クラウド会計ソフトのデメリットとは？対策と導入が向いている企業を徹底解説

クラウド会計ソフトに限らず、何か新しいものを導入しようとするときには、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握した上で検討したいですよね。
特に、これまではインストール型の会計ソフトを使っていた場合には、クラウド型は従来のインストール型に比べて劣る点は何か、費用はどれほど違うのかなどを知っておく必要があります。

今回の記事では、メリットにフォーカスされがちなクラウド会計ソフトのデメリットやその対処法、導入に向いている企業の特徴などを解説。
導入を迷われている方は是非参考にしてみてください。

この記事でわかること

• クラウド会計ソフトのデメリット
• クラウド会計ソフトのデメリットに対する対処法
• クラウド会計ソフトの導入が向いている企業

こんな人におすすめの記事です

• クラウド会計ソフトのデメリットが知りたい方
• クラウド会計ソフトの導入に失敗したくない方
• クラウド会計ソフトが自社に合っているのか知りたい方

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトとは、オンライン上で会計情報を管理・処理するソフトのことです。
以前から使われてきたインストール型の会計ソフトに比べて、次のようなメリットがあります。

• 場所や端末を問わず使える
• 自動的にアップデートされる
• データ連携が可能で、業務が効率化できる

近年は業務効率化やテレワークに注目が集まっていることもあり、インストール型の会計ソフトからクラウド会計ソフトに切り替える企業様が多くなっています。

クラウド会計ソフトの特徴はこちらの記事で詳しく解説しています！
▼クラウド型会計ソフトとは？従来のソフトとの違い・導入方法を解説

クラウド会計ソフトにデメリットはあるのか

非常に便利なクラウド会計ソフトですが、以下のようなデメリットもあります。

• ランニングコストがかかる
• インターネット接続が必須
• セキュリティ面の不安
• カスタマイズできない

各デメリットについて、もう少し詳しく解説していきます。
導入を検討する際にはデメリットも把握し、そのデメリットが自社にとってどれくらい影響のあるものなのかを確認しておきましょう。

ランニングコストがかかる

インストール型の会計ソフトは買い切りが多いため、最初にソフトを購入してしまえばランニングコストはほとんどかかりません。
（一部保守サービスに加入した場合にはランニングコストが発生します）

一方、クラウド会計ソフトでは初期費用がほとんどかからない代わりに、ランニングコストとして月額または年額の使用料を支払い続ける必要があります。
利用期間が長くなれば、トータルの利用料はクラウド会計ソフトの方が高くなる可能性もあります。

カスタマイズできない

インストール型会計ソフトでは、費用をかけて依頼をすれば自社に合わせて機能をカスタマイズすることもできました。
しかし、クラウド会計ソフトは提供されるサービスをそのまま使うため、「自社だけの仕様」にカスタマイズできないのがデメリットと言えます。

今まで使っていたソフトとは操作方法や表示形式が変わるため、慣れるまでは使いにくいと感じるかもしれません。

また、クラウドサービス提供元の事情でUI（ユーザーインターフェース：使いやすさや見た目）が変更されることもデメリットと言えます。

インターネット接続が必須

クラウド会計ソフトを利用するためには、インターネット接続が必須になります。
一般的な企業であればインターネット環境は整備されているかと思いますが、セキュリティの都合で接続を制限している場所など、特殊な環境ではクラウドサービスが利用できません。

また、インターネットが使える場所であっても、システムトラブルやサーバーメンテナンスの際には作業ができなくなる可能性があります。
中小企業の場合には家庭用ルーターを会社で使用しているケースも少なくありません。
会計ソフトだけではなく、様々なツールがクラウド化している時代ですので、自社のネットワーク環境には気を配っておきましょう。

セキュリティ面の不安

クラウド会計ソフトはインターネット上に情報を保存する以上、セキュリティ面の危険性がゼロにはなりません。

もちろんサービス提供元は厳重なセキュリティ管理をしており、通信も暗号化されているため、「クラウド型だからセキュリティが脆弱」ということではありません。
しかし、重大なサーバートラブルやサイバー攻撃が起きた場合には情報が流出する可能性もありますし、IDとパスワードが分かれば他人でもログインできてしまうため人の手による情報漏洩の可能性もゼロではありません。

クラウド会計ソフトのデメリットの対処法

ここまでクラウド会計ソフトのデメリットを解説してきましたが、適切に対処することで弊害を最小限にとどめることができます。
各デメリットに対する対処法は次の通りです。

コストを試算する

クラウド会計ソフトのランニングコストを懸念している方は、コストを具体的に試算してみましょう。

試算する際のポイントは、初期費用・ランニングコストの他に、人件費も考慮することです。
クラウド会計ソフトの導入によって、伝票入力や記帳、これまで手で入力していた業務が不要になるなど、さまざまな作業の効率化が期待できます。

これまで数人で行っていた作業が1人でできたり、1日かかっていたものが半日に短縮されたりすれば、その分の人件費は削減されていると言えますので、新たに発生するコストだけでなく、削減できる人件費や時間も考慮して総合的に判断しましょう。

