Imadoki 2022年11月号が発行されました

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身近に進むIT活用の課題

私事ですが、先日開催された「第１回 東京レガシーハーフマラソン」に出場してきました。
スタート＆ゴール地点は、東京オリンピックが開催された国立競技場という事で、参加をとても楽しみにしていたのですが、スマートフォンを活用しないと参加できない仕組みとなっており、50歳になる私もアプリの操作に四苦八苦する場面がありました。

参加申し込みがネット申請限定なのは既に珍しくありませんが、マイページ登録、 体温＆体調管理アプリ、アスリートビブス(旧名：ゼッケン)引換＆PCR検査 電子チケット、当日の参加電子チケット(顔写真要)…とスマートフォン＆QRコード＆顔認証がフル活用された仕組みでした。
スマートフォンに習熟していないと参加が危ぶまれるレベルでITされた結果、私ですら困惑する事がありボランティアの方に助けていただいて切り抜けましたが、参加できないかもと思って冷や汗がでました。

10代～80代の方まで幅広い年齢の方が参加される大会ですが、50才で割とIT詳しいハズの私が戸惑うようでは、ITの進歩も課題が多いとは思いました。
しかし一方でコロナ対策で必要となった本人確認を、15,000人という大量の参加者に対して短時間、少人数のオペレーションで実施できる原動力もITの力であり、生産性は非常に高い仕組みでもありました。

マイナンバーカードが健康保険証として利用されることが発表されましたが、もともと顔写真も無く本人確認が全くできないカードでお得に保険診療が受診できる仕組みは、現代においてはもはや制度上の不具合でありマイナンバーカードに統合されるのは自然な流れに感じます(指紋や顔認証使えるタイムカードの方が認証レベルは優れてますね…)。

ITはとても身近な技術となりましたが、現在においてITをより使える人、企業だけが有利になる点があることは否めません。
全ての世代、企業でITが使いやすく、紙と同じく誰もが活用できる時代に早くなって欲しいですが、待っているだけでは来ないので、コムデックはこれからもお客様のIT活用支援に注力してまいります！

取締役会長　樋口 雅寿

マネーフォワードクラウド年末調整　超簡単！スマホで年末調整

Imadoki11月号がお手元に届くころには、既に皆様年末調整に向けて紙を配ったり、従業員へのアナウンスを開始されている頃かと思います。
紙で配って書いてもらうのはなかなかの労力がかかりますし、記入する従業員側も良く分かっておらず経理に書類だけ渡して丸投げ、という会社様も少なくないのが現状です。
しかしそれでは経理担当者の時間がいくらあっても足りない……御社の年末調整は、従業員に依頼するところから還付額を給与に反映させるところまで、以下のような「紙の年末調整あるある」に溢れていないでしょうか？

経理の頭を悩ませる紙の年末調整あるある

• 期日までに提出してこない従業員がいる
• 誰が提出済みで誰がまだ出していないのかわからない
• 従業員が記入してきた内容が間違っている
• 添付すべき書類がついていない、受け取った書類の管理に困る
• 給与額も確認しながら手で還付額を計算するのが手間
• 申告用の書類を作るのが手間
• 12月の給与までに処理をしなくてはならないため時間的余裕が無い

年末に向けてお歳暮や支払いや年始の準備や挨拶でただでさえ業務も忙しくなる中、経理担当者の頭を悩ませる年末調整。
そんな年末調整を、経理担当者目線だけではなく従業員目線でも簡単かつ効率化できるのが「マネーフォワードクラウド年末調整(以下MF年末調整)」です。
コムデックでは4年ほど前からMF年末調整を使ってペーパーレスな年末調整を実現していますが、年末調整を負担に感じることはなくなりました。

今年の年末調整はもう難しいかもしれませんが、来年の年末調整に向けてクラウド化をするとどんなところが楽になるのかをご紹介します！

MF年末調整の便利ポイント①
ワンクリックで従業員に依頼、提出状況もリアルタイムで把握できる

MF年末調整では、支払済み給与や登録データを元にその従業員が年末調整の対象者かどうかを自動で判定してくれます。
その上で、ワンクリックで従業員に年末調整の情報入力依頼メールを送ることが可能です。
提出状況についても、「依頼していない人が何人」「依頼したが提出していないのが何人」「提出された後経理が確認していないのが何人」かステータス表示されるため、状況を正確かつリアルタイムに把握できます。

未提出の従業員にはリマインドメールを自動送信できるため、これまでの年末調整における「なかなか期日までに提出してくれない」「誰が提出済みかわからない」といった問題を解決することができます。

MF年末調整の便利ポイント②
従業員はスマホで入力･写真撮影！アンケート形式で入力できるから間違えない

管理者が依頼を行うと、登録されたメールアドレスに年末調整の招待メールが届きます。

招待メールからMF年末調整にログインしたら、あとは質問に沿って入力していくだけ。
「書類のどこに何を入力すればいいかわらかず、経理担当者に丸投げ」していた方も、アンケート形式なら不安を覚えることなく入力を進めていただくことができます。

手元にある保険の書類なども写真に撮って添付するだけ！これなら、記入内容を確認するために書類を探す必要もありません。

MF年末調整が従業員向けのマニュアルを用意してくれているため、説明会を開いたり自社でマニュアルを作る必要もありません。
▼MF年末調整マニュアル

また、一度MF年末調整を利用すれば、翌年の年末調整時には「昨年の情報をコピーする」ことができますので、入力がぐっと楽になります。

MF年末調整の便利ポイント③
給与額を自動取込･還付追徴額もワンクリックで給与に反映できる

年末調整を行うためには、1月～12月までの1年間の給与情報が不可欠です。
MF年末調整では、同じマネーフォワードクラウドシリーズから給与情報を取り込むことができます。(別の給与計算ソフトのデータを取り込むこともできます)
ワンクリックで全ての数値を自動反映してくれるためミスが無いほか、時間的余裕が無い場合も素早く年末調整が可能です。

