生産性アップに向けたバックオフィス業務改善のためのIT活用術とは

バックオフィス業務はその場にいなくてはできない処理や、繰り返し行わなくてはならない入力作業に溢れています。
そんなバックオフィス業務を担う総務ですが、その業務の幅はとても広い上に複雑でベテラン従業員に頼りきり、ということも少なくありません。
毎月請求書の発行や勤怠締日に追われていたり、他部署から「これお願いします」と仕事がバラバラに降ってきたりすることも総務ならではのお悩みといえるでしょう。

今回のDX担当者勉強会では、総務のDX化にフォーカスし、どんなツールを利用して業務の効率化・生産性向上を図っていけば良いのかについてご紹介しました。
総務分野でITを活用するとどんなメリットがあるのか、具体的なビフォー・アフターの事例もご紹介していますので、是非ご覧ください！

中小企業におけるこれまでの総務の仕事

一口に「総務」と言っても、その業務の種類は多岐に渡ります。

総務の主な業務範囲

企業さまの中には、この他にも総務の方々が担当している業務があるかも知れません。
営業や製造などの他の部署から仕事の依頼を受けることも珍しくはないでしょう。

業務が多岐にわたるため、一気に効率化を進めて生産性を上げることもなかなか難しいのが「総務」の現状なのです。

アナログ企業の総務が抱える問題点

そんな庶務から経理、採用まで幅広く担当する総務が抱えがちな課題は以下の通りです。御社ではいくつ当てはまるでしょうか？

• 会社内の出来事によって振られる仕事が多く、自分のペースで仕事がしづらい
• 紙や印鑑、固定電話、返金といった「その場にいなくては処理できないもの」が多い
• ハローワークや年金事務所、銀行、役所など、直接行く必要がある業務が多い
• 紙、エクセルなど複数のツールに二重三重で入力を起こっている
• データや資料の収集・集計を手動で行っており、時間がかかる
• 決まったやり方が必要となるため、特定の従業員しか処理できない

物理的になくてはならない・行かなくてはならない業務の比重が大きいことが、効率化を進めるにあたってのハードルになっていると考えられます。
労務や経理業務では人の手で何度も入力をしたり、振込等お客様にも関わる数字を扱ったりと、特に神経を使う作業が多くなっているのも特徴です。

業務内容を把握している担当者も限られる為、従業員一人ひとりにかかる負担が大きいのも、デジタル化を進める上で向き合わなくてはならない重要な課題と言えます。

令和版！これからの時代に求められる総務像

ここまでご紹介したのは「アナログな情報管理により、業務効率を上げることができない総務」の姿ですが、ITを活用することによってどんな総務へと変わっていくことができるのでしょうか？
4つのポイントに絞って「今の時代に求められる総務像」を解説します。

①ITを活用することでいつでもどこでも仕事ができる

クラウドサービスを利用することによって、インターネットが使える環境であればどこからでもどの端末を使っても同様の操作ができるようになります。
現場や移動中の車内、出張先、自宅等、場所を問わず仕事ができるため、隙間時間にスマートフォンから細かく相手とやり取りをしたり仕事を進めることが可能になり、格段に業務のスピードが上がります。

②デジタル活用による自動入力・自動計算で圧倒的業務スピードの獲得

例えば、紙のタイムカードで勤怠管理をしていた場合、残業時間の集計などは人の手によって行わなければならず、もちろん給与計算ソフトへの入力も手動で行う必要がありました。

ITを活用すれば、勤怠の集計や給与計算、振込の登録などはほぼ全て自動的に入力・計算をしてくれます。
コムデックでも、実際にデジタルツールを取り入れたことにより、給与計算にかかっていた時間を1/5、請求書の発行にかかっていた時間を1/10に短縮することに成功しました。

③効率化により生まれた時間で、これまで時間を割けなかった分野に着手

IT活用による業務の効率化で生まれた時間を活用すれば、これまで時間を割けなかった社内の細かな業務改善・環境改善・経費分析によるコストの圧縮などを積極的に行えるようになります。
会社のバックオフィス業務を担う総務であるからこそ判断することのできる経営状況や、今の経費の使い道は本当に自社の商品やサービスの付加価値向上に必要であるのか？等、能動的に社内に向けて問題提起したり発信ができる立場になれるのです。

