件情報を見ることが可能です。
即作る&即アップデート。案件管理は「状況」の共有が命
- お問い合わせ
- 現地調査
- 設計
- 見積
- 積算中
- 見積提出済
- 受注
- 施工段取り
- 施工中
- 引き渡し
- 完了
案件の「状況」を管理することにより、これまでは担当者に逐一確認しなくてはわからなかった進捗も、kintoneを見ることで、この案件が今どういう状況で、誰が担当しているのかという情報を把握することが可能となりました。
kintoneを使いこなす！便利な「見える化」機能をご紹介&実装
1.ユーザー通知機能
チャットだと流れていっていまう情報や、報告、連絡、相談がデータで管理できるようになります。
また、登録された情報に対してコメントを行ったり、特定のステータスになった時に通知を行うこともできます。
2.変更履歴
これからは変更履歴がすべて残ってくるため、担当者本人に確認する必要はありません。
3.データの自動集計・グラフ化
さらにその情報をトップページに表示することができるため、案件の状態を視覚的に判断することができます。
4.任意の情報での一覧作成
作成した一覧を保存しておけば、いつでもすぐに知りたい情報にアクセスすることができるのです。
5.期日に対してアラートを設定
そこで、【デザイン案件管理アプリ】に登録されている「制作区分」が外注、「入荷検品」が未、「納期」が今日から1日後以前のデータを一覧で表示するよう設定しました。
設定した納期に対してアラートを出力できると、お客様からのクレームとなる前に、対策が打てるようになります。
トップページに上記条件に一致するでデータがある場合表示されますので、納期前日か、納期を超過しているデータがあることを確認でるようになります。
これまで、「いろんな方法を試したが、人の記憶に頼る方法ばかりだったためなかなか解決策にたどり着けなかった」とのことですが、kintoneであれば自動で通知を行い、業務の流れを促すことができるのです。
「今日できるようになったこと」の振り返りと今後の活用方針共有
そして、【顧客管理アプリ】の情報を土台として、案件の状況の見える化、期日の通知までを構築しました。
それにより生まれた効果は以下の通りです。
- kintoneで案件管理を行うことで、PC、スマホでいつでもどこでも情報にアクセスできる事で常に登録/更新が可能となった
- 常に最新の情報を閲覧可能となり「この人に聞かなければ情報が分からない…」という属人化からの脱却が可能となった
- 情報変更時は通知が飛ぶことでよりきめ細かく情報を共有できるようになった
- 納期前にアラートがくる事で仕事の抜け漏れを防止
- 重要な情報はどんどんkintoneに引越ししていく事でどんどん仕事がしやすくなる
|
期間
|
業務アプリ
|
業務効率化のステップ
|
|
1～2か月目
|
案件管理
|
kintoneでの情報管理を徹底し、案件管理を定着させる
|
|
3か月～6ヶ月
|
顧客管理
|
これまで着手できていなかった「見込顧客の管理」を強化し、営業力アップを図る
|
|
4か月～8ヶ月
|
制作状況/工程管理
|
顧客管理と平行して、受注後案件の制作状況や工程もkintone(キントーン)で一元管理。
仕事に関する全ての情報が見える化する事で、効率よく仕事が進行する環境を構築し人時生産性の高い業務プロセスを設計可能とする |
|
9か月～12か月
|
原価管理
|
行っている業務の原価を把握する事で、利益率の高い仕事の比重を高める
|
「ここまでできると思っていなかった！」kintone対面開発
kintoneでできることが見えてくるにつれて、「それならこれも、あれもkintoneで実現したい！」というご要望が出てくるため、今後の展望も見えた初回構築でした。
とはいえ、株式会社ステッチさまのkintone活用はまだまだ始まったばかり。
⇧⇧600記事/250動画のコンテンツがあるコムデックラボから顧客管理に関する業務改善を学ぶ
この事例を自社でも実現したい！
という企業さまはお問い合わせください！
お問い合わせはこちら
