勤怠の締め処理・締め日とは？やり方と業務を効率化するポイントを解説
勤怠の締め処理作業は、従業員の勤怠状況を把握し、給与を支払うための重要な業務です。
当たり前のように「締め」という処理を行っていますが、今回の記事では基本に立ち返り、「締め処理とは何なのか」「なぜ締め処理作業が必要なのか」を詳しく解説！
慣習的に処理をしているけれど締めを行う理由がいまいち腑に落ちていない方や、新しく勤怠の担当者になった方等、勤怠の締め処理の必要性や業務のやり方を知りたい方は必見です。
「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
この記事でわかること
- 勤怠の締め処理とは何なのか
- 勤怠の締め処理がなぜ必要なのか
- 勤怠の締め処理のやり方
こんな人に向いている記事です
- 勤怠の締め処理の概要、必要な理由を知りたい方
- 勤怠の締め処理のやり方を知りたい方
目次
勤怠の締め処理作業とは？必要な理由
勤怠の締め処理作業とは、締め日までの従業員の勤怠状況を正確に把握するための作業のことです。
締め処理作業を行うことによって、従業員の勤務状況が労働基準法などの法律に沿ったものになっているのか、給与は適切な金額となっているかなどを知ることができます。
締め処理を怠ると、時間外労働の手当が正当に支払われていなかったり、給与の金額にミスが生じてしまったりする可能性があります。
給与の支払いミスが発生すると修正のための時間コストがかかるのはもちろん、場合によっては労働基準監督署から是正勧告を受けて社会的信頼も落としてしまうため、企業としては避けなければなりません。
企業が健全に事業を継続していくためにも、勤怠の締め処理作業は欠かせないものと言えます。
勤怠の締め処理作業のやり方
勤怠の締め処理作業は、多くの会社では「月に一度」実施するものです。給与の支払いを行うために、一定期間の勤怠を確定させる処理となります。
ここからは、具体的な勤怠の締め処理作業のやり方について解説します。
従業員の勤怠状況を収集する
まずは全ての従業員の勤怠状況を収集します。
ここでの勤怠状況とは、各従業員の出勤日数、出勤時間、退勤時間、休憩時間などに加え、残業や有給休暇の有無のことをいいます。
従業員の勤怠状況を把握する方法は各企業によってさまざまですが、出勤簿やタイムカード、有給届など紙媒体で管理をしている場合には、収集するだけでも多くの時間がかかります。
収集したデータを元に、その勤怠に間違いがないのかの確認を行うことも、勤怠締め処理の一部です。
特に多いのが出退勤の打刻漏れや休暇の申請漏れで、この確認やデータの集計のために締め日付近はかなり忙しいという勤怠担当者の方も少なくありません。
勤怠に誤りがないことを確認し、「もうこれ以上勤怠の修正は無い」「このデータで給与計算を行える」状態になったら「勤怠が締まった」と言えます。
給与計算を行う
勤怠状況の収集が完了したら、その勤怠状況から給与計算を行います。
給与は従業員の生活に直結するものなので、計算ミスは許されません。
各従業員の勤怠状況は毎月異なるため、残業時間や欠勤、有給休暇などの状況を1つ1つ確認・入力して、正確に給与計算を行う必要があります。
勤怠の締め日とは？
勤怠の締め日とは、締め作業を行う際に基準となる日にちのことです。
多くの企業では、毎月末日、毎月20日など月に1度の締め日を設定しています。
前月の締め日翌日から今月の締め日までが、次の給与計算の対象となる勤怠となります。
勤怠の締め日の設定方法
勤怠の締め日は、給与の支払い日を基準に設定することになります。
給与は月に1回以上毎月決められた日に支払わなくてはいけないため、勤怠の締め日もそれに沿って月に1回以上の日が設定されることが多くなっています。
勤怠の締め日は、給与の支払い日から逆算して、余裕を持って給与計算を終えられる日程で設定することが重要です。
勤怠の締め日が給与の支払い日まで余裕がないと、従業員が出勤簿やタイムカードを提出するのが遅れた場合などに対応するのが難しくなるためおすすめできません。
また、単純に給与支払い日に間に合えばいいかと言うとそうではなく、支払方法が振込の場合には「振込日の〇日前までにデータを送信する」等銀行によって取り決めがあります。
土日や祝日の都合によっては、勤怠締め日から給与計算のデータ送信日までに余裕がなく、休日出勤が必要になってしまうケースもあるため、自社の給与計算にどれくらいの時間が必要なのかを勘案した上で締め日を設定しましょう。
勤怠の締め日の変更方法
「勤怠の締め日から給与支払い日まで余裕がないから変更したい」と思っても、就業規則との関係があるため自由に変更することはできません。
それなら給与支払い日を変更したい、とお考えになるかもしれませんが、こちらも勤怠締め日同様思い付きですぐ変更できるものではないのです。
勤怠の締め日を実際に変更する場合には、就業規則の変更を行うことになります。
