【脱紙・エクセル】kintoneでの受発注管理システムの作り方を解説！

御社では、受注管理や発注管理をどのように行っていますか？
紙やエクセルで行っている会社さま、まだまだ多いのではないでしょうか。

自由に記載できるのが紙やエクセルの良いところですが、その分転記や更新等手作業が多く発生したり、あるいはどの資料が最新かわからなくなってしまったり、誤発注や受注製品の間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすくなる要因がたくさんあります。

クラウド型の業務改善ツールであるkintoneなら、顧客情報や製品情報のような受発注の度に繰り返し記入する必要がある情報を、データベースの顧客･商品データからワンクリックで参照してミスなく簡単に入力することが可能です。

今回は、kintoneで見積から受注後の発注業務までをカバーする受発注管理システムを作成する方法をご紹介していきたいと思います！

この記事でわかること

• kintoneで見積書や受注管理を行う方法
• 受発注管理システムのアプリ構成や作りかた

こんな人に向いている記事です

• 受発注業務を脱紙･脱エクセルをしたい方
• 受発注業務をkintoneで一元化したい方
• 受発注管理にどんなアプリが必要なのか知りたい方

kintoneで受発注業務を行うメリット

紙やエクセルによる受発注管理は、全ての情報を都度手入力する必要があるため、特に製品名や製品番号、お客様名や納品先などを誤入力してしまい、そのまま発注まで通ってしまい届いて発覚、という最悪のパターンも起こり得ます。
そうでなくても、紙やエクセルでは「最新の情報がどの資料なのか」がわからず、古い情報を見て手続きを行った結果これまた大惨事……というパターンも少なくありません。

自社の業務に合わせてアプリを構築できるkintone(キントーン)であれば、受発注業務に伴うそのようなミスを防いだり、管理にかかっていた時間の短縮を実現可能です。
本セクションでは、「①見積→②受注→③発注→④納品→⑤請求」という実際の受発注業務の流れに沿って、kintoneを利用するとどのように業務改善できるかをご紹介します。

①見積

エクセルや紙で見積書作成を行っていると製品名や金額で誤入力してしまうリスクや、毎月何十枚も作成するとその分の時間コストがかかってしまいます。

kintoneでは予め自社のフォーマットに合わせた見積書を設定でき、そこに製品情報や顧客情報をデータベースから引っ張ってくるだけで作成することができるので、記入する時間の削減や、内容の誤入力を防ぐことができます。

また、過去作成した見積データも簡単に検索でき、複製することも可能なため、似た注文の見積を参考にしたり、丸ごとコピーして宛名や納期だけを変えたりして作成の手間を省くことが可能です。

②受注

kintoneでは、見積･顧客情報･受注管理を一元で管理･連携させることで、見積から転記して受注データを作成することが可能です。
クラウド上にデータがあるため、受注内容は即時で社内に共有されます。

受発注とあわせてkintoneで在庫管理をすることで、受注した分の商品を在庫から自動で引き落とすことが可能となります。

kintoneでの在庫管理について、詳しくはこちらの記事でご紹介しています！
▼【事例3選】kintoneで在庫管理を実現！在庫管理プラグインの設定方法も解説

③発注

発注についても、見積同様エクセルや紙などアナログな方法を取っている場合、ヒューマンエラーによる記入ミスや時間コストが発生してしまいます。

「いつだれがどこに発注したか」は当人しかわからず、きちんと間に合うように発注されているのか、発注後の変更点の伝達はきちんとできているのか等状況が全く分からない……という状態をkintoneであれば劇的に変えることができます。

商品マスタや取引先マスタから発注書作成に必要な情報を一括で参照できる、過去の発注書を複製できるのはもちろんのこと、「どこに・いつ・何を・どれだけ」発注したのかを社内で共有でき、リアルタイムな状況を把握することが可能です。

kintoneで発注業務を効率化した事例はこちらの記事でご紹介しています！
▼kintoneからメールを自動送信！kMailerで発注書をFAXから切り替え｜電気工事業　株式会社アイフク・テックさまのアプリ開発事例

④納品

受注した製品は、正しい品目･数を納期までに納品する必要があります。
全て一括納品の場合はわかりやすいですが、実際には分納、別送等様々な納品ケースがあり、「どれが送ってあってどれがまだ送っていないのか」を正しく把握する必要があります。

