kintone×Googleカレンダー連携でスケジュールを一元管理｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例
業務に関するスケジュールと業務外のスケジュールを確認したいと思ったとき、「業務のスケジュールは会社で使っているシステムで管理」「プライベートの予定は自分のスマホアプリで管理」というように、管理方法が異なる場合にはそれぞれの画面を開いて確認する必要があります。
二つのスケジュール管理ツールを見比べながら予定を調整するのはなかなか手間のかかる作業ですし、複数の画面を並べられるPC画面ならまだしもスマホの場合には都度表示する画面を切り替えなくてはならず余計に面倒さを感じている方も多いのではないでしょうか？
今回ご紹介するのは、「業務のスケジュールはkintoneで管理」しており、「プライベートの予定はGoogleカレンダーで管理」をしていた社長が、「仕事の予定もプライベートの予定もどちらかの一画面で確認できるようにしたい」と考え、プラグインで解決に導いた事例です。
プラグインを使って両者を連携･同期させることで、ひとつのツールで業務とプライベート両方の予定を管理することが可能となります。
「案件の情報はkintoneで管理して、それに紐づく予定はGoogleカレンダーで管理したい」といったケースにも応用できるアプリ開発事例となっていますので、Googleカレンダーとkintoneを利用されている方は是非ご覧ください！
目次
複数ツールによるスケジュール管理は予定調整が面倒…kintoneに登録されている予定をGoogleカレンダーで見たい！
株式会社クレーンメンテ広島さまは、広島県東広島市に本社を構えるクレーン設置･点検業の企業さまです。
「作業に影響の出る突発修理ゼロ」を目指し、天井クレーンやホイストのトータルソリューションを提供しています。
株式会社クレーンメンテ広島さまでは、定期的に発生するメンテナンス予定をkintoneで管理しており、それらの予定は顧客管理の情報を元に自動的に一括登録される仕組みとなっていました。
kintone(キントーン)では、カレンダーPlusプラグインを使うことで以下のような見やすいカレンダーを実現できます。
スケジュールの自動登録事例についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneでスケジュールを自動登録！メンテナンスの日程調整も簡単に｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例
株式会社クレーンメンテ広島さまの鳴谷社長は、業務に関するカレンダーは案件と紐づけができるkintone、業務外の予定は個人のGoogleカレンダー、というように予定の種類に応じて別々のツールで管理しており、「特定の日の予定を業務･業務外合わせて確認したい」「別の予定を入れるために業務･業務外両方の予定を調整したい」といったシーンでは、ツールが分かれていると予定調整の手間が生じていました。
「業務用のカレンダーを確認して問題なかったため予定を入れたところ、業務外の予定とブッキングしてしまった」という問題も発生しており、両方の予定を一元管理する必要性を感じていました。
株式会社クレーンメンテ広島さまでは、すでに社内業務でkintoneを導入されているため「業務に関する部分はkintoneで管理したい」と考える一方で、「普段使いも含めるとGoogleカレンダーのほうが使い勝手が良い」というのが本音です。
業務の予定をGoogleカレンダーに転記すれば済む話ですが、日々追加･変更されていく予定を手動で転記するのは現実的ではありません。
同様に、「Googleカレンダーをやめてkintoneだけでスケジュールを管理すれば良い」という解決方法についても、使い勝手を考えると逆に利便性が下がってしまう恐れがありました。
両方のツールを使い分けつつ、二重入力無しで予定を一元管理するためにはどちらかの予定をどちらかに自動で連携する必要があります。
そこで、株式会社クレーンメンテ広島が採用したのが「kintoneとGoogleカレンダーの連携アプリを作成して、スケジュールを同期する」という方法です。
kintone×Googleカレンダー連携でスケジュール管理を一元化する方法
kintone×Googleカレンダー連携でスケジュール管理を一元化する方法は以下の通りです。
- kintoneでアプリを用意する