④業務効率化を高め、他部署の業務を巻き取れる「生産性アップ貢献部署」

総務内の業務効率化が実現できたら、他部署の中でも総務が行える業務は積極的に請け負っていきましょう。
営業部署の書類作成業務や、製造部署の部材発注業務等を総務が担うことで、現場部署のパフォーマンスをより高められ、会社全体がチームとなり生産性をアップしていくことに繋がります。

これまでの総務を「守りの総務」とすれば、ITをフルに活用して仕事を行う総務は言わば「攻めの総務」。
そんな攻めの総務へとすぐに業務改革を図るのは難しいとお考えの企業さまもいらっしゃるかもしれません。
最初にお伝えした通り、総務の担う業務内容は範囲も広く複雑で、なおかつ「必ずこの日までに処理をしなくてはならい」ものも多く、業務に追われる中で改善のきっかけを逃してしまうことも少なくないのが現状です。

しかし、何も業務を一気にデジタル化する必要はありません。
多岐にわたる総務の業務だからこそ、一つ一つの業務を少しずつ変えていくこともできるのです。

以降のセクションでは、最初にご紹介した総務の4つの業務分類(庶務、経理、人事、採用)に沿って、具体的な業務内容にクローズアップしたアナログな業務形態からの脱却事例をご紹介！
実際にコムデックが取り組んできた総務部門の業務改善をご覧下さい。

アナログ、フィジカル脱却事例：庶務編

総務の業務の中でも、特に庶務は「名もなき仕事」、経理や労務、人事に当てはまらないその他の全ての仕事を内包しています。
社内の備品管理等、どうしてもフィジカルが必要な部分もありますが、今回はその中でもコムデックがITツールを使って効果を実感できた「契約業務」「証明書取得業務」「書類保管業務」に絞ってビフォー・アフターをご紹介します。

契約業務

お客様と締結する契約書は、まず契約内容に合わせて決まった書式の契約書を印刷・製本する必要がありました。
一部ずつ互いに保有する必要があるため二部作成しなければならず、さらに契約金額に応じた印紙を貼り付ける必要や、郵送でお送りする場合には返信用封筒の用意等、細々とした付随業務が発生します。
また、契約締結後にお客様から戻ってきた契約書を保管するためのスペースも必要です。
紙の契約書は当然検索できないため、過去の契約内容を調べたいときには保管場所まで行って探す必要があります。

そんな契約業務に電子契約クラウドサービスを活用すれば、PDF化した契約書をアップロードし、必要事項を入力して送付先メールアドレスを指定すればワンクリックで相手に電子サインを依頼できます。
保管場所も印紙いらず、また送付先名や契約書のタイトル、締結日等で検索をかけることもできるため、送付の手間だけでなくその後の管理の手間まで削減することが可能です。

利用サービス：freeeSIGN(https://www.comdec.jp/comdeclab/ninjasign-01/)

各種証明書取得業務

補助金申請やその他都度必要になる履歴事項全部証明書や納税証明書を取得するためには、法務局や税務署、市役所等発行してくれる機関に直接赴く必要があります。
移動コストはもちろんのこと、小口現金処理の手間や申請書類を用意する手間等、簡単に見えて意外と面倒な業務でした。

各種証明書の取り寄せサービスを使うことで、自分自身が行って申請書を書かずとも、会社や自宅からワンクリックで証明書請求ができるようになりました。
もちろん手数料はかかりますが、それ以上の時間効率を得ることができています。

利用サービス：Graffer(https://www.comdec.jp/comdeclab/graffer001/)

書類保管業務

会社には毎日沢山の郵送物が届きます。捨ててしまうのも怖いので、ひとまず保管しようとすると、まず各書類を分類し、丁寧にインデックスをつけて所定のキングファイルにファイリングしなくてはなりません。
分類はしてありますが、なにしろ量が膨大すぎて必要な書類を見つけるのに時間がかかる状態でした。

クラウド型の書類保管サービスを使えば、届いた書類はスキャンしてクラウド上に保管でき、検索で簡単に必要な書類を見つけられます。
さらに、電子帳簿保存法にも対応しているため、スキャンしたら破棄可能。書類保管のために倉庫が必要な状態から脱却できました。

