クラウドサービスを活用した働く環境・仕事の進め方｜IoT・ICTハンズオン講座[後編]

2019年11月に開催された三重県主催IoT・ICTハンズオン講座にて、コムデックから「いま中小企業に必要なIT活用とは」と題してプレゼンを行いました。
本記事では、前・後編に分けてお伝えします！

【前編記事】クラウドサービスを活用した働く環境・仕事の進め方｜IoT・ICTハンズオン講座はこちら

IoT・ICTハンズオン講座は、県内中小企業のIoT・ICT導入に向けた機運を醸成し、利活用の促進、産業活性化を目的として開催されました。
既に県内にて IoT・ICT活用を進めている複数の企業・団体が講師としてプレゼンを行い、プレゼン終了後は参加者も交えて、中小企業のIoT・ICT活用について意見交換を行いました。開催の記録などは下記URLからご覧いただけます。

IoT・ICTハンズオン講座公式ページ https://www.mie-iot.com/

コムデックの講座の後編では、「クラウドサービスを活用した働く環境・仕事の進め方」について、コムデックの実際の事例も交えながらお伝えしました。

コムデックのIT活用事例

後編はコムデックのIT活用事例からご紹介をしていきます。

クラウド活用前(当時)、コムデックでは「その人がいないと分からない」「その場所でしか分からない」といった属人化・場所依存状態が課題となっていました。そこで、複数のクラウドサービスを活用することで課題解決を進めていきました。

Evernote

まず最初に取り組み始めたのは、生産業務(顧客開拓～納品～リピーター化まで)に関するあらゆる情報を、とにかくEvernoteに保存していく、ということでした。

▼Evernote(エバーノート)について詳しく見る。

Evernote活用のポイントは
「情報をチーム(会社)のものであるという風土を作ること」
「情報はリアルタイム性を重視(多少の誤字脱字は気にしない)」
「紙でもらった情報もEvernoteに保存」
「とにかくEvernoteに情報を保存していく」
…という点です。

こうして、Evernoteさえみれば生産業務に関わる情報(ほかのスタッフが保存した情報も含めて)を網羅できるため、「会社に来て担当者に確認するよりも、Evernoteを見た方が早い」というように、脱属人化・脱場所依存状態を作り出すことが出来ました。

しかし、Evernoteだけでは解決できない課題もありました。
それは、「大容量のデータ管理、フォルダ形式での管理、Excel管理」でした。
この点を克服するために…

Dropbox

大容量データ、エクセルファイルはDropboxに保存するようにしました。

▼Dropbox(ドロップボックス)について詳しく見る。

EvernoteとDropboxを使い分けるポイントは、
Evernoteには「アイデアやノウハウ」「文字/写真など組み合わせて保存したい情報」を保存
Dropoboxには「大容量ファイル」「フォルダ形式で管理したいファイル」を保存する
ということです。

Evernote、Dropboxの使い分けにより、データを共有＆蓄積が出来るようになりました。
しかし、蓄積したデータを活用し、「問い合わせの多い商品を分析する」「過去の日報、対応履歴を振り返って改善につなげる」といった、評価＆改善活動はスムーズに行えない状況でした。

そこで…

kintone

評価＆改善活動(PDCAサイクルを回す)をスムーズに行うために、構造化データの管理を得意とするkintoneを活用し始めました。

EvernoteとDropboxには記録・共有が最優先の情報(企画/手順/打合せメモ/写真/動画など)を蓄積し
kintoneにはデータベース化して集計・分析し、改善していきたい情報(顧客管理/対応履歴/納期管理/アンケート/タスク管理等)を蓄積する、という使い分けが効果的です。

kintoneに蓄積した情報をグラフ・表化して、状況や状態を判断(どの商品に対する問い合わせが多い？など)し、正確な意思決定を素早く行う(問い合わせの多い商品の対策を優先的に考える、など)ことが出来るようになります。

kintoneに蓄積した情報を、電話着信時にPC画面やタブレットに表示させることで、 顧客の担当者ではないスタッフが対応した際にも、 電話相手の「お名前」「契約内容」「よく注文いただく商品」などを把握したうえで、丁寧な電話対応が出来るようになります。

▼カイクラ(旧サービス名：シンカCTI)について詳しく見る。

生産業務効率をアップさせる複数クラウドの使い分けをまとめると、スライドの通りです。

KING OF TIME

生産業務の効率化だけでなく、間接業務の効率化にも取り組みました。
もともとはタイムカードを作成・配布し、従業員は会社に設置しているタイムレコーダーで打刻、都度の申請は紙で行っており、月々の集計はベテラン担当者が丁寧に1件1件判断しながら作業を進める…という状況でした。

そこで、クラウド勤怠管理サービスKING OF TIMEを導入しました。
KING OF TIMEであれば、様々な打刻機器(PCや、タイムレコーダー、スマートフォンなど)で社内外で打刻が可能となります。

