kintoneでナレッジ管理･共有ができる！便利なアプリと活用イメージを紹介

みなさんは、組織における知見やノウハウである「ナレッジ」をどのように管理･共有しているでしょうか。
ナレッジの管理は、業務の遂行を円滑化するだけではなく、人材育成にも役立ちます。

しかし、このナレッジを紙やエクセルで管理している場合、検索性が低く、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。

そんな時、kintoneなら検索機能も充実しているため、円滑な業務の遂行はもちろん、自己解決の促進による人材育成の効率化が可能です。
本記事では、kintoneでナレッジ管理･共有をする方法と、それを実現するアプリや活用イメージを紹介します。

この記事でわかること

• kintoneでナレッジ管理･共有をする方法
• kintoneでナレッジ管理･共有を行うポイント

こんな人におすすめの記事です

• ナレッジ管理･共有を効率化したい方
• kintoneでナレッジ管理や共有を行いたい方
• ナレッジ管理･共有に使えるkintoneアプリを知りたい方

kintoneはナレッジ管理･共有にも活用できる！

kintone(キントーン)には、蓄積された情報からキーワードに沿って検索できる機能が備わっており、ナレッジ管理･共有が可能です。
全体検索はもちろん、範囲や期間等を限定した検索まで幅広く対応しています。

無料のサンプルアプリが多く用意されている他、自分たちでアプリを構築・カスタマイズすることもできるため、自社に合わせたナレッジ管理を実現できます。

たとえば、問い合わせ管理アプリは、対応履歴に基づく顧客対応のノウハウを共有できます。
あらかじめ統一した表記ルールで記録を蓄積すれば、より体系的なナレッジ管理が可能です。

kintoneでナレッジ管理･共有をするメリット

さまざまなナレッジ管理ツールがあるなかで、kintoneを使うメリットは2つあります。
とくにkintoneで社内データを管理されている企業さまは、大きなメリットを得られるでしょう。

社内情報とともにナレッジを一元管理できる

kintoneは、ナレッジを含め、顧客情報から問い合わせ履歴など、あらゆる社内情報を一元管理できます。
日頃から活用しているアプリのなかにナレッジが蓄積されるため、あらためて整理したり入力したりする必要がないのです。

もし、あらためてナレッジを整理したい場合も、すでに蓄積された社内情報をそのまま活用できます。
kintoneは外部ツールやシステムとの連携や、各種ファイルデータの統合も可能であるため、これから導入する場合も、簡単にナレッジベースを構築できます。

自社に最適化したナレッジベース･社内wikiを作成できる

kintoneアプリやサービスの活用、またはカスタマイズによって、業務の知識やノウハウをまとめたナレッジベースや社内wikiを作成できます。

kintoneで、自社に最適化されたナレッジベースや社内wikiを構築することで、より効率的なナレッジ管理･共有を実現できます。

kintoneでナレッジ管理･共有をする方法

kintoneでナレッジ管理･共有をする方法は、大きく分けて3つあります。
それぞれ難易度が異なるので、できる方法から試してみてください。

ナレッジベース･社内wikiのアプリを作成する

kintoneはノーコードでアプリを開発できるため、専門的な知識がなくてもナレッジ管理に特化したアプリを作成できます。

たとえば、ナレッジ管理アプリを作成し、「部門ごと」「業務ごと」などのカテゴリごとに管理することが可能です。
営業活動の記録をもとに、個人のノウハウを体系的にまとめて、人材育成に活用する方法もあります。

自社に合った最適なナレッジベースや社内wikiを作成･運用できれば、従業員が疑問を自己解決できるようになり、スキルアップスピードが向上するでしょう。
アプリの自作が難しい場合は、kintoneの専門家に相談することをおすすめします。

コムデックでは、企業さまのご要望に合わせて目の前でアプリを構築する「対面開発」を提供しています。
ナレッジベースや社内wikiの構築もサポートできますので、お気軽にご相談ください。

「kintone対面開発」サービスページはこちら

kintoneのスペース機能を活用する

kintoneのスペース機能は、シンプルなナレッジベースとして活用できます。
スペース機能とは、チーム単位でコミュニケーションをとったり、アプリを集約したりできる機能です。