利用サービス：マネーフォワードクラウドBox

アナログ、フィジカル脱却事例：労務編

労務管理も総務の重要な業務の一つです。
勤怠管理や社会保険の手続等は、間違いがないように期日までに実施する必要があるものでありながら、専門知識が必要な業務のため属人化しやすいという課題があります。
ITツールを活用することで、それらの業務を「誰でもできるようにわかりやすく」かつ「フィジカルな手続きを削減」することが可能です。

入社手続

新入社員が入社するとなると、住所や連絡先、各種社会保険の番号や必要書類等は入社してからヒアリング・提出をお願いしていました。
また、入社時に必要な手続きは担当者の頭の中にしかなく、いつまでに何をしなくてはならないのか、抜け漏れなく実施できているのかを客観的に判断することが難しい状態。
完全に属人化しており、マニュアルもなく引継ぎも難しい状態でした。

SmartHRを活用することで、入社予定者にワンクリックで必要事項の入力を依頼できるようになりました。
必要情報を事前にもらえるため、その後の手続をスムーズに進めることができます。
また、入社に必要なタスクを期日含めて管理できるようになり、脱属人化に成功しました。

利用サービス：SmartHR(https://www.comdec.jp/comdeclab/smarthr001/)

社会保険手続き

従来の社会保険手続きは、必要情報を元に所定の書式に沿って書類を作成し、年金事務所やハローワーク、健保組合に提出しにいく必要がありました。
提出先であるハローワークや年金事務所は常に混み合っており、駐車場も狭いため行くだけでもかなりの時間がかかってしまいます。

マネーフォワードクラウド社会保険を利用することで、入力した情報を元に自動で複数の帳票を作成し、さらに電子申請まで行えるようになったため、年金事務所・ハローワークに行く必要が無くなりました。

利用サービス：マネーフォワードクラウド社会保険

勤怠管理

勤怠締日を過ぎると、総務は忙しくなります。紙のタイムカードを手で集計し、期日までに給与計算を行う必要があるからです。
タイムカードを改修して抜け漏れが無いか確認し、漏れがあれば本人に確認しますが半月以上前のことは覚えておらず、正確な勤怠時間を算出しにくいなんてこともありました。
月の締め日後に集計を行うため、当然リアルタイムな残業時間の把握はできません。
また、有給休暇は紙で申請・管理をしているため、繰越しや付与の処理に時間がかかっていました。

クラウド型の勤怠管理システムを導入したことで、勤務時間は打刻から自動集計ができるようになり、月中であっても残業時間を把握できるようになりました。
残業が多ければ必要に応じてアラート通知もできるため、上限規制にかからないよう注意を促すことが可能です。
かつてあれだけ時間のかかっていた有給休暇管理も、本人がスマホから取得申請を行えるようになり、申請を承認すれば自動で残りの日数も自動計算されます。
勤続年数に応じた自動付与や、年5日の取得義務にももちろん対応しているため、管理コストが大幅に削減されました。

利用サービス：KING OF TIME(https://www.comdec.jp/product/king-of-time/)

KING OF TIMEで勤怠管理業務を改善した事例はこちら！
▼クラウド勤怠管理導入で集計時間削減｜伊勢の老舗精肉・コロッケ店　有限会社豚捨さまのKING OF TIME導入事例

定時決定・月額変更届手続き

給与額を元に実施する定時決定や随時改定の処理は、「固定賃金が昇給・降給したのがいつか」「3か月分の給与額を合計して、2等級以上上がるかどうか」等、複数月の給与額から算出・判定を行う必要があります。
これを手動で実施するのは骨が折れますが、マネーフォワードクラウド社会保険では対象者の判定も、変更に該当するのかの判定も全て自動で行ってくれます。
変更対象であればそのまま必要事項を入力して電子申請を行えば手続きが完了するため、自社でこれらの手続を行っている場合にはかなりの手間を削減することが可能です。