補助金を活用する

クラウド会計ソフトの導入にあたり、コスト面がネックになる方は「IT導入補助金」を活用するという方法もあります。
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者を対象に、ソフトウェアやクラウドツールの導入費用やサポート費用の1/2～3/4、最大450万円が支給されるというものです。

さらに「デジタル化基盤導入類型」で申請すれば、クラウドツールの利用料が最大2年間分補助の対象となります。
補助金の採択率は88％と高いため、中小企業の方はぜひ活用をご検討ください。

IT導入補助金についてはこちらで詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼IT導入補助金を活用したITツール導入支援サービス
※記事作成時点（2022年9月）の情報です。最新情報はIT導入補助金の公式ページでご確認ください

無料のお試し期間を利用する

クラウド会計ソフトの機能面や操作性が自社に合うかどうかが心配な方は、無料のお試し期間を活用するのがおすすめです。

概ねのクラウド会計ソフトでは、1ヶ月程度の無料お試し期間が設けられています。
申込も簡単で、会社名とメールアドレスさえあれば即利用開始できることがほとんどです。
実際に手を動かして仕訳の入力やインターネットバンキングとの連携を実施してみることで、使い勝手や費用対効果が分かるため、導入の失敗を回避できるでしょう。

セキュリティを強化する

インターネットに接続している限りセキュリティ面のリスクはありますが、これはクラウド会計ソフトに限ったことではありません。

企業側でできる対策として、セキュリティソフトの活用が挙げられます。
何年も前にライセンスが切れたソフトをそのまま使っている企業も多いですから、トラブルが起きる前に定期的に見直すことが大切です。

また、人の手による情報漏洩を防ぐため、「IDやパスワードはメモしない」「社外に持ち出すときには一度ログアウトする」など、社内の運用ルールを定めることも重要です。

クラウド会計ソフトの導入が向いている企業

デメリットを許容できるのであれば、クラウド会計ソフトを使うことで業務を大幅に効率化することができます。
特に、次のような特徴やニーズを持つ企業は、クラウド会計ソフトの導入に向いていると言えます。

• インターネットバンキングやクレジットカードをすでに利用している
• 端末や場所に縛られず作業したい
• 税理士との情報共有を円滑にしたい

それぞれの理由について、詳しく解説していきます！

インターネットバンキングやクレジットカードを利用している

クラウド会計ソフトなら、インターネットバンキングやクレジットカード、電子マネー・プリペイドなど、金融機関やそれに準ずるサイトとの連携が可能です。

連携すると取引明細を自動取得できるため、記帳のために銀行へ行ったり、入出金を1件ずつ入力したりする作業が必要なくなります。
そのため、手作業ではありがちな「集計の数字が合わず、何時間もかけてチェックしたら原因は入力ミスだった」という事態も起きません。

さらに、コムデックがおすすめするクラウド会計ソフトの「マネーフォワードクラウド会計」なら、自動で取得した明細の摘要などからAIが科目を自動選択してくれます。
仮に自動選択された科目が間違っていた場合も、一度人の手で修正すればそれをAIが記憶し、例えば「次同じ会社から入金があった際にはこの科目」といったように自動で仕訳を選択してくれるようになるのです。

マネーフォワードクラウド会計ならAmazonなど3,000以上の決済サービスとの連携が可能で、入力・仕訳がほぼ自動で処理できます。
もちろん無料お試し期間もありますので、まずは操作画面がどのようなものか確認してみてはいかがでしょうか。

端末や場所に縛られず作業したい

クラウド会計ソフトは、端末や場所に縛られずに業務を行いたい企業に向いています。

インストール型の会計ソフトは、そのソフトが入ったパソコンでしか作業ができず、利用できる端末数も1台から2台などに制限されていました。
一方クラウド会計ソフトなら、インターネットさえつながればどこでも、何人でも利用可能です。
複数人で同時に会計の処理ができる他、パソコンはもちろんのこと、タブレットやスマホでも利用できるため、忙しい経営層の方も出先からリアルタイムでデータを確認できます。

税理士との情報共有を円滑にしたい

クラウド会計ソフトは、税理士との情報共有を円滑にしたい企業にとっても強い味方です。
クラウド会計ソフトなら、顧問税理士向けにアカウントを付与するだけでリアルタイムな情報共有が可能になります。

これまで紙やUSBでデータを共有していた企業は大幅な効率化になりますし、委託する業務範囲が減る場合は顧問料が安くなることもあります。

デメリットも把握したうえでクラウド会計ソフトを導入しよう

クラウド会計ソフトの導入には多くのメリットがある一方で、ランニングコストやセキュリティ面、カスタマイズの面などでデメリットがあるのも事実です。
しかし、これらのデメリットも適切に対処することで、弊害を最小限にとどめながらクラウド会計ソフトを活用することができます。

特に無料のお試し期間や補助金については、ぜひ活用すべき制度です。
デメリットや対処法もよく確認したうえで、自社に合ったクラウド会計ソフトを選んで業務効率化を進めましょう。