勤怠管理システム導入の6つのメリットと3つのデメリットを紹介！
勤怠管理業務を効率化し、なおかつ法律に沿った運用を行うためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
しかし、従来と異なる勤怠管理の方法に切替えて本当に業務は効率化するのか？逆に手間やコストが増えるのではないか？という懸念をお持ちの企業さまも多くいらっしゃるのではないでしょうか？
「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
この記事では、勤怠管理システム導入のメリット・デメリットを詳しく説明したうえで、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。
勤怠管理システムの導入を検討している方は、判断材料としてぜひお役立てください。
この記事でわかること
- 勤怠管理システムのメリット
- 勤怠管理システムのデメリット
- おすすめの勤怠管理システム
こんな人に向いている記事です
- 勤怠管理システムを導入するメリットを知りたい方
- 勤怠管理システムの導入を検討している方
目次
勤怠管理システムの必要性
勤怠管理は労働基準法で企業の義務であると定められており、労働時間を管理することで従業員の過重労働を防止し、健康維持に努めなければなりません。
そして、近年の働き方改革による法改正に対応し、法令を遵守した勤怠管理を行うためには、従来の勤怠管理方法を見直す必要があります。
タイムカードや出勤簿といった従来の方法でも勤怠管理は可能ですが、打刻や集計、転記の際にミスが生じたり、法改正に対応し切れなかったりするリスクが常に付きまといます。
一方、勤怠管理システムであれば、勤怠の集計も自動で行うことができ、法改正にも随時対応可能です。
法改正で負担が増した勤怠管理業務を、法令を遵守しつつ効率的に行うため、勤怠管理システムの必要性が高まっているのです。
勤怠管理システムの6つのメリット
勤怠管理システムの需要が高まっているは、法改正に対応しているからというだけではありません。
ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットを具体的に6つ解説します。
勤務時間を正確に把握できる
勤怠管理システムでは、クラウド上で労働時間を管理します。
スマホなどの対応端末があればどこにいても打刻できるため、勤務の開始と終わりの時間を正確に記録することができます。
働き方改革のもとで、企業には従業員の勤務時間を分単位で客観的に把握することが求められているので、勤務時間を正確かつ確実に記録できるのは勤怠管理システムの大きなメリットと言えるでしょう。
従業員の不正打刻を防止できる
タイムカードによる勤怠管理では、他の従業員に代理で打刻してもらったり、打刻された時間を書き直したりと簡単に不正打刻ができてしまいます。
一方、勤怠管理システムでは、「特定の端末以外では打刻を認めない」「生体認証による打刻を導入する」などの方法で不正打刻を確実に防止することが可能です。
また、打刻の修正には上長の承認が必要となり、承認された場合でもいつ誰がどのように修正したのかといった記録が残ります。
コンプライアンスを遵守した勤怠管理ができる
勤怠管理システムは、働き方改革にも対応しています。
残業時間が規定値を超えた場合や、期日の60日前になっても有給休暇を5日取得していない場合等の条件に合わせて即時アラートで知らせてくれるため、導入することで法令を遵守した勤怠管理が可能になります。
働き方改革による法改正で管理すべき勤怠が増えたため、これまでの管理方法では気付かないうちに法令に違反する勤務を行わせてしまう危険性があります。
勤怠管理システムを導入することで、法令に違反しそうな勤務状況を事前に把握することができるため、安心して勤怠管理を行うことができるというメリットがあるのです。
勤怠管理に関する法律については、以下の記事で詳しく解説しています。
▼勤怠管理における法律・労働基準法改正の重要なポイント【2022年版】
勤怠管理業務を効率化できる
複数の事業所を抱えており従業員の数も多い企業では、タイムカードの回収、集計作業に多くの時間を費やしていたことでしょう。
勤怠管理システムは、日々の打刻から従業員の労働時間を自動で集計するため、タイムカードのように手作業で回収し、集計するという作業はゼロになります。
残業時間や深夜労働時間、休日出勤時間等はもちろん、「時給が変わる特定の時間帯だけ別で集計したい」等、企業ごとの要望に応えられるのも勤怠管理システムのメリットと言えます。
勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理にかかる時間を大幅に削減でき、業務を効率化できるのです。
