kintoneの重要通知をLINE WORKSに表示して情報共有スピードが向上！｜SES企業 株式会社 FREE BRAINさまの事例
kintoneは、使い込むことでアプリや通知設定が増え、重要な通知が埋もれてしまいがちです。
「通知に気が付かずスルーしてしまった」「もっと早く通知に気づけたら、よりスピーディーに対応できたのに…」という経験がある企業さまもいらっしゃるでしょう。
そんな時、普段からコミュニケーションに利用しているチャットツールにkintoneの重要通知を送ることができれば、漏れなく迅速に情報共有が可能です。
kintone for LINE WORKSを活用すれば、この仕組みを簡単に導入できます。
今回は、指定した条件を満たすkintoneの重要通知のみをLINE WORKSに表示させることで、より迅速な情報共有とコミュニケーションを実現した株式会社 FREE BRAINさまの事例を紹介します。
「kintoneの重要通知を漏れなく把握したい」「kintoneの重要通知をチャットに飛ばしたい」という企業さまは是非ご覧ください。
目次
kintoneの重要通知が埋もれてしまう……LINE WORKSに共有したい！
株式会社 FREE BRAINさまは、エンジニアとビジネスをつなぐSES(システムエンジニアリングサービス)企業さまです。
システムの受託開発において必要とされるプロダクトマネージャーからプログラマーまで、適切なIT人材をアサインし、不足しがちなIT人材の確保をサポートされている他、エンジニアの独立やフリーランススタートアップを支援する「フリーランススタート支援」や、スキルと経験のある方向けの「ハイクラスエンジニア支援」などのサービスも提供しておられます。
株式会社 FREE BRAINさまは、kintone(キントーン)で各種業務や案件を管理しつつ、LINE WORKS(ラインワークス)を中心に日頃のコミュニケーションをとっています。
kintoneは使い込むほど通知が多くなり、「99+」と表示がされたまま利用されるケースが少なくありません。
この状態だと、重要な通知が埋もれてしまい「確認が漏れる」「いち早く対応できない」などの課題が生まれます。
株式会社 FREE BRAINさまでも同様の課題を抱えており、kintoneの重要通知を確実かつ迅速に把握したいと考えていました。
kintoneの重要通知をLINE WORKSにも送ることができれば、この課題を解消して対応速度を向上させられます。
LINE WORKSとは、メッセージアプリLINEのビジネス版です。
LINEと同じようにメッセージを送り合えるだけではなく、資料を保存･閲覧できるドライブやスケジュール管理ができるカレンダー、社内周知ができる掲示板など、ビジネスに必要な機能が豊富に搭載されています。
そんなkintoneとLINE WORKSの両方を活用している株式会社 FREE BRAINさまが導入を決めたのが、kintoneからLINE WORKSに様々な条件を指定して通知を送ることができるkintone for LINE WORKSでした。
どんな時にkintoneからLINE WORKSに通知する？kintone for LINE WORKSの活用例
kintone for LINE WORKS(キントーンフォーラインワークス)とは、kintoneで管理しているデータを通知としてLINE WORKSに送ることができる連携サービスです。
たとえば「kintoneに新たなレコードが登録されたとき」や「特定のステータスが更新されたとき」など、任意で通知タイミングを設定できます。
通知内容もカスタマイズできるので、条件に沿った重要情報のみをLINE WORKSに通知として送ることができる他、LINE WORKSからkintoneへデータを登録できる「チャット登録機能」もあります。
kintone for LINE WORKSの活用例や活用方法はこちらの記事で詳しく解説しています！
▼kintoneとLINE WORKSを連携！チャット連携で業務効率を向上させる方法とは｜kintone for LINE WORKS
kintone for LINE WORKSを活用することで、重要情報が確実かつ迅速に共有され、スピーディーな連携を実現できます。
ここからは、株式会社 FREE BRAINさまの事例をもとにkintone for LINE WORKSの活用例を紹介します。
kintoneの勤怠報告アプリへの新規登録をLINE WORKSに通知
株式会社 FREE BRAINさまのオフィスは都内にあるため、電車遅延に起因する勤怠対応が度々発生します。