利用サービス：マネーフォワードクラウド社会保険

アナログ、フィジカル脱却事例：経理編

総務の業務の中で、最も大きな割合を占めているのが経理業務ではないでしょうか？
お金が絡む部分だからこそ、二重、三重のチェックや再計算が必要でその分時間も取られ……月末や給与支払い日前になると業務が繁忙になるのも経理の特徴です。
そんな経理の業務も、ITツールを使うことで平準化することができます。

会計

オンプレ会計ソフトを利用していた頃は、売掛データや買掛データは全て1件1件手入力が必要でした。
さらに、銀行に行って記帳し、通帳を見て売掛金と突合、今度は入金データを手入力……等、とにかく全ての会計に係る情報を手で仕訳登録していたのです。
会計と言う専門性の高い内容のため専任の担当者しか処理できず、月の1/3以上を会計業務に費やしていました。

クラウド型の会計ソフトに変えたところ、銀行の通帳明細やカード利用明細は自動で取得され、学習機能で仕訳登録もほぼ自動化できるため、手入力の手間がゼロになりました。
会計帳簿や月々のレポート資料も自動作成されるため、エクセルで書き出したデータを加工したり、別で資料を作成したりする必要はありません。

利用サービス：マネーフォワードクラウド会計

請求支払

毎月、月の頭になると様々なところから届く請求書。
まずは内容を確認して一件一件エクセルに入力し、支払予定一覧を作成していました。

各支払先の「振込カード」があるので、月末に銀行のATMで支払ったり、オンラインバンキングで金額を手入力したり……もちろん、都度「金額を合計してチェック、目視でチェック」「さらに上司がチェック」等、何度もチェックを行って金額に間違いが無いかを確認していたため、それだけでもかなりの時間を要している状態です。

電子帳簿保存法に対応したシステムに切替えたことで、システムに請求書を登録すると自動で支払先と金額を読み取って登録されるようになり、個別に入力する手間を削減することができました。
システム内で承認フローを組むことができるため、登録後はワンクリックで上長に承認が飛びます。

上長に承認されたら、月末にファームバンキングデータを出力してオンラインバンキングで支払いできるため、オンラインバンキングへの入力や、月末の混み合う銀行に行く必要がなくなりました。
最初に登録された金額でデータ作成されるため、金額ミスの可能性を大幅に削減できるだけでなく、確認の手間も最小に抑えることができます。

利用サービス：マネーフォワードクラウド債務支払

請求書発行/送付

お客様に発行する請求書も、経理の業務を特定の日付近で忙しくしている要因の一つです。
決められた日までに発行しなくてはならず、締め、印刷、封入、郵送、さらに配達日数まで考えると、締め日直後はかなり慌ただしくなります。
年末やGW等は他の社員が休んでいる中請求のためだけに総務の社員が出勤していたことも……。
また、お客様の決算の都合によっては「先行して締めて請求書をFAX」等、イレギュラーな処理もあり、業務を圧迫していました。

現在は、締め処理を行ったデータをクラウド上にアップすれば自動で請求書が発行され、お客様にはメールで通知されます。
印刷、封入、郵送と言う手順が必要無くなるため、日数的余裕が生まれ締め日後に慌ただしく処理を行う必要がなくなりました。

利用サービス：BtoBプラットフォーム

経費精算

どこの会社でも経理の方の頭を悩ませているのが小口現金による経費精算業務ではないでしょうか？
事後申請、事前申請共に従業員から紙で申請を受け、金額に間違いがないかチェックの計算をしてから払い出して現金出納帳に記録、最終的には会計ソフトへ科目ごとの手入力が必要です。
従業員ごとに月の金額を取りまとめ、支払うべき金額の金種表を作成して銀行から出金していたこともありました。

マネーフォワードクラウド経費を利用している現在では、従業員がスマホで写真撮影し、上長が承認すれば自動で集計されて給与に取り込みできるため、紙の申請書も現金も不要になりました。
登録した金額がそのまま集計されるので、「金額が合っているかどうか」をチェックするための計算もいらず、これまで月8時間かかっていた業務が30分かからず終わる状態です。

利用サービス：マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費で経費精算業務を効率化した事例はこちら
▼会社から現金を無くしたい！Money Forwardクラウド経費と給与連携で経費精算を効率化