また、メーカーから届いた商品をお客様にお送りする前に検品も必要です。
誰が検品を行い、結果がどうだったのかはもちろん記録されているかと思いますが、それらの記録もkintoneの発注管理アプリの中で実現することが可能です。
届いた商品の検品状況はもちろん、検品後お客様に納品するところまで、アプリ間で情報を連携させて管理することができるのです。

⑤請求

無事製品を納品できたら、経理の方が請求書を作成し送付しているかと思います。
エクセルなどで請求書を毎回作成すると、誤った金額や項目、お客様情報を記載してしまう可能性があります。
kintoneでは自由なフォーマットで請求書を作成でき、すでに登録してあるお客様情報や製品情報を元に請求書を作成できるため、作成にかかる時間の削減や入力ミスの防止に繋がります。

kintoneで請求業務を効率化した事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼脱エクセル！kintoneで賃貸の請求業務を効率化｜不動産仲介業　株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

見積管理アプリの作成方法

前のセクションでは、kintone導入によって解決できる受発注管理業務における課題を紹介しました。
ここからは、kintoneで実際にどのように受発注管理システムを作成するのか紹介していきます。

まず、お客様から見積もりの依頼があった時に見積書を作成・発行するためには、①見積管理アプリの他に、②商品マスタアプリが必要となります。

見積書発行アプリの作り方については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼kintoneでの見積書作成の方法を紹介！標準機能から便利なプラグインまでを解説

ポイントは、自社で取り扱っている商品の商品名･型番･価格等をマスタ化した「②商品マスタアプリ」をあらかじめ作っておくことです。

kintoneでは「ルックアップ」という機能で別のアプリに登録された情報を参照することができます。
この機能を使うことで、間違えやすい商品の型番等が自動取得されて金額も自動で入力されるため、入力ミスを防げるだけでなく、都度金額や型番を調べる手間を省くことが可能となるのです。

見積の承認をkintone上で行うためのプロセス管理や、見積管理アプリを作る上で是非使っていただきたい無料プラグインも先ほどの記事で合わせてご紹介していますので、是非記事をご覧ください！

見積管理で必要になるアプリ

受注管理アプリの作成方法

見積管理アプリができたら、次は④受注管理アプリを作っていきましょう。

受注をkintoneに登録するにあたり、まず作っておきたいのは③顧客管理アプリです。
お客様の基本情報を登録しておく顧客管理アプリから、お客様名や住所等の情報をルックアップで参照することで入力ミスを防ぐことができる他、「このお客様から依頼いただいた過去の見積」や「過去の注文」を探しやすくなります。

顧客管理アプリの作り方については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼顧客管理をkintoneで行うメリットとは？アプリの作り方も解説！

④受注管理アプリを作るにあたり、お勧めしたいのは「見積管理アプリから必要情報を受注管理アプリに転記する」こと。
ただし、転記と言っても手動で転記するのではなく、プラグインを活用してワンクリックで転記を行います。
こうすることで、見積から受注の登録をスムーズに行うことができます。

転記の方法については、先ほどの見積管理アプリの作り方を解説した記事に「請求書アプリへの転記方法」として「アプリ間レコードコピープラグイン」と「ルックアップ内サブテーブルコピープラグイン」それぞれを使った二通りの転記方法をご紹介していますので参考にしてみてください！
プラグインを活用することで、見積の明細内容もコピーしてくることが可能となります。

アプリ間レコードコピープラグインで転記する場合

受注管理アプリは、転記元となる見積管理アプリを複製して作成すると簡単です。

見積管理アプリをコピーして作成した受注管理アプリはこんな感じ！
明細部分はそのままテーブル形式ですが、それ以外の部分は受注管理に必要な項目を追加しています。

まず、受注管理で必要となる「受注日」や「ステータス」「担当者」といった項目を追加しました。

今回、ステータスは以下の6つを設定しました。
最初に登録された段階では、全て「発注待」のステータスとなるよう設定しています。

これらのステータスは、自社の業務フローや管理したい粒度に合わせて設定しましょう。
あまりに細かくしすぎるとkintoneのステータス更新が負担になってしまうので、適切な粒度を見極めることが大切です。

ステータスを登録することで、各受注の状況と次行うべきアクションを一目で把握できる他、状況をまとめてグラフ化することで現在どのステータスの受注がどれくらいあるのかを簡単に把握することができます。

