kintone×Microsoft Teamsの連携で重要通知を漏らさずキャッチ！指定条件下のみ通知が可能に｜不動産管理業 株式会社スマイルサポートさまのアプリ開発事例

Microsoft Teamsは、チャットや通話、ビデオ会議など社内でのコミュニケーションを一元化できるツールです。
最近は社内の情報管理はkintone、コミュニケーションはMicrosoft Teamsでおこなっているという企業さまも少なくありません。

Microsoft Teamsとkintoneを併用している企業さまのなかには、埋もれてしまいがちなkintone上の通知をMicrosoft Teamsに表示させることで、漏れなく通知を確認したい企業さまも多いのではないでしょうか？

今回ご紹介するのは、kintoneとMicrosoft Teamsを連携し、重要な通知をMicrosoft Teamsに送ることで、タスクを漏らさず管理できるようにした事例です。
kintone上の通知が99+になってしまう企業様や、通知の見逃しを防ぎたい企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneで作業した内容を特定の条件下でMicrosoft Teamsに通知させたい！

株式会社スマイルサポートさまは、茨城県つくば市を中心に不動産管理業を展開する一誠商事さまのグループ会社です。
主に賃貸保証事業とリフォーム事業を2つの軸とし、街の人々に快適な住まいと暮らしを提供しています。

株式会社スマイルサポートさまは、以前よりkintone(キントーン)を活用していましたが、kintoneの通知量が多く、重要な通知を見逃してしまうことに課題を感じていました。

kintoneの通知機能は、条件に応じた通知を簡単に設定ができる一方、通知量が多くなってしまいがちです。
通知の中には業務を進めるうえであまり重要ではない通知も多々含まれており、ひとつひとつ確認していると業務に差し支えます。
しかし、チェックを怠り重要な通知を見逃してしまうと、プロジェクトの進行に支障が出てしまうのがネックでした。

kintoneの通知のなかでも業務に関わる重要な通知を見逃さないために、指定条件に沿った通知のみを社内のコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsの複数グループに表示できないかと考えた株式会社スマイルサポートさま。

具体的にMicrosoft Teamsに通知したい情報は、プロジェクトのステータスが変更された際の担当者やグループへの通知です。
ステータス更新をMicrosoft Teamsに通知できれば、ステータスの変更を確認するためにkintoneの通知欄をチェックする時間と手間が削減され、プロジェクトをスムーズに進められます。

プラグインでは運用に合わない？既存の連携システムを応用

株式会社スマイルサポートさまの「特定の条件を満たしたときにのみ、kintoneの内容をMicrosoft Teamsの複数グループへ通知したい」というニーズを満たす方法として、簡単なものからご提案しました。

まずは、JavaScriptカスタマイズによってkintone上で機能を拡張する、以下の記事でご紹介している方法です。
▼kintoneとMicrosoftTeamsを連携させてチャットで通知を送ろう！設定方法を詳しく解説

ところがこの方法では、株式会社スマイルサポートさまのニーズを十分に満たせないことがわかりました。
その他にも、導入しやすい既存プラグインもご提案しましたが、思い描く運用方法にマッチするものがありませんでした。

そこで、既にコムデックからリリースしているkintoneとLINE WORKSの連携システムの仕組みを応用することで、kintoneからMicrosoft Teamsへも通知を送れないかと考えました。

kintone for LINE WORKSは、kintoneで管理しているデータをもとに、LINE WORKSの任意のグループやアカウントに通知を送信できるシステムです。
たとえば「kintone上で日報が登録されなかったとき、LINE WORKSで上長へ通知」というように、指定条件下で通知ができます。

kintone×Microsoft Teamsの連携アプリを開発！指定条件下で複数チームへ通知する機能を実装成功

kintone for LINE WORKSの仕組みを応用し、実際に株式会社スマイルサポートさまで開発したアプリがこちらです。

こちらの画面で各種項目を設定すると、設定したタイミングと条件にしたがってMicrosoft Teamsに通知を送ることができます。
あらかじめ通知を表示したいグループや担当者を設定しておくことで、一度に複数の宛先へ通知することが可能です。
これにより、kintoneに表示されていた大量の通知を一つひとつ確認することなく、漏れなくタスクを把握できるようになりました。

kintoneの通知はアプリごとの設定画面で登録する必要がありますが、Microsoft Teams連携アプリなら全ての通知設定を一か所で確認できるため、メンテナンスも簡単です。

（クリックで拡大）

kintone×Microsoft Teamsを連携する3つのメリット

テスト運用をしていただく中で、kintoneとMicrosoft Teamsを連携すると次の3つのメリットが得られることがわかりました。

1つ目のメリットは、通知に気づきやすくなったことです。
見逃すと困る重要な通知が、日頃よく使っているMicrosoft Teamsに表示されるようになり、漏れなくタスクを遂行できるようになりました。

2つ目のメリットは、アプリ化によって設定変更が容易になったことです。
従来の通知設定はアプリの設定画面で行う必要がありましたが、今回のカスタマイズは連携アプリのレコードとして通知設定を登録する仕組みのため、株式会社スマイルサポートさま自身で既存設定の解除や新たに通知が必要な内容を設定できるようになっています。

3つ目のメリットは、今後もアプリのカスタマイズが可能なことです。
今回は、プラグインではなくJavaScriptカスタマイズによるアプリという形で機能を追加しました。
プラグインよりも柔軟にカスタマイズできるため、要望に応じて柔軟に機能を拡張できます。
そのため、株式会社スマイルサポートさまが思い描くオリジナルの運用が実現できるのです。

ただし、新たに機能を追加するためには、JavaScript対応が可能なエンジニアへの依頼が必要なため、既存プラグインの導入よりも費用がかかる点がデメリットです。

そのため、kintoneとMicrosoft Teamsの連携アプリを実運用するなかで、作業効率がどれくらい改善されたかを調査し、開発費用と照合しながら費用対効果を検証する必要があります。

カスタマイズ性の高いkintone×Microsoft Teamsの連携アプリの活用で業務効率化を継続

kintoneとMicrosoft Teamsの連携アプリの開発によって、株式会社スマイルサポートさまの「指定条件に沿った重要な通知のみをMicrosoft Teamsの複数グループに表示したい」というニーズを実現することができました。
株式会社スマイルサポートさまでは現在これらの連携アプリをテスト運用しており、これから実運用に向けて環境を整えていく予定です。
以前は埋もれてしまっていた重要な通知が漏れなく確認できるようになり、今後はプロジェクトをスムーズに進行できるでしょう。

株式会社コムデックでは、kintoneを通じて業務課題を解決したいお客さまの要望をお聞きし、目の前でアプリを構築する「対面開発」を承っております。
自社で思い描く運用を実現できるかどうか知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。