そのため、電車遅延時はkintoneの勤怠報告アプリから遅刻の報告と証明書の提出を行うフローを構築して、連絡を効率化しています。
アプリにデータが新規登録されると通知されるように設定していましたが、通知が埋もれると把握が遅れてしまいます。
そこで今回は、勤怠報告アプリに新たなレコードが登録されるとLINE WORKSへ通知が飛ぶように設定して、LINE WORKS上で報告内容を把握できるようにしました。
設定画面の通知内容欄に記載されている4項目が、LINE WORKSで通知されるようになっています。
アプリに登録された内容が通知文面にすべて記載されているため、わざわざ勤怠報告アプリを開かなくても報告内容を把握可能です。
パソコンだけではなく、スマートフォンから勤怠報告アプリにレコードを登録しても同様の通知が届くため、従業員は電車遅延を確認したその場から報告ができます。
個別の電話やメッセージの送信が不要になり、勤怠報告と確認が効率化されます。
kintoneの受注管理アプリに新規登録した案件概要をLINE WORKSに通知
LINE WORKS連携を設定したのはこれだけではありません。
株式会社 FREE BRAINさまでは、新規成約時にkintoneの受注管理アプリに案件内容を登録しており、このアプリに新規登録があったタイミングでもLINE WORKSへ通知を送るように設定しました。
受注管理アプリとは、成約した案件の作業や進捗を管理するアプリです。
新規成約の決定にいち早く気づければ、スムーズな連携と対応を実現できます。
受注管理アプリに新たなレコードが登録されると、指定のLINE WORKSのグループにのみ通知が飛びます。
関係者のみで構成されるグループに通知することで、ほかのメンバーやチームの通知欄に余計な情報を表示せずに済みます。
なお、LINE WORKSへの通知内容は、kintoneのフィールドに記載されている内容であれば設定が可能です。
フィールドとは「営業担当者」や「成約日」など、レコードを構成する項目のことです。
今回は、重要フィールドのみをピックアップし、LINE WORKSへの通知文面から受注案件の概要をつかめるようにしました。
kintoneの重要情報をLINE WORKSに通知して情報共有を迅速化！
株式会社 FREE BRAINさまは、kintone for LINE WORKSを活用してkintoneの重要通知をLINE WORKSにも送ることで、確実かつ迅速に情報共有ができるようになりました。
レコードのフィールドのうち重要項目を選定してLINE WORKSの通知文面として表示しているため、わざわざkintoneのアプリを開かなくても概要を把握できます。
また、LINE WORKSを日頃のコミュニケーションツールとして活用してため、通知が来たタイミングで素早く関係者とチャットによる連携が可能です。
これにより、案件の進行スピードも向上しています。
kintone for LINE WORKSの通知設定で知っておきたいポイント
kintone for LINE WORKSでは、通知条件を設定する際、kintoneのクエリを用いることがあります。
クエリとは、SQLと呼ばれるデータベース言語で書かれる命令文(コード)のことです。
SQLの基本的な知識が求められるため、条件式の書き方に慣れるまでに少し時間がかかります。
しかし、マニュアルやサイボウズのドキュメントで詳細にクエリの書き方が解説されているため、これらを参考にすればそれほど難しくはありません。
また、LINE WORKSへの通知を増やしすぎると、かえって重要通知が埋もれてしまうおそれがあるため、通知するユーザーやグループを厳選するといった工夫が必要です。
kintone for LINE WORKSの通知機能を活用してさらなる業務効率化を目指す
株式会社 FREE BRAINさまは、kintone for LINE WORKSを活用してkintoneの重要通知をLINE WORKSにも送れるようになりました。
その結果、情報共有や連携のスピードが向上し、案件の進行を迅速化できています。
今後は、日付フィールドに基づくリマインド機能である「リマインダー通知」を利用して、さらなる業務の効率化を検討していくとのことです。
コムデックでは、スムーズな情報共有を実現する「kintone for LINE WORKS」を提供しています。
「kintoneの重要通知を確実に把握したい」「kintoneとLINE WORKSを連携して情報共有を迅速化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。