顧客名や納品先の住所は、③顧客管理アプリからルックアップしてくる形にしていますが、納品先が今回だけ特別異なるときのために備考欄を設けています。

ここは、「ルックアップコピー項目編集プラグイン」でルックアップしつつ直接編集できるようにしてもいいでしょう。

また、お客様の希望納期とは別に、社内的な予定納期の日付も登録することで、納期予定日カレンダーを表示したり、納期一週間前にアラートを出したり、業務に抜け漏れがなくなるように様々な工夫を凝らすことができます。

カレンダー表示

予定納期一週間前にリマインダーで通知を行います

関連する見積管理アプリのレコードをすぐに参照できるように、関連レコードで見積書の情報を表示しているのもポイントです。

受注管理アプリで納品～請求までを管理できるように、納品日や請求日、入金日といった項目も追加しています。

この時、先ほど設定した「ステータス」と連動して、「ステータスが納品済になったら必ず納品日を入力」するよう「項目選択フィールド連動各種設定プラグイン」を設定しておくと、入力漏れがなくなります。

受注管理で必要になるアプリ

発注管理アプリの作成方法

受注管理の次は、受注に紐づく発注管理をアプリ化していきます。
これまでの見積管理や受注管理でも必ず情報参照元となるマスタアプリが必要であったように、発注管理についてもまずは⑤仕入先管理アプリが必要です。
⑤仕入先管理アプリは、基本となる情報が登録されていれば問題ありません。

もし、「この商品はかならずこの仕入先に発注する」と決まっているのなら、①商品マスタアプリに⑤仕入先管理アプリをルックアップで紐づけておきましょう。

こうすることで、仕入先管理アプリからその仕入先に関連する商品を一覧で確認することができます。

受注管理アプリを見積管理アプリの複製で作成したように、発注管理アプリも受注管理アプリの複製で作ると簡単です。
ただし、発注管理には粗利等の情報は不要なので、明細の内容も大きく削ります。
明細は一括でコピーされますが、その発注先に発注する商品だけを残して登録しましょう。

顧客名や納期といった情報は関連レコードで表示するだけに留め、代わりに発注日や希望納期、発注先等の情報を加えています。

発注管理で登録するステータスは、以下のように設定しました。

届いた後の検品まで発注管理内にて実施できるよう、納品日に検品日、検品結果を登録できるようにしています。

発注管理も受注管理と同様に、「項目選択フィールド連動各種設定プラグイン」で入力漏れが無くなるようにし、アプリ間レコードコピープラグインで明細情報や担当者情報をワンクリックでコピーできるように設定しました。

項目選択フィールド連動各種設定プラグイン：ステータスが「発注済・納品済・検品済」になった時は、それぞれに対応する日付項目を入力必須にしています

アプリ間レコードコピープラグイン

発注管理が出来上がったら、受注管理アプリに「関連発注一覧」を表示する欄を作成しましょう。
標準機能の関連レコードで表示をしてもいいですが、標準機能ではテーブルの中身までは表示できないためどの商品が発注済みでどの商品がまだなのか判断ができません。

標準機能の関連レコード

そこで、「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」でテーブル内の情報も表示できるようにしていきます。

関連サブテーブル一覧表示プラグインを使うには、「スペース」フィールドを使います。
スペースフィールドを配置し、要素IDを指定したら一度アプリを更新してください。

関連サブテーブル一覧表示プラグインを入れて、配置スペースフィールドに先ほど作成したフィールドを指定し、参照元アプリを発注管理にします。

条件や表示内容を指定すると、以下のようにテーブル内のデータも関連レコードとして表示することができます。

関連サブテーブル一覧表示プラグインの関連レコード

発注管理で必要になるアプリ

kintoneで作る受発注管理システム

kintoneで作る受発注管理システムここまでご紹介した受発注に必要なアプリは以下の通りです。

①見積管理アプリ
②商品マスタアプリ
③顧客管理アプリ
④受注管理アプリ
⑤仕入先管理アプリ
⑥発注管理アプリ

これらのアプリの連携をまとめると、以下の図のようになります。

各アプリからワンクリックで転記を行うため、転記時の入力ミスや手間を削減することができます。
さらに、商品マスタアプリや顧客管理アプリ、仕入先管理アプリ等マスタとなるアプリから情報を参照するため、商品名等の入力間違いの心配もありません。