就業規則の変更には、基本的に従業員の過半数の同意が必要です。
また、急な変更によって従業員を混乱させないために、事前に周知しておくことも重要と言えるでしょう。
また、給与は月に1回以上決まった日に支払うことが法律で定められているため、勤怠の締め日を変更したとしても、この法律に違反することがないようお気を付けください。
従業員によっては給与支払い日と各種引落日を合わせているという方も少なくないため、変更には十分な配慮が必要です。
勤怠の締め処理を効率化する方法
勤怠の締め処理は重要な業務ですが、手作業で行うと担当者の負担が大きく、ミスも生じやすくなっています。
ここでは、勤怠の締め処理業務を効率化するための方法について紹介していきます。
出勤簿・タイムカードなどを廃止する
出勤簿やタイムカードなど、紙ベースで勤怠を管理している場合には、それらを廃止してペーパーレス化を図るのが1つの方法です。
ペーパーレスのデータ管理をすることにより、出勤簿やタイムカードを収集する作業を無くすことができます。
データ管理の方法としては、以下で解説するWEB勤怠管理システムがおすすめです。
WEB勤怠管理システムを導入する
WEB勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤怠をリアルタイムで正確に把握することができます。
出勤、退勤の打刻はパソコンやスマホなどからも行うことができるため、従業員はインターネット環境さえあれば打刻することができ、いつでもリアルタイムな勤怠状況を確認することが可能です。
また、給与計算システムと連動させることで、勤怠データを手入力したり、手動で計算を行ったり、給与明細を紙で配布したりする必要もなくなります。
WEB勤怠管理システムを上手く活用すれば、勤怠の締め処理業務から給与計算業務まで、一連の業務の手間を大幅に削減することが可能です。
WEB勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入に向いている企業についてはこちら！
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勤怠締めを効率化するWEB勤怠管理システムの導入事例
WEB勤怠管理システムの導入には、業界シェアNo.1の確かな実績がある「KING OF TIME(キングオブタイム)」がおすすめです。
KING OF TIMEによる勤怠管理では、スマホ打刻、生体認証打刻など状況に合わせてさまざまな方法で打刻することができます。
また、導入のためのサポートも充実しているため、自社の状況に合わせて勤怠管理システムを導入することが可能です。
ここでは実際にKING OF TIMEを導入し、勤怠締め処理を効率化した導入事例を紹介します。
製造・飲食業でのWEB勤怠管理システム導入事例
▼クラフトビール「伊勢角屋麦酒」醸造メーカーの挑戦！KING OF TIMEで勤怠管理にかかる時間を月3日短縮！｜製造･飲食業有限会社二軒茶屋餅角屋本店さま
三重県伊勢市でクラフトビールの製造を行っている有限会社二軒茶屋餅角屋本店さまは、タイムカードの打刻漏れ確認、エクセルへの転記、給与計算ソフトへの入力と、締め日の業務に毎月かなりの手間と時間がかかっていました。
KING OF TIMEを導入して各種集計を自動化させることで、毎月3日分の時間短縮につながったとのことです。
現在では、KING OF TIMEで集計した勤怠データをワンクリックで給与計算ソフトに取り込み、WEB給与明細を発行するところまで実現しています。
飲食業でのWEB勤怠管理システム導入事例
▼お客様インタビュー 勤怠管理クラウドKING OF TIME導入の効果とは？
伊勢市街地や伊勢神宮などに複数店舗を構えていらっしゃる老舗和牛専門店である有限会社豚捨さまは、すべての数値をタイムカード上に書き出して手計算で行っていたため、毎月の締め作業に丸一日以上かかっていました。
また、お店が忙しく業務が優先となってしまい、店舗の締め作業が遅れるため、本部が給与計算を進められないということも少なくなかったようです。
KING OF TIMEを導入することで、店長の締め作業にかかる時間がかなり削減され、店舗の月の売上集計や分析により多くの時間を割けるようになったということです。
WEB勤怠管理システムを導入して勤怠の締め処理を効率化しよう
勤怠の締め処理作業は従業員の給与に直結するため、非常に重要な業務です。
余裕を持った締め日を設定し、正確に勤怠状況を把握しましょう。
もし現在締め処理作業に多くの時間がかかっている場合は、WEB勤怠管理システムを導入して、集計や計算を自動化することで、負担を減らすと共にミスなく確実な勤怠管理が可能になります。
株式会社コムデックではWEB勤怠管理システムの導入サポートも行っておりますので、運用が不安な担当者の方もお気軽にお問い合わせください。
