kintoneの申請アプリで備品購入をクラウド化｜製造業伊勢舗装工業株式会社さまのアプリ開発事例【その4】
口頭で事務担当者に頼んだり、紙で申請書を提出している企業さまは是非kintoneでの申請に切り替えてみてください。
在庫量と生産スケジュールをリアルタイムで見える化＆共有
当初は目視で在庫を確認していましたが、スタッフの経験や感覚に大きく依存するため、受注した際に確認した在庫量で本当に不足がないのかといった判断を誰もが行えるとは限りませんでした。
目次
現場で必要な部品購入では問題が。上長不在で発注できない
「急いで部品購入の許可を取りたいが、工場長が社内にいない…」
長年続けてきた従来の方法では、そんな声が現場から挙がってくる状態だったのです。
「誰が何をどこに発注した?」口頭発注で申請状況が曖昧になることも
- まず現場において目視で残数を確認
- 必要数を検討
- 口頭で申請
また、購入許可をしたかどうか分からないというケースが生じ、実際に納品された部品に対して「あれ、これって購入許可したっけ…？」と首を傾げることもありました。
現場の方が工場長に口頭で発注承認をしている様子
事務スタッフが納品物を都度チェック
▼伊勢舗装工業株式会社さまの部品購入業務の流れ
在庫管理と部品購入申請(備品購入申請)をkintoneで一元化
しかし、担当者しかそのアプリを確認する事ができない事と、あくまでどの部品が何個あるのか？までの管理となっており、発注申請等はできない状態でした。
MTG時にヒアリングした内容をまとめた黒板
倉庫で部品購入の承認依頼を登録している様子
工場長が承認依頼を確認している様子
作成したアプリを活用している様子(iphone×PC)
kintoneアプリ開発後、面倒な購入確認がゼロに！
社内でkintoneを使った部品購入(備品購入)を実施すると、これまで口頭で発注申請を行っていた手間や、直接現場スタッフに確認をとっていた手間といった、無駄なコミュニケーションがゼロになりました！
ボタンひとつで購入の承認依頼と購入許可が行えるようになり、そのやりとりは自動的に経理スタッフのもとに送られます。
誰が、何を、いつ、どれだけ発注したかという情報はkintoneに蓄積されていきますので、在庫管理アプリを見ればすべてが分かる環境が構築されたのです。
kintoneを開けば必要な情報がわかるのであれば、もう直接発注者を探して個数が合っているか確認する必要もありません。
「kintone上ですべて完結する」状態になったことで社内の人間それぞれの負担を減らすことができました。
▼kintone化後の部品購入の流れ
月間や年間の購入数が一目瞭然に。経費チェックにも
kintoneを使うことで、部品購入(備品購入)に関連する具体的な数が「見える化」されました。
月間/年間で各部品がどれだけ購入されているかも把握できるため、経費管理や予算管理にも役立ちます。
部品ごとの月間/年間 注文個数を表示
在庫管理を強化し、さらに効率的な体制へ
本来の目的である、部品購入(備品購入)に関わる業務の流れを単純明快にし、大幅な手間の削減に成功した伊勢舗装工業株式会社さま。
今後は、実際の使用数を入力できるようにすることで在庫管理の業務全体ができる仕組みづくりを進めていく予定です。
kintoneアプリの導入で会社はこう変わった！
| ビフォー kintone化前 |
アフター kintone化後 |
|---|---|
| 部品購入には工場長の許可が必要だが、工場長が不在だと承認がもらえなかった。 | アプリを通して工場長への購入リクエスト→承認が完結 |
| 発注のやりとりは口頭で行われるため記憶に頼った作業となっていた | Kintoneのアプリを見れば「誰が・何を・いつ・どれだけ」発注したのか一目瞭然に！ |
| 発注した部品はオフィスに届くため、現場で誰が何を頼んだか事務スタッフからの確認が必要 | 事務員と現場スタッフ間の無駄な確認作業が減った |
| 経理スタッフには納品書がバラバラに届くため、都度登録作業が必要 | 月間の部品購入数が分かり、経費の見える化が進んだ |
伊勢舗装工業株式会社さま、ご協力ありがとうございました！
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