kintoneで社労士の給与計算管理業務を効率化｜社労士事務所 アステージ社労士･行政書士事務所さまの開発事例

社労士さまは、複数の顧問先の給与計算業務や社会保険手続きなどを請け負っているため、タスク管理や進捗管理に苦労されているのではないでしょうか？

もし今エクセルやスプレッドシートを使って進捗管理・タスク管理を行っているのなら、kintoneを活用した社労士 業務改善パッケージを導入することで社労士さまが抱える大量のタスクを可視化･整理し、業務の効率化を目指せます。

今回ご紹介するのは、社労士業務改善パッケージを導入し、krewSheetでカスタマイズすることで、エクセルと同じような見た目と操作性をもつ給与計算管理簿をkintone上で利用できるようになったアステージ社労士･行政書士事務所さまの事例です。

現在、エクセルで顧問先の給与計算管理業務を行っている社労士さま、業務のタスクや進捗管理に手間と時間がかかり困っている社労士さまは、是非ご覧ください。

kintoneを使って理想の社労士･行政書士用給与計算管理簿を作成したい！

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、介護事業開業サポートセンターを運営しており、介護･福祉事業の開業を目指す人やすでに開業している人を対象に、必要な手続き･申請をサポートしています。
近畿圏の企業さまのサポートを中心に、介護･福祉だけでなく医療関係の人事労務管理も請け負っているのが特徴です。

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、複数の顧問先の給与計算業務を代行しており、その進捗管理をエクセルを活用して行っていました。
給与の支払い人数や締日、支払日は各顧問先毎に異なるため、エクセルで一覧表にして管理できると都合がよかったためです。

エクセルでは、新しい月の進捗管理を始める場合、既存のファイルをコピーし、先月のデータを削除しなければなりません。
また、ファイルを同時編集することが難しいため、他の人の業務が終わるのを待ってから作業する必要があり、リアルタイムで情報更新できない状況でした。

社労士 業務改善パッケージパッケージを導入してタスクを自動作成

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、まずは「同時編集できない」「毎月手動で管理簿を作成する必要がある」という課題を解決するため、「社労士 業務改善パッケージ」を導入しました。

社労士 業務改善パッケージは、各種社会保険手続きや給与管理に伴うタスク全般の管理を効率化し、社労士さまが抱える業務課題を解決できる機能をまとめたパッケージです。

kintone(キントーン)がベースになっているためクラウド上で業務を管理でき、複数人の同時編集やリアルタイム更新を実現できます。

パッケージには、指定したスケジュールや条件に合わせてデータを自動集計できるkintoneプラグインkrewData(クルーデータ)も含まれており、krewDataによって顧問先毎に毎月の給与計算タスクが自動生成されるためタスク管理の手間を削減できます。
また、期日に応じてリマインダー通知も届くので、タスクの抜け漏れの心配もありません。
業務改善パッケージの導入により、アステージ社労士･行政書士事務所さまは、エクセルでは手作業で行っていた給与計算管理簿の作成を自動化することができました。

kintoneプラグインkrewSheetの導入で社労士･行政書士用給与計算管理簿の利便性アップ！エクセルとkintoneのいいところ取りを実現

社労士 業務改善パッケージの導入によって業務の効率化は見えてきましたが、kintoneの標準機能ではエクセルのように「一覧画面上での編集」を行うことはできず、都度「データの詳細画面」に入って編集ボタンを押して……という手順を踏む必要があります。
ちょっとしたことですが、エクセルに慣れていると結構な手間に感じる部分です。
そこで、アステージ社労士･行政書士事務所さまは、krewSheet(クルーシート)を導入することで、エクセルの操作感をkintoneに取り入れ、給与計算管理簿の利便性向上を図りました。

こちらはkintoneの標準機能で作成した給与計算管理簿の一覧画面です。

複数の顧問先の手続き状況が可視化されており、問題なく見えるかもしれませんが、データを編集する際は右端の鉛筆マークをクリックしてから、1レコードずつ編集し、保存ボタンを押さなければなりません。

