【初心者向け】給与計算のやり方とミスなく効率的に行う方法を解説

給与計算でミスをすると、修正のための時間コストがかかるのはもちろん、一度支給してしまった後に発覚した場合には従業員の信用を失う恐れがあります。
そのため、給与計算は正しいやり方を把握した上で、慎重に行うことが必要です。

しかし、給与計算業務を担当することになってすぐは、具体的な計算方法や注意すべきポイントがわからずに苦労する担当者の方もいらっしゃると思います。

そこで今回の記事では、基本的な給与計算のやり方と注意点を説明した上で、給与計算を効率的に行う方法を解説します。

この記事でわかること

• 給与計算のやり方
• 給与計算における注意点
• 給与計算を効率的に行う方法

こんな人に向いている記事です

• 給与計算のやり方を知りたい方
• ミスなく給与計算を行いたい方

給与計算の前に確認すべきこと

給与計算は各従業員ごとに行いますが、個別の給与計算を行う前提として、まずは自社の給与の計算のルールや支払い方法などについて確認しておく必要があります。
ここでは、給与計算の前に確認すべきことについてまとめて解説します。

いつ給与計算を行うか

給与(賃金)の支払いについては、労働基準法第24条において5つの原則が定められています。

賃金支払いの5原則

• 通貨で支払うこと
• 全額を支払うこと
• 毎月1回以上支払うこと
• 一定の期日に支払うこと
• 直接本人に支払うこと

ここに定められている通り、給与は毎月1回以上、決められた日に支払わなくてはなりません。
そして給与は、勤怠の締め日までの勤怠状況をもとに計算を行い、支給日に所定の支払い方法によって支払われます。

そのため、支給日までに余裕を持った給与計算ができるよう、締め日・支給日・支払い方法を確認しておくことが必要です。
支払い方法が銀行振り込みの場合、いつまでに振り込みの処理をしなければならないかが決まっているため、振込期限から逆算していつまでに給与計算を終える必要があるかを把握しておきましょう。

勤怠の締めについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています
▼勤怠の締め処理・締め日とは？やり方と業務を効率化するポイントを解説

就業規則・給与規定

従業員が10人以上の企業には就業規則の作成が義務付けられており、就業規則やその中の給与規定において、勤怠の締め日や給与の支給日を定めています。

給与規定では、給与計算の方法や各種手当の内容、支払い方法についても定められているため、給与計算を行うためにはまず就業規則や給与規定の確認が必要です。

ただし、就業規則や給与規定が何年も前から改定されていないものの場合、規定通りに運用されていない可能性があります。
規定を確認した上で、実際の運用と乖離がある場合には改定も視野に入れましょう。

従業員情報

給与計算のためには、従業員ごとの基本給や手当、扶養対象などの情報を確認しておく必要があります。
従業員の出勤状況や残業時間を確認するためには、前提として、その従業員の勤務時間や出勤時間を知っておく必要があります。

従業員の基本給や勤務時間に変更はないか、その他後でご紹介する税金の算出に関わる扶養対象者等、従業員情報は毎回確認しておくようにしましょう。

不要人数が変更になったときの給与計算についてはこちら！
▼扶養人数が変更された際に給与計算はどうする？変更タイミング･数え方についても解説

「Money Forwardクラウド給与」サービスページはこちら

基本的な給与計算のやり方

給与計算を正確に行うためには、基本的な給与計算の順番、やり方を理解することが重要です。
給与全体の構造は①支給額　②控除額　③差し引き支給額　の3つのセクションに分かれています。
③差し引き支給額が従業員の皆さんに支払われる金額なので、給与を簡単に説明すると「①支給額－②控除額＝③差し引き支給額」という計算式で成り立つと言えます。

全体の構造はシンプルですが、支給額、控除額それぞれの中には様々な手当や税金、保険料等が含まれています。
支給額、控除額、差し引き支給額について、基本的な内容を解説します。

1.支給額の計算を行う

給与計算を行うには、まず支給額を計算する必要があります。
支給額とは、基本給に各種手当や残業代などを加えたもののことです。

また、月給制の方で有給休暇によらない欠勤や遅刻早退がある場合には、欠勤控除が必要です。
逆にパート・アルバイト等時給制や日給制の方で有給休暇の利用がある場合には、有休分の手当を支給する必要があります。

総支給額の計算式は以下になります。

有休休暇の給与計算についてはこちら！
▼有給休暇取得日の給与計算方法は？3つの計算方法と注意点を解説

基本給と手当

基本給は労働契約で合意されたもので、労働契約書などで確認することができます。
各種手当としては役職手当や住宅手当など企業によって様々なものがあるため、給与規定で手当の種類を確認し、従業員ごとにどの手当が支給されるのかを把握します。

代表的な手当としては、「家族手当」「住宅手当」「資格手当」「役職手当」等です。
これらの手当や基本給は、基本的に月ごとに変動することはありません。

（時給制・日給制の方は月の勤務時間や日数に応じて基本給が変動しますが、計算の元となる「時給額」「日給額」は頻繁には変動しません）

残業代等の計算

支給額の中で月ごとに変動するものとしては、残業代や深夜・休日出勤手当等が挙げられます。
時間外労働に対する手当は従業員の基本給をもとに計算を行い、残業代は25%、深夜勤務は25％、休日勤務は35％を基本給に加算することになります（※）。
※2023年4月より、月60時間以上残業した場合の割増率が中小企業でも50％に引き上げられるため注意してください。