給与計算

毎月決まったタイミングで発生する給与計算は、総務の業務を圧迫している代表格と言っていいでしょう。
給与ソフトに勤怠情報を手で打ち込み、金額に間違いがないか二人体制でチェック、さらに支給額をオンラインバンキングに手入力して、打ち込み間違いがないかチェック……従業員の給与なので当然ですが、間違いが無いように細心の注意を払ってチェックします。

勤怠締日から給与支給日までの余裕がない時にはさらに大変で、「給与計算以外の業務は受付できません！」という状態になることも珍しくありません。
振込手続きが終わって一息つけると思いきや、今度は給与明細を一人ひとりに紙で配布するため、社外に出ている人がいるときには一気に配り切れなかったり、総務担当の地味な苦労は続きます。
特定のPCでしか給与計算ソフトを使えないため、ベテラン従業員以外は扱い方を知らず、もし担当者が体調不良で出てこられなくなったらどうしようと思いつつも特に対策は打てていない、そんな状態でした。

マネーフォワードクラウド給与に切り替えた現在では、勤怠ソフトからワンクリックで勤怠データを取り込めるため、全自動計算で5分で給与計算が完了します。
振込データを出力してオンラインバンキングに登録すれば振込処理も完了するため、振込時の手入力や、金額のチェックも不要。
これまで手で配っていた給与明細はメールで配信され、従業員は自分のスマホから給与明細を確認できます。

また、バックアップやバージョンアップ等は自動で実施され、データはクラウド上に保存されているため印刷・ファイリングは不要。
利用PCの台数制限もなく、給与計算のルールがシステム上に落とし込まれているため、ベテラン社員以外でも給与計算を実施できるようになります。

利用サービス：マネーフォワードクラウド給与(https://www.comdec.jp/product/moneyfoward-payroll)

マネーフォワードクラウド給与とKING OF TIMEで勤怠管理～給与計算までの一連の業務を効率化した事例はこちら！
▼KING OF TIMEとMoney Forwardクラウド給与で勤怠管理と給与計算を一気に効率化！｜建築業なかむら建設株式会社さまの導入事例

住民税納付

毎月発生する住民税の納付は、「銀行に行かなければできない業務」のひとつでした。
市町村ごとに各従業員の住民税額を合計して、各市町村村所定の納付書に記入し、窓口で納付。
納期限が翌月10日と決まっているので、その時期の銀行窓口は混みあいます。番号札をもらって待っている時間の方が納付にかかる時間より長かった……なんてこともしょっちゅうです。

この業務も、給与ソフトから市町村別の納付データを出力して、オンラインバンキングに登録するだけで済むようになりました。
納付書への記入や銀行訪問の必要がなくなり、納付ミスも削減できています。

利用サービス：マネーフォワードクラウド給与(https://www.comdec.jp/product/moneyfoward-payroll)、オンラインバンキング

源泉所得税・地方法人税・消費税・固定資産税等の諸税金納付

所得税やその他税金の納付も「銀行に行かなければできない業務」です。
源泉所得税であれば、従業員ごとの所得税額を集計して複写の納付書に記入し、窓口で納付。
年に数度の固定資産税や消費税は税務署等から届いた納付書を持って銀行へ……と、とにかく「紙」と「銀行」がセットになった業務だったのです。

現在では、納付書を記入する手間も、銀行の窓口に行く手間もゼロになりました。
e-Tax、eLTaxを使って会社や自宅からダイレクトに納付処理を行っています。

利用サービス：e-Tax、eLTax

年末調整

これまで、年末調整と言えば決算に次ぐ総務の大仕事でした。
11月ぐらいから従業員一人ひとりに紙を配布し、保険の書類と共に提出してもらって手動で還付額を計算、言葉で書くとたったこれだけですが、そもそも期日までに提出してくれなかったり、出してもらったものの記入箇所を間違えていたりと、語りつくせないほどの困難で溢れています。
12月の給与で還付しなくてはならないため時間も足りず、毎年12月は休日返上なんてこともありました。

マネーフォワードクラウド給与と連携しているマネーフォワードクラウド年末調整を使うことで、年末調整に係るそれらの悩みはほぼゼロになりました。
給与ソフトから従業員情報・給与情報を取り込みでき、還付額は自動で計算されます。