▼KING OF TIME(キングオブタイム)について詳しく見る。

残業や有休休暇の申請・承認もスマートフォンでいつでもどこでも対応が出来ます。

従業員の出退勤打刻は、リアルタイムに自動集計されます。

働き方改革関連法案対策として、残業45時間規制、有休休暇もKING OF TIME上で一元的に管理することができます。

KING OF TIME(キングオブタイムで集計されたデータは、Money Fowardクラウド給与にボタン一つで反映されるため、給与システムへの手入力作業が削減されます。

クラウドサービスを活用した働く環境・仕事の進め方

ここからは、クラウドサービスを活用した実際の働く環境・仕事の進め方について、ご紹介をしていきます。

スタッフ全員モバイルPCを支給し、デスクで仕事をする際は、マルチ(複数)モニターに接続して、モニターに複数のクラウドサービスを表示させて仕事をします。
紙資料は属人化の元であるため、すぐにデータ化してクラウド上で共有できるよう、スキャナを社内の複数個所に設置しています。

お客様からお電話をいただいた際には、カイクラ(シンカCTI)画面を確認しながら、「田中社長！いつもありがとうございます」と真っ先にお名前を呼び、応対します。

電話を引き継ぐ担当が社内不在の場合は、LINE WORKSのスケジュールをマルチモニターで確認しながら、「あいにく午前中は外出の為、午後、折り返し連絡をいたします！」と回答をします。

お客様からいただいたお問合せは、社外にいる担当者や関係者が含まれた「電話連絡用チャットルーム」に連絡します。
LINE WORKSであれば、「誰が見ていて誰が見ていないか」既読状況も確認できるため、担当が見ていない場合は…

代わりの担当者が状況に合わせて「私対応しますよ！」と連携することも容易に可能です。

代わりに対応する担当者は、Evernoteに蓄積されている過去の対応履歴を確認しながら、経緯も含めて把握したうえで対応することが出来ます。

コムデックで活用してみて効果の出た活用方法を、県内の企業にも啓蒙するようにしています。この数年で県内のIT活用企業は増加傾向にあります。

クラウドは導入してからがスタート！使いこなすための活動

クラウドは導入して「完了」ではなく、導入してからが「スタート」です。
クラウド導入後、クラウドを使いこなし、定着させていくために必要な活動について紹介をしていきます。

例えば…社外勉強会についてご紹介します。

自社のクラウド活用状況を振り返り、今後取り組むべき活動について、担当者同士の意見交換を交えながら考えます。
意見交換を通じて、気づきや学びを得ることが出来、担当者のモチベーションアップにもつなげることが出来ます。

事前にワークシート(自社の取組、効果、今後の課題、他社への質問)を記入しておくことで、意見交換会をより充実させることが出来ます。

勉強会では、IT活用＆お勧めクラウド情報についてもお伝えをしています。

意見交換会で得られた新たな気づきや学びを、勉強会の場でPlan(目標)・Do(実行)シートに記入し、自社に持ち帰り実践へとつなげます。

クラウド担当者勉強会のレポート記事はこちらから

勉強会では、クラウド活用始めたて～3年目、4年目の経験豊富な企業まで様々な企業の担当者が集まります。
そんな勉強会を通じて分かったことは、「クラウド活用のステージごとにデータの集め方を変えることが重要」であるということです。

クラウドサービス導入ステージでは、とにかく入力のしやすさを優先し、入力項目も簡素化させます。
「こまめに」「最新の情報」を集めることを重視します。

データ蓄積に慣れてきたら、業務に関する正確な意思決定を素早く行うために必要な情報を集めること(全体最適化)を重視します。

データが蓄積されてきて、大事な情報はクラウドからすぐにアクセスできる状態が出来上がり、仕事の効率が上がってきたら、自社の業務価値をさらに高める情報を集めることを重視します。

まとめ「いま中小企業に必要なITとは」

デジタル活用は目的ではなく手段です。
「問題」を見定めたうえで、どのようなツール・技術を使って解決するか、という手順が重要です。
初手として有効なのは「仕事の流れを見直す」ことです。

クラウド＆スマートフォンを活用することで、圧倒的なビジネス・スピードを手に入れることができます。(PCだけでは、いつでもどこでも迅速に活用することは出来ません)
大事な情報、最新の情報が常にクラウドにアップされている状態であれば、迅速な意思決定が可能となり、行動・戦略を変化に応じてアップデートさせることが可能となります。

仕事はチーム戦、記録を重視する、連絡方法はチャットをメインとする、ツール(IT)は使いこなす・改良し続ける、そのためには内製化が重要…といったように、IT活用を前提とした文化/価値観へのアップデートが重要です。

なぜ中小企業にとってIT活用が必要なのか。それは、「会社の価値を上げる」為です。
業務の価値を高めるために必要な情報をクラウドに蓄積していき、次の収益にどのように結び付けていくか、ということが重要です。

以上、IoT・ICTハンズオン講座の後編記事でした！