この時、残業代等の計算を行う単価（1時間の労働に対して支払うべき金額）を「割増基礎単価」と言います。
割増基礎単価にどの手当を含むかはその会社の規定によりますので、自社はどの手当が含まれるかは計算前に確認をしておきましょう。

給与計算ソフトであれば、あらかじめ割増基礎に含む手当を設定してあるはずですので、規定通りになっているかを一度確認してみて下さい。

割増基礎単価の算出方法

正しい割増率で支払うためには、まず正しい労働時間を把握する必要があります。
なお、時間別の割増率は以下の通りです。

残業代など月ごとに変動するものは計算ミスが発生しやすいため、勤怠状況と共に十分に確認するようにしましょう。

給与計算のミスについてはこちら！
▼給与計算のミスが多い原因と対処法・ミスを防止するためにやるべきこと

通勤手当

通勤手当については、各社様々な規定があるため、まずは自社の通勤手当の規定を確認しましょう。
公共交通機関で出勤している場合には、定期代の期間と金額から一か月分の金額を算出して支給したり、更新のタイミングでまとめて支払ったり、人によって異なるケースもあります。

車通勤の場合には、1kmあたりの金額が定められており「出勤日数に関わらず一定額支払う」会社もあれば「出勤した日数分だけ支払う」「一定の日数以下だった場合には定額から差し引く」といった会社、「その時のガソリンの金額を勘案して金額を決める」会社等、それぞれに異なった支給方法を取っていることも少なくありません。

公共交通機関の定期代は一か月15万円まで「非課税」ですが、車通勤の場合には片道通勤距離に応じて非課税限度額が定められているため注意しましょう。

つまり、片道2km以上で10km未満の従業員に支給する通勤手当が5,000円だった場合には、4,200円は非課税ですが、800円は課税対象として後でご紹介する所得税の計算対象とする必要があるのです。

欠勤控除・遅刻早退控除

このセクションの冒頭で、給与は①支給額　②控除額　③差し引き支給額　の3つに分かれているとお伝えしました。
そのため、欠勤控除や遅刻早退控除は②の控除額に含まれるのでは？とお考えになるかもしれません。

詳細は次のセクションでお伝えしますが、控除項目には一定の決まりがあるため、欠勤や遅刻早退の控除については支給項目でマイナス表記を行い、支給額から控除します。
残業代同様、欠勤や遅刻早退控除も「1時間の遅刻や早退に対して支払うべき金額」は会社によって異なり、この金額のことを「控除基礎単価」と言います。

控除基礎単価の算出方法

2.控除額の計算を行う

続いて、給与を構成する要素の二つ目、控除額を計算していきます。
控除額には、法律によって給与から控除することが認められている「法定控除項目」と、会社独自に定める「法定外控除項目」の二つの分類があり、法定控除項目には以下の6つがあります。

• 健康保険料
• 介護保険料
• 厚生年金保険料
• 雇用保険料
• 所得税
• 住民税

各項目について、どのように計算を行うか解説していきます。

健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料

健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料は従業員の病気、怪我、失業、災害などに備えて支払われるもので、まとめて社会保険料と呼ばれるものです。

いずれの保険料もその従業員が保険に加入しているかによって徴収する・しないが変わり、介護保険料については40歳以上65歳未満の従業員のみが対象となります。

加入の条件については今回は割愛しますが、全員が対象とは限りませんので誰がどの保険に加入しているかはあらかじめ確認しておきましょう。

これらの保険料は従業員と事業主で半分ずつ負担し、毎月の保険料は雇用保険を除いて「標準報酬月額」によって決定されます。

標準報酬月額とは、月の給与等の報酬を50等級に区分された等級表にあてはめたものです。
4月から6月までの支給額の平均をもとに決定し、その年の9月から翌年の8月までの1年間使用します。

例えば、標準報酬が20万円（4月～6月までの支給額の平均額が20万円）であれば健康保険料はいくら……と定められているのです。

健康保険料と介護保険料は、次の計算式で算出します。

具体的な等級表と保険料率については、加入する健康保険や都道府県ごとに異なります。
参考例として協会けんぽの保険料額表のリンクを掲載しておきますので、以下でご確認ください。
https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g7/cat330/sb3150/

将来受け取る年金の原資となる厚生年金保険料については地域等による料率の差はなく、一定の保険料率で計算されます。計算式は次のとおりです。

厚生年金保険料＝標準報酬月額×18.3%÷2

コロナ禍で大きく話題となった雇用調整助成金等の財源となる雇用保険料については、ここまでご紹介した3つの保険料とは異なり、標準報酬月額ではなく「その月の給与額」によって変動します。

雇用保険料の計算式は次のとおりです。

雇用保険料率は、事業の種類等によって異なります。
何故業種ごとに異なるのかというと、この雇用保険料は雇用調整助成金等はもとより、失業保険の財源となっているためです。

