MAXHUBの効果的な使い方とは？社内の情報共有をスムーズに！｜自動車小売業　三洋自動車株式会社さまの活用事例

複数拠点を持つ企業さまが抱える課題の一つが「経営陣の意思決定や会社全体の方針を隅々まで共有しづらい」ということ。
コロナ禍により各拠点を直接訪問することも推奨されなくなり、都度コミュニケーションを取りながらきちんと方針が伝わっているのかを確認したり、各拠点の現在の状況を把握したりすることはより難しくなりました。

今回は、そんな課題に直面した自動車小売業の企業さまが、MAXHUBというツールを得ることでスムーズな情報共有を実現した事例をご紹介します！

電話中心の社内コミュニケーションがもつ課題

自動車小売業　三洋自動車株式会社さまは三重県伊勢市に本部を置くBMW/MINIの正規ディーラーです。
1965年(昭和39年)の創業以来一貫して輸入車の販売に携わってこられました。
現在は県内に5つの店舗を持ち、100名を超える従業員さんが乗用車の販売・サービス・部品販売及び保険代理店業務に日々あたっておられます。

そんな三洋自動車株式会社さまには、離れた場所に複数の拠点を持つ企業さまならではのさまざまな「コミュニケーション」に関する課題がありました。

一つは、冒頭でお伝えした「経営陣の意思決定や会社全体の方針を隅々まで共有しづらい」ということ。

二つ目は、各店舗間のコミュニケーションです。

5つの拠点は伊勢・鈴鹿・四日市・津にあり、県内とはいえその距離は50〜100kmほど。それぞれとのやり取りは電話が中心で、必要に応じて訪問する、というスタイルでした。
もちろん電話でも情報伝達や状況確認はできるものの、表情が見えないため、伝わり具合や実際の様子の掴みづらさがありました。

そして三つ目は、採用予定者の面接に関する課題です。
三洋自動車株式会社さまは外国人技能実習生を採用しているのですが、2020年に始まった新型コロナの感染拡大に伴う渡航制限により直接現地に行くことができず、なかなか面接の調整が進められない状態でした。

各店舗で働くスタッフ間のコミュニケーションを大切にしたいというご要望と、会社の方針などを温度感も載せて伝え、会社全体でしっかりと連携していきたいというご要望、そして滞っている外国人技能実習生との面接を進めていきたいというご要望。

これらの要望を満たすためには、円滑な情報共有を図る仕組みづくりが必要だと考えた三洋自動車株式会社さまでは、MAXHUBを導入することになりました。

MAXHUBとは？WEB会議の価値を最大化するオールインワンミーティングボード

コムデックラボでも何度かご紹介しているMAXHUB(マックスハブ)は、見た目は非常にシンプルで普通のモニターと変わりません。

しかし、MAXHUBには大型モニターにカメラ・マイク・スピーカーが装備されているだけではなく、Windowsも搭載されています。
代表的なWEB会議ツールであるZoomはもちろん、Microsoft TeamsなどWindowsOSで動くものであればどんなWEB会議ツールにも対応しているため、使い慣れたツールをすぐに起動することができます。

オールインワンミーティングボードと銘打つだけあって、電源とネットワークがあれば、すぐにWEB会議を実施できるのが特徴です。

公式HPより

その他にも、ワイヤレスドングルという同時に複数の端末からワイヤレスで画面表示・共有が可能となるデバイスで、HDMIケーブルでつながなくても画面共有ができたり、共有した画面に対してMAXHUB側から書き込みを行うこともできます。
ワイヤレスドングルがなくても、共有したいPC側にアプリを入れてコードを入力すれば画面をMAXHUBに映すことが可能です。

MAXHUB上に共有した画面に書き込めるだけではなく、ホワイトボードとして活用することもできます。
MAXHUBの画面は通常のモニターに比べると少しザラザラとしており、付属のペンを使うとまるで黒板のような書き心地で記入することができます。
タッチパネルにありがちな「ペンを動かしてから少し遅れて記入される」といったこともなく、書き込んだ共有画面やホワイトボードはそのまま画像として保存、QRコードで共有することも可能です。

一般的に、WEB会議は準備や片付け、話し手交替時のパソコン差し替えなどに手間がかかります。
MAXHUBはそんなWEB会議や参加者の情報共有、双方向のやり取りをスムーズにし、参加者の一体感を高められるツールといえます。

