kintoneからLINE WORKSに通知を送信！受注や入金をリアルタイムで通知｜総合建設業　株式会社アイケーディさまのkintone for LINE WORKS導入事例

kintoneの各種通知は、アプリのポータルや通知ページ、スマートフォンアプリからの通知、メールなどで確認できます。
ただこの通知、見逃してしまうことも多く、量が増えれば増えるほど気が付きにくいという声も。

今回は、普段から社内のコミュニケーションに利用しているチャットツールの「LINE WORKS」にkintoneからの通知を飛ばせるアプリを導入し、リアルタイムかつわかりやすい通知を実現した建設業の企業さまの事例をご紹介します！

▼kintone for LINE WORKSについての動画はこちら！

きっかけは「ちょっと便利になるかも」kintoneの社内浸透に役立てたい

株式会社アイケーディさまは、1949年から長きにわたり三重県で総合建設業を営んでおられる企業さまです。
地域の方々の暮らしに寄り添いながら、幅広い建築･土木工事に対応されており、ここ数年はIT活用を積極的に推進してきました。
さまざまなクラウドサービスを導入し業務改善を図ってきた株式会社アイケーディさまでは、直近では不動産管理･契約管理にkintone(キントーン)を活用され、脱･紙管理、脱･ファイリングを実現されています。

紙資料をファイリングして管理していた不動産管理契約管理をデジタル化した事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで不動産管理！駐車場の契約情報を一元化

「現場監督の業務を事務担当が巻き取る」ことも視野に入れてkintone活用を進めてきた株式会社アイケーディさまですが、社内にkintoneを活用し効率化した業務が増えていく一方であらたな課題も浮上していました。
その課題とは、事務担当の方はkintoneを使いこなしている一方で、現場の従業員さんにはあまり浸透していない、ということ。

事務と現場でkintone活用に温度差があるのは、どんな会社でも多かれ少なかれ発生する課題のひとつです。
「せっかくkintoneに仕事に必要な情報が集まっているのなら、kintoneをもっと活用してほしい」というのが本音ですが、いきなり「使ってください！」とお願いしてもなかなか浸透は難しいのが現状。
そこで、まずは今よりちょっとだけkintoneを意識してもらうために何か良い方法は無いかと頭を悩ませていました。

そんな時、コムデックがご紹介したのがkintoneの通知をLINE WORKSに送ることができる「kintone for LINE WORKS」でした。

LINE WORKSとは、皆さんが普段コミュニケーションに利用しているLINEのビジネス版です。LINEと同じ使用感でありながら、ビジネスチャットとして必要な機能を備え、高いセキュリティも担保されています。
株式会社アイケーディさまでは社内連絡にLINE WORKSを活用されており、部署問わず「連絡はLINE WORKSで」が当たり前に浸透していることがkintoneに対する意識のハードルを下げる手助けになると考えたのです。

kintone for LINE WORKSとは？kintoneの通知をLINE WORKSに送信

「kintone for LINE WORKS」とは、APIを用いた連携アプリです。
kintoneで管理しているデータをもとに、必要に応じてLINE WORKSの任意のグループや個別アカウントへ通知を飛ばすことができます。
通知内容のカスタマイズも可能で、kintoneアカウントを持たない従業員さんへも通知を飛ばせるため、kintoneアカウントを部署で共有している企業さまなどにもおすすめとなっています。

活用事例やkintone for LINE WORKSで実現できることの詳細はこちらの記事でご紹介しています！
▼kintoneとLINE WORKSを連携！チャット連携で業務効率を向上させる方法とは

kintoneの標準の通知機能も、条件や通知先の設定などをある程度細かく指定できます。
ただ、その通知の確認をするためには、以下のいずれかの方法に限定されてしまいます。

• ログインして表示されるポータルの「通知アイコン」にバッジが付き、通知ページで内容確認
• モバイルアプリをスマホにインストールしてログインしておくことで、アプリからの通知が全て表示される
• メール通知設定をしておくと、メールで全て通知される

ポータルもメール通知も意識して見に行く必要があり、モバイルアプリついてもまずkintoneアプリをスマートフォンにインストールしておく必要があります。加えて、モバイルアプリの通知については一度見たものは消えてしまうという欠点も。
また、kintone活用が進むとどうしても通知量が多くなってしまい、重要な通知を見落としやすくなるという課題もあります。