例えば、農林水産業や清酒業、建設業等の業種は期間限定で雇用されるケースがあり、失業保険を受け取る可能性が高いために保険料率が高めに設定されています。
具体的な料率については、厚生労働省のホームページでご確認ください。
https://www.mhlw.go.jp/content/000921550.pdf

所得税・住民税

所得税・住民税については、会社が従業員に給与を支払う際に差し引くという、源泉徴収の制度が採用されています。
そのため、所得税・住民税についても従業員ごとに計算を行い、総支給額から控除する必要があります。

所得税の課税対象額の計算式は以下のとおりです。

所得税額は、上記で算出した課税対象額を源泉徴収税額表に当てはめて確認します。
扶養対象者の有無や人数によっても金額が変わるため、注意が必要です。

また、住民税は人によって金額が異なります。従業員が1月1日時点で済んでいる市町村に給与支払報告書を提出し、それを元に6月～翌年5月の住民税額が決定します。
誰から幾らの住民税を徴収するかについては、各市町村から送られてくる資料を確認しましょう。

法定外控除項目

会社によっては、法廷で定められた控除項目以外の項目を差し引くことがあります。
たとえば、社宅に入っている従業員の社宅費や、社員旅行の積み立て費用、駐車場代、組合費、財形貯蓄等です。
自社の控除項目にはどんなものがあるのか、控除の対象者はどの従業員なのかを確認しておきましょう。

これらの法定外控除項目については労働基準法24条に定められている通り、労使協定を結んで従業員の同意を得ていなくては控除することができません。

控除項目に関する労使協定労働基準監督署に届け出る必要はありませんが、労使協定を結んでいない場合には従業員から返金を求められる可能性がありますので注意しましょう。

3.支払い額の計算を行う

最終的に支払う給与の額は、以下の計算式のとおりです。

支払い額を正確に算出するためには1つ1つの計算を正確に行うことが必要です。
それぞれの計算方法について基本的なルールを把握した上で、慎重に計算を行うようにしましょう。

給与計算における3つの注意点

基本的な給与計算のやり方を解説しましたが、給与計算を行う際には、次の3つの注意点を押さえておくようにしましょう。

• 計算に誤りが無いよう注意する
• 情報の漏洩に注意する
• 作業の納期を遵守する

計算に誤りが無いよう注意する

給与は言うまでもなく、従業員の生活を支えるものです。給与計算にミスがあり、予定通りの給与が支払われないことになれば、従業員の会社に対する信用が失われる可能性もあります。

また、給与計算には税金の計算も含まれるため、誤りがあれば追徴課税などのペナルティを課せられる可能性もあります。
このように、給与計算は従業員にとっても企業にとっても重大な影響を与える業務であるため、ミスなく正確に行うことが何よりも重要です。

情報の漏洩に注意する

給与の額は個人のプライバシーに関わる情報であるため、漏洩には十分に注意しなくてはなりません。
従業員の給与の額については、経営者を除いては基本的に知り得ない状況です。
企業の給与計算業務に携わるということは、個人のプライバシーに関する機密情報を扱うものであるということを十分に自覚する必要があります。

作業の納期を厳守する

給与の支給日までに給与計算が間に合わなければ、決められた日に給与を支給することができず、従業員の生活に大きな支障を来たしてしまうことになります。
また、賃金の支払いは毎月1回以上、一定の期日に支払わなければならないと定められていますので、給与計算業務は余裕を持ったスケジュールで終えることが重要です。

給与計算を効率的に行う方法

給与計算を効率的に行うためには、クラウド型給与計算ソフトの導入がおすすめです。

クラウド型給与計算ソフトでは、あらかじめ給与計算方法を設定しておくことができるため、従業員の勤怠状況さえ入力すれば、従業員ごとに自動で給与計算が行われます。
給与計算の業務としては、勤怠状況が正確に入力されているかを確認することで足りるため、ミスなく効率的に業務を行うことが可能です。

クラウド型給与計算ソフトのおすすめは「マネーフォワードクラウド給与」です。
勤怠管理システムとの連携も可能で、給与計算に関わる業務を正確かつ早く処理することができるため、給与計算でお困りの方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

初心者でもクラウド型給与計算ソフトの導入で簡単にミスなく正確な給与計算を

給与計算はミスが許されない業務であり、初めての方には難しく感じたり、不安になったりすることも多いかと思います。
給与計算を正確に行うためには、就業規則などで会社におけるルールを確認した上で、基本的な給与計算の方法を1つ1つ丁寧に行うことが必要です。

給与計算をミスなく効率的に行うためには、クラウド型給与計算ソフトの導入がおすすめです。
クラウド型給与計算ソフトを導入することで、個別の給与計算業務を省略することができ、業務を効率化するのみならず、ミスの防止にもつながります。

株式会社コムデックではマネーフォワードクラウド給与の導入、運用のサポートも行っておりますので、クラウド型給与計算ソフトを導入して給与計算業務の効率化を図りたい担当者の方はお気軽にお問い合わせください。

「Money Forwardクラウド給与」サービスページはこちら