MAXHUBのもつさまざまな機能、魅力、使い方をもっと知りたい方はこちらから！
▼MAXHUBの魅力大公開　WEB会議の価値最大化！

5店舗間をWEB会議で接続！キックオフミーティングもオンラインで

社内のコミュニケーション強化のため、MAXHUBを導入することになった三洋自動車株式会社さま。
早速、5つの販売店舗すべてにMAXHUBを設置しました。

普通、「WEB会議」と言うと「会議が必要なタイミングで実施し、参加すべき人が参加する」形が一般的です。
しかし、それでは電話に映像がついただけ、複数人で共有できるようになっただけと変わりません。
それだけでも十分な進歩ですが、三洋自動車株式会社さまでは「特定のタイミングだけWEB会議を行うのではなく、まるで同じ空間で仕事をしているかのように常に店舗間でコミュニケーションが取れるようにしたい」と考えました。

MAXHUBで店舗間コミュニケーションの強化、ならびに経営陣の意思決定や会社方針をしっかりと共有できる環境を作るため、三洋自動車株式会社さまでは以下の2つのルールを定めて運用を開始。
日中は常に店舗間でWEB会議が繋がっている状態を作ることで、電話レスな状態を目指しました。

三洋自動車株式会社さまのMAXHUB活用ルール

• 毎朝、各店舗の店長がMAXHUBでZoom常時接続
• 各拠点との営業会議ではMAXHUBの電子黒板(ホワイトボード)を使用し、記録を残す

これまで、新しいツールを全社的に導入するときには人を集めて研修会を実施していましたが、MAXHUB活用に伴う全社キックオフミーティングはオンラインで開催。
コロナ禍で移動制限がある中でも、全社のミーティングで目標や価値観を共有することで連帯感を保つことができました。

MAXHUB導入のメリットとは？面接への活用も

こうして、50〜100km離れた5つの拠点にMAXHUBを導入し、使い方を決めて活用しはじめた三洋自動車株式会社さま。
WEB会議機能で5つの店舗を常時繋ぐことにより、画面を通じて顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるようになりました。
リアルタイムで双方向のやり取りができ、同じ現場で働いているという意識が高まります。

これにより、各店舗で働くスタッフ間のコミュニケーションを大切にしたいというご要望と、会社の方針などを全社員に伝え、会社全体でしっかりと連携していきたいというご要望を叶えることができたのです。

さらに、もうひとつの課題としてあがっていた外国人技能実習生との面接にもMAXHUB活用をはじめました。
渡航制限があるため、まだまだ海外出張は難しい状況です。
そんな中でも、MAXHUBを使って技能実習生たちと面接を行うことで、海外出張自体が不要になり、大きなコスト削減にも繋がります。

MAXHUBはその大きな画面が魅力である反面、設置場所が限られる、移動が大変というデメリットもあります。
三洋自動車株式会社さまのようなBtoC企業さまの場合には、バックヤードに設置することになるため余計に置き場所には悩まれることでしょう。
三洋自動車株式会社さまの場合には、キャスターのついたスタンドを使うことで動かしにくさを軽減しています。

また、店舗間で常時Zoomをオンにしておくという使い方は便利な反面、その場にいる従業員全てに聞こえてしまうため、センシティブな内容のやり取りには向きません。
これに関しては、必要に応じて個別のパソコンを使ったWEB会議を実施することで対応。
かつては店舗間のコミュニケーションは電話だけだった三洋自動車株式会社さまですが、現在では、電話、MAXHUBによるオープンなWEB会議、各自のPCで開催するWEB会議等、内容や目的に合わせてツールを使い分けられるようになりました。

使い方次第でMAXHUBの活用の幅は広がります！

オールインワンミーティングボードMAXHUBの導入、活用を経て、社内のコミュニケーションや情報共有の強化、海外出張の削減を実現した三洋自動車株式会社さま。

MAXHUBはさまざまな使い方ができるため、MAXHUBを使いこなすことで業務環境をよりよくできる使い方を模索していきたいそうです。
また、今後の店舗計画に合わせてMAXHUBを増設し、全社員でビジョンを共有、連帯感の醸成を図られたいのだとか。

徐々にwithコロナの生活様式が浸透し、対策を取りながら元の形式で会議をおこなったり、出張したりしている企業さまも少なくありません。
しかし、コロナ禍をきっかけとして、ITの活用により業務を効率化できることや仕事がスムーズに進められることに気が付いた企業さまでは、withコロナ時代に入っても以前の方法に戻ることなく、新たなツールを活かして効率的に業務を進められておられます。

御社でも、三洋自動車株式会社さまのように、さまざまな業務の効率化やコスト削減に活かせるITツールを導入してみてはいかがでしょうか。