たとえば「全社スペース」「営業スペース」というようにスペースを分けて、部門ごとにナレッジを管理･共有できます。
スペース内ではアプリのデータを管理できるため、既存アプリに蓄積したナレッジをあらためて入力し直す必要はありません。

また、話題ごとにスレッドを立てられるため、業務連絡とナレッジ共有を分けて管理することも可能です。
表記や投稿のルールを決めて運用すれば、検索をかけたときに必要な情報がこぼれ落ちる心配もありません。

kintoneのスペース機能については、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneのスペース機能とは？作成手順･活用方法を紹介

kintoneのサンプルアプリ･連携サービスを活用する

kintoneのサンプルアプリや連携サービスを活用すれば、簡単にナレッジの管理･共有ができます。
まずは、無料のアプリから試してみて、自社のニーズを満たせるかどうかを検討しましょう。

【FAQ】

kintone公式サイトより

FAQは、FAQ形式でよくある質問と回答を登録できるアプリです。
サンプルアプリであるため、無料で利用できます。

たとえば、FAQにカスタマーサポートの問い合わせでよくある質問を蓄積しておくと、オペレーターは応対をしながら疑問を自己解決できます。
経験が浅いオペレーターにつきっきりで指導しなくてもよくなるため、指導者の負担が軽減されるでしょう。

解決できなかった疑問をコメントで残しておき、あとで上司が回答するフローを構築しておけば、自然とナレッジが蓄積されます。

【kViewer】

kViewer(ケイビューワー)は、トヨクモ株式会社が提供する有料のkintoneサービスです。
kintoneのライセンスを保有していないメンバーにkintoneの情報を公開できます。

ナレッジは社外秘ですが、マニュアルなどはkintoneのライセンスを持たないFC(フランチャイズ)加盟店やパート･アルバイトにも共有したいはずです。
kViewerでビューと呼ばれるページを作成し、共有したいナレッジをまとめておけば、その部分だけ部外者にも公開できます。

社外メンバーにナレッジを共有したい場合におすすめのサービスです。

【Smart at AI for kintone Powered by GPT】

Smart at AI for kintone Powered by GPTは、M-SOLUTIONS株式会社が提供する有料サービスです。
代表的な生成AIであるChatGPTとの連携によって、kintoneのアプリ内の情報を基にテキストを作成できます。

「月別売上データのトレンド分析方法は？」のように、質問形式で検索をかけると、生成AIがkintoneの情報を基に回答してくれます。
kintoneに蓄積された社内情報を参照しているため、ナレッジの収集や検索に役立つでしょう。

kintoneでナレッジ管理･共有を行うポイント

kintoneでナレッジ管理･共有を行う際は、次の3つのポイントに留意すると、より効果的に運用できます。

情報の整理と構造化を行う

体系的なナレッジベースを作成するためには、情報の整理と構造化が必要です。

kintoneの検索機能を活用するのであれば、あらかじめカテゴリ分けなどの表記ルールを決めておくと、検索性を高められます。

アクセス権限を適切に設定する

ナレッジ管理において不用意な情報漏洩やセキュリティリスクを抑えるためには、アクセス権限を適切に設定･管理することが大切です。

たとえば、kintoneのグループ選択を活用して、アクセス権限を設定しましょう。
グループ選択は、あらかじめkintoneに登録されているグループを選択する入力欄を作成する機能です。
一般職員レベル、管理職レベル、役員レベル等、公開すべき情報の範囲を決めてナレッジ管理アプリに登録することで、アクセス権限をコントロールできます。

定期的にレビューを行う

ナレッジ管理では、定期的にレビューを実施し、情報の鮮度を保つことが大切です。
古い情報を更新したり、不要な情報を削除したりすることで、最新情報を得られるナレッジベースを構築しましょう。

kintoneでナレッジ管理･共有できる環境を構築しよう！

kintoneは、既存の機能やアプリ･サービスを活用することで、ナレッジを管理できます。
カスタマイズすれば、自社に合ったナレッジベースや社内wikiの作成も可能です。

まずは、無料のアプリやサービスで試してみて、カスタマイズが必要かどうかを確認してみましょう。
コムデックでは、お客さまのご要望やお悩みをお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を提供しています。
kintoneにおけるナレッジ管理･共有を実現したい企業さまは、お気軽にご相談ください。

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