SFAツールの効果的な使い方4選！活用するためのポイントも解説

SFAツールは営業活動を効率化したり、成約率を上げたりするための機能を搭載している営業支援システムです。
成約率を上げたい、もっと効率よく営業できるようにしたいという企業さまにはぜひ導入いただきたいツールですが、導入を検討している企業さまのなかには「どのように営業に活用できるのか具体的にイメージがわかない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、SFAツールの効果的な使い方を紹介します。
SFAツールを活用するポイントも解説しますので、SFAツールを導入し、売上アップを目指したい企業さまは、ぜひご覧ください。

この記事でわかること

• SFAツールの効果的な使い方
• SFAツールを活用するためのポイント

こんな人におすすめの記事です

• SFAツールの導入を検討している方
• SFAツールを短期間で効果的に運用し、売上アップを目指したい方

【基礎知識】SFAツールとは？

SFAツールとは、営業活動を支援するためのツールで、顧客情報や案件の進捗状況、営業担当者の行動などを管理･分析できます。
分析によって得られたノウハウや成績のよい営業担当者の動きを営業部門に共有することで、営業力が底上げされ、売上アップが見込めます。

また、見積書のような書類作成業務の自動化ができる機能を持つものもあるため、営業活動の効率化にもつながるでしょう。

SFAツールの特徴についてより詳しく知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。

▼SFAとは？導入のメリットと失敗しないためのポイントを解説

SFAツールの基本機能

SFAツールは基本機能として、顧客情報や案件･商談進捗、営業担当者の行動などを管理する機能を備えています。
顧客情報はもちろん、営業担当者の情報も管理できるので、データに基づく上司のアドバイスにより、営業スキル向上に期待できます。

また、スケジュール管理やAI機能、外部ツールとの連携機能など便利な機能がついているSFAツールもあるので、導入前にどのような機能があるか、その機能は自社では使うのかを確認することが重要です。

SFAツールの機能についてはこちらの記事で詳しく紹介しています！

▼SFAツールでできることは？基本機能から便利な機能まで10個紹介

SFAツールの効果的な使い方4選

SFAツールには様々な機能が搭載されていますが、その機能を活用した効果的な使い方を4つ紹介します。

外出先で情報の確認･入力を行う

SFAツールはリアルタイムで情報が更新されるので、外出中でも素早く確認できます。
スマホでの利用にも対応しているツールなら、商談する顧客情報や商談スケジュールを確認しやすく、最新情報をいつでも参照できるようになります。

営業担当者は外出していることがほとんどなので、スマホならすぐに取り出して確認でき、わざわざPCを立ち上げるより迅速な対応が可能です。

商談が終わった後、営業担当が入力･更新することで即座に追加情報をチーム全員に共有でき、日報を書くためだけに会社に戻る必要もないため、より効率的な営業活用が可能となります。

売上予測に活用する

SFAツールには、売上予測機能がついており、営業担当者が持っている商談の売上合計額や、会社全体の売上を予測できます。
案件の見込受注額を入力すれば全体の売上予測が数値化されるので、営業担当者は目標から逆算して「目標売上を達成するために○件受注する」という行動ベースの指標ができます。

また、数値化されることで目標の達成度が明確になり、営業担当者のモチベーション向上にもつながるでしょう。
売上予測から営業方針を変更したり、多くの売上が見込まれる場合は営業担当者を多めに配置したりするなど、適切な経営判断を迅速に行うことも可能になります。

書類作成の工数を削減して営業活動を効率化する

SFAツールに登録された情報を元に、書類作成の工数を削減して営業活動を効率化できます。
SFAツールでは、顧客データを一元化して管理できるのに加えて、例えば過去の案件の履歴等も集約されているため、他の資料から情報を探す手間を省くことが可能です。
見積書の作成機能も搭載しているSFAツールなら、資料作成にかかる工数も削減できます。

見積書を迅速に提示できれば、顧客からの信頼も高まり、成約率の向上にもつながるでしょう。
また、従来書類作成に使用していた時間を営業活動に充てることで、さらなる売上アップが見込めます。

他のツールと連携させる

SFAツールは単体でも十分効果を発揮しますが、連携することで営業以外の面でもメリットがあります。

たとえば、MAツールと連携すると、見込み顧客が商談フェーズに入った際に、データをSFAツールにそのまま引き継ぐことができます。
このように一貫した管理やスムーズな引き渡しによる業務効率化が見込めます。

また、SFAツールは会計ツールとも連携でき、見積･請求書の作成に自動で反映できます。
取引先や入金の情報も引き継げるため、部署間のやりとりの手間を減らせます。

SFAツールを効果的に活用する3つのポイント

SFAツールを導入する際、効果的に活用するためにやっておくべきことを解説します。

導入前に定着しやすい体制を整える

SFAツールを導入する前に、定着させるための体制を整えましょう。

たとえば、SFAツールの操作方法を学ぶ研修を設けることで、導入後すぐに現場で活用できます。
自社での研修が難しい場合は、導入したSFAツールのベンダーや、伴走支援を実施している企業に任せることも効果的です。

また、実際に運用を開始してから疑問に思う部分も出てくるので、導入時だけではなく継続的に研修やサポートの機会があると安心です。

入力方法･内容を簡素化する

SFAツールを利用する際は、入力方法や内容を簡素化させましょう。

たとえば、営業チームは顧客情報や売上を毎日入力するので、入力項目･自由記述が多いと負担が大きくなり、かえって効率が落ちてしまう可能性があります。

定着するまでは、顧客情報や営業担当者情報、案件情報などの入力必須項目のみに絞りましょう。
また、記述ではなく選択式にしておくと、データ集計時に正確に計算できるのでおすすめです。

SFAツールの扱いに慣れてきたら、少しずつ入力項目を増やすことで負担なく詳細情報を収集できます。

KPIを設定し、分析･改善を行う

KPIを設定することで、データ分析の質が向上します。
KPIの入力項目は「行動指標」「成果指標」の2つに分けて設定するのがおすすめです。

行動指標とは、KPIを達成するためにどれくらい行動したかを表す指標です。
一方で、成果指標とは、行動した数の中でどれくらい成果を上げたのかを表します。

KPIを分析することで、営業担当者の状況を行動軸･成果軸の2軸から判断でき、どこを改善したらよいかわかりやすくなるので、的確なフィードバックが可能です。
担当者の営業スキルの底上げにもなるため、結果的に営業部の売上アップにつながります。

SFAツールの分析については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

▼SFAによるデータ分析手法7選！重要な理由とポイントも解説

SFAツールを効果的に使いたいならkintoneがおすすめ！

SFAツールを導入するだけでは成果につながらないので、どのように活用するかを想定しておくのがおすすめです。
導入前に効果的な使い方を頭に入れて、着実に結果を出せる体制でSFAツールを選定しましょう。

SFAツールを導入するのであれば、kintone(キントーン)が非常におすすめです。
SFA機能を自分たちで構築できるので、機能の取捨選択ができ、自社の業務フローに合わせた運用が可能となります。

また、SFA以外にもデータ分析やKPIの管理など、効果的な機能を追加でき、他ツールとの連携も可能なので、カスタマイズ性の高いツールといえます。

コムデックではkintoneの導入･運用支援を行っています。
「kintoneをSFAツールとして活用し、効果を出したい」という企業さまはお気軽にご相談ください。