一覧上に表示されていない情報も編集したい場合には、画面左側のメモのアイコンをクリックして、レコード詳細画面に入らなければ編集することができません。
一覧上に表示する情報は自由に設定できますが、「編集」という点においてはエクセルよりも手間がかかってしまうのです。

アステージ社労士･行政書士事務所さまにとって、エクセルのように使えることは大切なポイントであったため、エクセルとkintoneのいいところ取りをするためにkrewSheetを導入することにしました。

krewSheetは、エクセルのような見た目と操作感で編集できる一覧表を作成するkintoneのプラグインです。
krewSheetには、SheetモードとXrossモードの2種類があり、業務に合わせて使い分けることができます。

こちらの画像は、krewSheetのSheetモードを活用した給与計算管理簿です。
kintoneの標準機能で作成した一覧表と比較して、1レコードずつ詳細画面へ遷移しなくても編集できるようになっています。

krewSheetの導入によってできるようになったこと

krewSheetを導入したことで、エクセルと同じように以下の操作が一覧表上でできるようになりました。

• コピー＆ペースト
• 複数セルの一括編集
• ウインドウ枠の固定

給与支払い日を昇順で並び替えられるようになったことはもちろん、条件書式を設定することによって支払日ごとに色分けし、タスクの優先度を直感的につかめるようになりました。

また、給与計算管理情報だけでなく、kintoneの他アプリに登録されている付随情報も一覧画面上から確認できるようになりました。
たとえば、顧問先の今月入社した従業員など、給与計算の際に確認したい情報を詳細画面に飛ばず一覧表上で閲覧できます。

kintoneプラグインkrewSheetを追加して社労士･行政書士用給与計算管理簿を作成したメリット

アステージ社労士･行政書士事務所さまは、kintoneにkrewSheetを追加したことで、エクセルと同じように操作できる給与計算管理簿を作成できました。

kintoneの標準機能だけでは叶わなかったエクセルライクの利便性を維持できたことに加えて、管理作業の工数削減も実現しています。

また、krewSheetは複数のアプリに対して設定することができるため、給与計算業務に関連するデータだけでなく、他アプリに対しても同様にエクセルのような操作感を実装することができます。
これにより、アステージ社労士･行政書士事務所さま全体のkintone上で行う作業の入力効率が上がりました。

アステージ社労士･行政書士事務所さまが望む理想の給与管理簿を作成するためには、一覧表に盛り込みたい管理項目や一覧表上で閲覧したい付随情報の内容、そして付随情報をどこからもってくるのかを確認して構築していく必要がありましたが、細かなヒアリングに対応していただいたおかげで、理想通りの給与管理簿を実現することができました。

ただし、krewSheetでは、セルごとのフォントや書式設定、一覧画面上での関数の入力はできないため、完全にエクセルと同じ操作ができるわけではない点には注意が必要です。

kintoneでお客さまとの連携を目指して連携サービスを導入したい

アステージ社労士･行政書士事務所さまの事例では「社労士 業務改善パッケージ」を導入することで、kintoneを活用しクラウド上で業務を進められるようになりました。
これにより、従来のエクセルでは難しかった同時編集やリアルタイム更新を実現しました。

ただし、kintoneの標準機能の一覧表はエクセルのように操作できないため、詳細画面への遷移が必要な点が不便でした。

そこで、krewSheetを追加することで、一覧表にエクセルのような見た目と操作性をプラスし、kintoneとエクセルのよさを集めた給与計算管理簿を作成したのです。

今後は、顧問先に給与管理状況やタスク状況を可視化、共有するため、外部共有の連携サービス導入を考えられているとのことです。
kintone内の情報を外部共有できる環境が実現すれば、顧問先から委託されている業務の進行状況が見えるようになり、顧問先も安心できるでしょう。

コムデックでは、社労士さまが抱える業務課題を解決できる「社労士 業務改善パッケージ」をご提供しております。
タスク管理や業務を整理し、効率化したい社労士さまは、お気軽にお問い合わせください。