それぞれステータスと関連レコードで、一目で状況を把握できるのがkintone受発注管理システムの特徴です。

見積書･発注書･請求書をPDF発行･印刷するには

kintone標準の印刷機能では、仕入先にそのまま渡せるような発注書を印刷するのは難しいのが現状です。
そのため、kintoneで作成した見積書を印刷・PDF化するためには「無料のプラグインを活用する」か「プリントクリエイター等の帳票発行外部連携サービス・プラグインを活用する」必要があります。

印刷・PDF化におすすめのプラグインについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
▼kintoneで帳票を簡単に作成・PDF出力したい！便利なプラグイン5つを徹底比較！

発行した各種書類をkintoneから直接メールで送ることもプラグインで可能です。
③顧客管理アプリや⑤仕入先管理アプリにメールアドレスを登録しておくことで一括送信等もできるようになるため、業務効率をより向上させることができます。

▼「kintoneから直接メール送信したい…」おすすめの拡張機能3選！

kitnoneで受発注管理をしているアプリ開発事例を紹介！

ここまで、実際にkintoneで受発注管理アプリを作成する方法について紹介してきました。
このセクションでは、実際にkintoneを導入したことで受発注管理を改善できたアプリ開発事例をご紹介します。

kintoneで紙からの転記・二重入力をなくしてミスを削減！

大量の手入力業務を卒業！kintoneにより実現した仕入管理・販売管理業務の劇的効率化術！｜輸入商社　株式会社来夢さまのアプリ開発事例

三重県鈴鹿市にある株式会社来夢さまは、テントやドライブレコーダーなどを取り扱う輸入商社です。
以前は受発注に関する紙の資料を元に、基幹システムへ手入力されていました。
全ての案件について納期や出荷についての情報を紙で記入し、さらに基幹システムへ入力を行っていたため、何度も入力が必要となり多くの時間を費やしていました。
また、手作業による転記を行っていたため単純な入力ミスが発生してしまうというヒューマンエラーを避けられない状態でした。

そこで、kintoneと基幹システムを連動させることによって転記の必要がなくなり、またこれまで基幹システムでは対応できなかった情報を管理できるようになりました。

kintoneによる受注管理によって在庫把握や工数削減を実現

案件管理・在庫管理をkintoneで一元化！KANBANプラグインで進捗管理がずっと楽に｜タッチパネル製品輸入販売　ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

長野県松本市にあるナイスモバイル株式会社さまは、テレワークや遠隔授業で活躍するタッチパネル製品の輸入販売業をされています。
そんな株式会社ナイスモバイルさまでは元々kintoneをご利用されていましたが、案件情報(受注管理)や在庫情報、出荷情報などがkintoneやエクセルなどバラバラのツールで管理されている状況でした。

そのため、お客様から注文を受けた際には営業が毎回本社へ在庫確認する必要があったり、受注後の進捗状況が共有されておらず営業と出荷チームで認識齟齬が起きたり、さらにはkintoneとエクセルへの二重管理により入力漏れが発生するといった問題が発生していました。

この課題を解決するため、kintoneで案件管理アプリ(受注管理アプリ)と製品管理アプリ(在庫管理アプリ)を作成して自動連係するように設定しました。
この連携により、受注登録をしたら自動で在庫が引き当てられ、常に最新の在庫や進捗状況が共有されるようになり、営業部が在庫や案件状況について毎回確認する必要がなくなりました。

また、管理をkintoneに集約しているため、重複した入力作業がなくなり、入力漏れも削減されました。

受発注管理はkintoneの利用がおすすめ

今回はkintoneで受発注管理システムを作成する方法について紹介しました。
紙やエクセルでの受発注管理を行うと、転記や手入力による記入ミスや重複が発生し作業時間が多くかかってしまったり、どれが最新情報なのか判断がつかず受発注ミスにつながってしまうリスクが高いです。

kintoneであれば、ルックアップ機能を生かしてお客様や仕入先、商品の情報を各種マスタアプリから引き出し、プラグインを活用して転記をミスなく簡単に行うことができます。
必要情報が常に最新でクラウド上にあるため、関連部署全てで共通して状況確認をすることができ、ヒューマンエラーによる単純なミスを削減することが可能です。

紙・エクセルなどによるアナログ管理で業務が圧迫している会社さまは、kintoneを導入してみてはいかがでしょうか？
その他無料プラグインについて紹介している記事はこちら！
▼無料で使えるkintoneプラグイン！効率化を実現するおすすめ10選