- GoogleカレンダーのAPIキーとカレンダーIDを取得する
- Googleカレンダー連携プラグインを用意する
- kintoneとGoogleカレンダーを連携する
株式会社クレーンメンテ広島さまの場合は、業務のスケジュール管理に使用しているメンテナンス予定管理アプリをもとに、Googleカレンダー連携アプリを作成しました。
今回の連携に利用するプラグインは、TIS社の「Googleカレンダー連携プラグイン」です。
kintoneで登録した予定をGoogleカレンダーに反映したり、その逆でGoogleカレンダーで登録した予定をkintoneに反映することができます。
Googleカレンダーとの連携設定方法についてはこちらの記事で詳しく紹介しています！
▼kintoneとGoogleカレンダーを同期させるメリットとは？便利な連携プラグインも紹介
Googleカレンダー連携プラグインを設定することで、kintoneとGoogleカレンダーをボタン一つで連携することができます。
ただし、GoogleカレンダーのイベントIDが正しく連携されていないとボタンを押すたびに同じ予定が追加されてしまいますので注意が必要です。
krewDataでデータを転記して手間のかかる二重入力を削減！
kintoneとGoogleカレンダーを連携したことで、連携用のアプリに登録された業務スケジュールをGoogleカレンダーに自動的に転記できるようになりました。
しかしこのままでは、連携用のアプリに業務スケジュールを登録する必要があるため、当初挙げていた「二重入力をしたくない…」という課題が解決できません。
そこで、連携用のアプリに対して自動的に業務スケジュールを転記するため、krewData(クルーデータ)を活用。
krewDataは、kintoneアプリのデータを集計･加工･アプリ間結合ができる有料プラグインです。
krewDataでメンテナンス予定のデータをGoogleカレンダー連携用のアプリに転記すれば、スケジュールの二重入力を削減できます。
業務内の従業員のみにスケジュールを共有したい…kintoneレコードの権限設定で閲覧者を制限！
業務外の予定はあくまで社長の個人的な予定になるため、Googleカレンダーの予定をkintoneに同期するとしても社長以外は見られないようにする必要があります。
この点については、kintone標準機能であるレコードの権限設定で閲覧者を制限可能です。
メンテナンス予定管理に「業務外の予定だったときに自動でチェックを入れる項目(社長予定)」を追加して、レコードの権限設定で閲覧者を制限しています。
これで、業務外の予定は社長にだけ表示されるようになります。
kintoneとGoogleカレンダーを連携した効果･メリットとは？
kintoneとGoogleカレンダーを連携させた株式会社クレーンメンテ広島さまでは、ワンクリックで業務外の予定を管理しているGoogleカレンダーとkintoneで管理している業務カレンダーの予定が同期されることでスケジュール調整が容易になりました。
転記の手間もなく、転記漏れも発生しないためダブルブッキングのリスクを未然に防ぐことができます。
kintoneとGoogleカレンダーを連携させることで、「kintoneで顧客に紐づく予定」を管理しつつ、「Googleカレンダーの使い勝手」はそのままといういいとこどりの運用が可能です。
「kintoneを使ってはいるけれど、スケジュールは使い慣れたGoogleカレンダーで行いたい」とお考えの企業さまにはおすすめの連携となります。
kintone×Googleカレンダー連携でスケジュール管理を効率化しよう！
スケジュール管理は業務をスムーズに進めるうえで必要不可欠です。
今は社内のスケジュール共有を行うためのツールがいくつも出ていますが、kintoneなら単なるスケジュール管理ではなく、顧客情報や案件情報に紐づけたスケジュール管理が可能となります。
さらにkintoneとGoogleカレンダーを連携させれば、Googleカレンダー上でもkintone内のスケジュールを確認でき、効率的にスケジュールの確認･調整ができます。
「kintoneで案件管理やそれに紐づくスケジュールも管理したいけれど、スケジュール管理と言う点だけならGoogleカレンダーを使いたい」という企業さまは、ぜひkintoneとGoogleカレンダーの連携を検討してみてください。
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