保険情報等はガイドに沿って従業員本人にスマホで登録してもらえるため、間違いも激減。誰が出していて誰が未提出なのかも一目でわかります。
自動計算された還付額はワンクリックで給与に取り込めるので、手入力の手間すらなくなりました。
各市町村への給与支払報告書も自動で作成されるため、年末調整完了後の業務もかなり楽になっています。

利用サービス：マネーフォワードクラウド年末調整

月次監査対応

コムデックでは、これまで月に一回税理士に来てもらい、経理書類をチェックしてもらっていました。
チェックしてもらうためには、当然資料を揃えておく必要があります。
税理士が来る日までに書類を印刷・ファイリングしなくてはならず、かなり慌ただしく準備をしていました。

現在は税理士にMFクラウドのアカウントを付与し、直接会計や給与計算、経費申請のサービスにログイン、クラウド上で書類や金額を確認してもらえる状態となったため、来訪してチェックしてもらう必要がなくなりました。
連絡もチャットで行っているため、資料が足りないところや確認事項は即チャットで確認、追加資料の提出等も行える状態になっています。

利用サービス：マネーフォワードクラウドシリーズ

アナログ、フィジカル脱却事例：採用編

履歴書管理や連絡方法等、まだまだアナログ・フィジカルな面が残っているのも採用分野の特徴です。
ここまでご紹介した庶務・労務・経理の業務に比べて、採用に係る業務は単体でIT活用を進めやすい分野となります。

求人

これまで、ハローワークに求人票を新しく出そうと思うと、直接現地に赴いて原稿を提出する必要がありました。
また、3か月で掲載期限となるため、同じ内容で再掲載する場合も電話で連絡、内容を変更する場合にはFAXでやり取りが必要等、頻度は高くないものの面倒な業務の代表格だった求人票の掲載も、インターネットサービスを活用することで格段に手間を削減することができました。
直接行かなくていいだけで時間コストを削減できる他、過去の求人情報を元に再掲載が行えたり、紙の求人票には載せきれなかった自社のアピールポイントを掲載できるのも、インターネットサービスのメリットです。

利用サービス：ハローワークインターネットサービス

面接

採用面接というと、どうしても自社に来てもらって開催になります。
自社に来てもらおうとすると、応募者がまだ別の会社で勤務している場合等はなかなか予定が合わないこともあります。
連絡手段は電話かメールになるためどうしてもレスポンスに時間がかかり、一次面接の感触が良ければさらに上長や関係部署の予定を押さえて二次面接の段取りをして……と、予定調整だけでもかなりのコストがかかります。
お互いの都合で連絡が取れなかったり面接の予定を組めなかったりしている間に、他社に取られてしまうこともありました。

コロナ禍で一般的になりましたが、面接はZoomで行うことにより応募者の都合の良い時間で対応でき、さらに一次面接後の連絡はチャットを基本とすることで、素早いレスポンスが可能となり連絡や日程調整面で他社に取り負けることも無くなりました。
また、これまでは「この人は自社に合っているのか」「ストレスや精神面で問題は無いか」等は面接担当者の感覚でしか測ることができませんでしたが、オンラインで実施できるストレスチェックやマッチングチェックを活用することで自社に合った人材かどうかをAIに判定してもらうことができるように。その後の定着率にも良い効果が出ています。

利用サービス：Zoom(https://www.comdec.jp/product/zoom)、mitsukari(https://www.comdec.jp/comdeclab/mitsucari/)

ITツールの活用で総務をアップデート

幅広い総務の業務を一つずつ効率化するツールをご紹介しましたが、御社で取り入れられそうなものはありましたでしょうか？
手作業による入力や直接出向くようなフィジカル的な作業から卒業すれば、総務の幅広く複雑な業務を簡略化させて生産性アップにつながることが分かりました。
出す
第二講座では、総務の業務中でも特に複雑で大きな比重を占める経理業務にフォーカスして、クラウド活用のメリットや実際にコムデックでも採用しているオススメツールの使い方を一挙公開していきます。

▼バックオフィス全体の効率アップを実現するクラウド会計活用術