給与システム等と連携できる
勤怠管理と給与計算は一連の業務のため一緒くたにされがちですが、勤怠管理システムはあくまで勤怠管理を行うツールとなりますので、その中で給与計算を行うことはできません。
その代わり、勤怠管理システムは給与システム等の他のシステムと連携することが可能です。
連携の仕方はワンクリックであったり、CSVの書き出し・取り込みであったりと様々ですが、データの連携ができればそれぞれのシステムに個別にデータを入力する必要がなくなるため、転記の際のミスの心配もなくなります。
勤怠管理システムと給与計算ソフトとの連携についてはこちらの記事でも詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させる3つのメリット
最新の法改正にもアップデートで対応できる
勤怠管理システムは導入後の法改正にも対応可能です。
近年は働き方改革の推進によって頻繁に法改正が行われているため、常に最新の法改正に対応できるというのは勤怠管理システムの大きなメリットと言えるでしょう。
「法改正への対応が遅れ、気づいたら違反していた」という事態も避けることができます。
勤怠管理システムの3つのデメリット
勤怠管理システムのメリットを解説しましたが、導入する際には注意すべき点もあります。
ここでは、勤怠管理システム導入のデメリットを3つ解説します。
導入・運用のコストがかかる
勤怠管理システムを利用するには、導入するための費用に加えて、従業員の数などに応じた月々の運用コストがかかります。
タイムカードによる勤怠管理では、月々の運用コストは記録紙の費用のみなので、物理的なコストはそれよりも割高となるでしょう。
勤怠管理システムで効率化することで抑えられる作業時間的なコストと、導入・運用にかかるコストを踏まえたうえで、費用対効果について事前に検討することが重要です。
導入に多くの工数がかかる
勤怠管理システム導入時の初期設定を行うためには、自社のルールをきちんと明文化しなければなりません。
自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態や勤務形態などを確認したうえで、それをシステムの設定に落とし込む必要があるのです。
きちんと意図した形で勤怠データが取れるかどうかを確かめる必要があるため、1~2か月は従来の方法と並行して打刻を行うのが理想的ですが、その分従業員には負担がかかります。
導入後も、従業員に使用方法などを浸透させ使いこなせるようになるためには、説明会の開催など定着させるための工夫も必要です。
自社での導入や運用が難しい場合、外部のサポートを受けることも1つの選択肢として考えておきましょう。
自社の勤怠ルールに対応できない可能性がある
企業によっては、就業規則が実態に即しておらず、実際の運用に対応できない可能性があります。
一般的な働き方ではなく、イレギュラーな勤務形態が多い企業では、事前に勤怠管理システムで対応可能かどうかを十分に検討する必要があります。
勤怠管理システムを導入するならKING OF TIMEがおすすめ
ここまで勤怠管理システムのメリット、デメリットを解説してきましたが、導入する場合には、業界シェアNo.1で業種を問わず対応できるだけの機能を備えたKING OF TIME(キングオブタイム)がおすすめです。
KING OF TIMEは働き方改革にも対応しており、法令を遵守した効率的な勤怠管理を行うことができます。
もちろん、法改正があった場合でもシステムのアップデートで対応可能です。
導入のためのサポートも充実しており、導入のための工数がかかるというデメリットもクリアできます。
勤怠管理システムは便利なものですが、すぐに簡単に導入できるものではないため、サポートの充実度は勤怠管理システムを選ぶうえで重要な要素と言えます。
コスト面についても、初期費用は必要なく一人当たり300円という月々の利用料のみであるのも魅力です。
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勤怠管理システムを導入して勤怠業務を効率化しよう！
勤怠管理システムを導入することのメリットとデメリットを解説しました。
勤怠管理システムを導入する際には注意すべき点もありますが、KING OF TIMEであればデメリットも十分にクリア可能です。
勤怠管理システムの導入が実現すれば、勤怠管理業務が大幅に効率化されるだけでなく、法令を遵守した勤怠管理が可能となります。
法令違反の認識がなくとも、正しい勤怠管理を行わなければ、知らずに罰則を科される危険も否定できません。
勤怠管理システムを導入し、法令に従い正確かつ効率的な勤怠管理を実現しましょう。
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