何より、kintoneの通知はその性質上「kintoneのユーザー単位」にしか通知を送ることができません。
一人1アカウントが推奨されているkintoneではありますが、実際の現場では部署単位など複数名でアカウントを共有されているケースも少なくありません。
そこに対して通知設定を行ってしまうと、「自分には無関係の通知もたくさん届く」ことになってしまい、余計に通知をスルーしてしまうことに繋がりかねません。

kintoneからの通知が、普段業務の連絡に使っているLINE WORKSに届けばどうでしょうか？
普段から目にするところにチャットと同じように通知が届くため気が付きやすく、もちろん履歴も残るため遡って通知を確認することも可能です。
また、kintoneのアカウント単位ではなくLINE WORKSのユーザー単位で通知が届くため、自分に関係があるものだけを見ることができます。
普段から業務でLINE WORKSを活用している企業さまがkintone for LINE WORKSを導入すれば、リアルタイムで気が付きやすい通知を実現できるのです。

株式会社アイケーディさまの場合には、現場の従業員さんにもkintoneをもう少し意識してほしいということで、「現場の人にも知っていてほしい情報」をkintoneからLINE WORKSへと通知してみることになりました。

「どのアプリ･タイミングで誰に通知が欲しい？」通知対象を検討

株式会社アイケーディさまではkintoneの社内浸透や更なる活用に向け、kintone for LINE WORKSを導入することになりました。
通知設定に向けて、「どんな業務(アプリ)」の「どのタイミング」で、「誰に通知をしたいのか」を検討いただいた結果、「受注」「物品購入」といった業務での導入案が挙がりました。
それぞれの業務について、実際に設定した通知内容は以下のとおりです。

［受注］

タイミング：「受注工事アプリ」にデータが登録されたとき
通知内容：「工事番号XXXX　工事名〇〇　受注工事にデータが登録されました」
通知先：総務担当者＋営業担当者

▼受注工事にデータが登録されたときの通知設定

［物品購入］

タイミング：物品購入申請が完了(承認された)したとき
通知内容：「物品購入申請が承認されました」
通知先：物品購入申請者(役員以外)

▼物品購入申請が承認されたときの通知設定

通知対象のアプリをIDで指定し、どんな時に通知を行うのかと通知内容を入力することで、kintoneアプリの内容を記載した通知を送ることができる仕組みです。
通知対象者については、従業員アプリにLINE WORKSのIDを登録しておくことで自動で呼び出せるようにしています。

kintoneとLINE WORKSを連携させた効果とは？

kintone for LINE WORKSを導入し、LINE WORKSへkintoneの通知が自動で飛ぶようになった株式会社アイケーディさま。
日常的に使っているコミュニケーションツールへ連携させたことで、以下のようなメリットがありました。

• チャットと同じようにkintoneからの通知を確認できるため、抜け漏れなくスムーズに対応ができるようになった
• 通知に工事番号と工事名が含まれており、通知だけでも対象案件とその状況を把握しやすい
• 登録された瞬間に通知が来るので、リアルタイムに把握できる

元々の「現場の従業員にもkintoneを意識してほしい」という目的についても、現場の方々から「リアルタイムで通知を確認できるので、状況を把握しやすくなった」との声があがっているとのことです。

kintone for LINE WORKSでほしい通知を見逃さない！

kintoneとLINE WORKSが連携できるサービスの詳細を見てみる

kintoneを開くことが少ない従業員さんや勤務の状況によっては気がつきにくいkintoneの通知。
今回の記事では、kintone for LINE WORKSを使うことで、社内コミュニケーションで活用しているLINE WORKSへ通知が飛ばせるようにした事例をご紹介しました。

必要な通知をしっかりとキャッチすることで、わざわざkintoneを見に行かずに状況を確認できたり、必要な情報を必要なタイミングで確認できたりといったメリットがあるため、業務をよりスムーズに進めることができます。
今後は「お客様からの入金を登録した際の通知」も実装し、kintoneを現場の方にもより活用していただけるように社内説明会の実施も予定されているそうです。

パソコンから離れているけれど通知を随時キャッチしていきたい、kintoneをもっと社内全体に浸透させていきたい、そんな企業さまは、ぜひkintone for LINE WORKSの導入をご検討ください！