年末調整完了後の還付追徴額についてもMF年末調整からMF給与にワンクリックで取り込みできるため、最後まで管理者側の手動入力はほとんど必要ありません。

MF年末調整の便利ポイント④
還付追徴額は自動計算、源泉徴収簿も自動発行できる

MF年末調整では、従業員が入力したデータと取り込んだ給与情報を元に自動で還付追徴額を計算してくれます。
端数処理も自動で行うためミスなく計算を実施できる他、法令改正時には、料率など無料で自動アップデートを行います。

年末調整完了後には自動で各種帳票を発行でき、従業員にもオンラインで源泉徴収票を配布可能です。
MF年末調整からそのまま電子申告を行うこともできます。

▼発行できる帳票
源泉徴収票・給与支払報告書・給与支払報告書総括表・扶養控除等申告書・保険料控除申告書・源泉徴収簿・給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表・基礎控除兼配偶者控除等兼所得金額調整控除申告書

MF年末調整の便利ポイント⑤
税理士にもリアルタイムなデータを共有できる

MF年末調整はオンライン上に年末調整のデータを蓄積していくため、従業員から提出されたデータを税理士や社労士にリアルタイムで確認してもらうことができます。
「うちは年末調整を税理士の先生に任せているから……」という場合も、書類の回収フェーズを電子化できれば社内・税理士双方の業務効率化が見込めます。

もし今御社が年末調整を負担に感じていらっしゃるようであれば、マネーフォワードクラウド年末調整を導入いただくことで劇的に年末調整業務が楽になります。
この機会に給与計算も含めて切り替えをお考えの場合には、1月～2月は給与計算導入に最適のタイミングとなっておりますので是非ご検討ください！

クラウド活用お客様インタビュー　中小企業のIT活用のポイント編

介護業　社会福祉法人ゆめネット様

Imadoki 10月号でkintone導入秘話を語ってくださったゆめネット様。
今回は、LINE WORKSやDropbox、KING OF TIME等のツールについてのお話と、「中小企業がIT化を進めるときのアドバイス」をお伺いしました！

クラウドツール導入のきっかけは？

コムデック：ゆめネット様はkintoneだけではなく、LINE WORKSやDropbox、KING OF TIME等いったツールも活用されていますよね。それぞれのツールの役割や、活用状況を教えてください。

ゆめネット　山川様：汎用的にいろいろできるkintoneと違って、LINE WORKSはチャット、Dropboxはクラウドストレージ、KING OF TIMEは勤怠管理……と役割が明確ですよね。
KING OF TIMEは社内にかなり浸透していて、「自分の勤怠は自分で確認して申請する」が普通になっているので皆抵抗なく実施してくれていますね。
前は手で集計しないといけなかった勤怠が自動的に集計されるので、総務部門の負担はかなり軽減されていると思います！

ゆめネット　上原様：LINE WORKSについては、他のツールに比べて導入がすごくスムーズでした。
もともと社内連絡にLINEを使っていたこともあって、感覚としては「アプリが変わるだけ」って感じで。
操作感もLINEと変わらないので、運用ルールや操作方法で揉めることも一切なく定着してくれています。

以前は仕事にもLINEを使っていらっしゃったんですね。切り替えのきっかけは何だったのでしょうか？

LINEは使いやすくて便利なんですけれど、利用者様のお写真や情報をチャットで送ることもあったので、万が一流出や、そうでなくても端末をどこかに忘れてきたりしたらどうしよう……という不安がありました。
プライベートとの切り分けも難しかったので、LINE WORKSに切り替えることできちんと会社が管理できる状態にできて安心しています。

今後は、うちのLINE WORKSと利用者様のご家族のLINEをつないで、連絡のメインを電話からチャットに切り替えていきたいと考えています。
もちろん、ご家族の属性に配慮する必要はあると思いますが、緊急以外は基本的にチャット、という体制を整えていきたいですね。

チャット連絡ならいつでも送信・確認ができるので、ご家族の満足度も従業員の満足度も向上させることができそうですね、期待しています！
LINE WORKSにはチャット以外にもスケジュール等の機能がありますが、そちらは使っていらっしゃいますか？

スケジュールはまだグループウェア離れできていない状況です。まずは部署単位とか、少しずつ移行していく必要があるかな、と思っています。

長年使っているとなかなか切り替えが難しいですよね。続いて、Dropboxはいかがでしょうか？

社内の情報共有全体で見れば効率化されてはいるんですが……ちょっと情報管理の統制――アカウントの権限問題で揉めていて。
最初は少人数で使っていたので問題なかったんですが、80名で5個のアカウントを共有しているのもあって「この情報は誰には見えていいけれど誰には見せないのか」とか、そのあたりの管理ができなくなっているのが実情です。

利用範囲が拡大したことで出てきた課題、ということですね、ありがとうございます。
ここまではツールについてお伺いしてきましたが、ここからは少し全体的なことについて伺いたいと思います。
まず、『もしITを導入する前の過去の自分にアドバイスできるなら、何を伝えたいか？』。ゆめネット様の経験がこれからITを導入される企業様にとっては重要な要素になるかと思いますので、是非お聞かせください。

やっぱり、「現場の人の話はちゃんと聞いて、繋がりを大事にしてください」ですかね。
ITを導入して実際に使うのは現場の人なので、直接現場に出向いて話をする方が大事だと思いました。

当時の自分にアドバイスするとしたら、「ITはスーパーマンではないということをきちんと現場の人にもわかってもらってください」ですかね。
ITってすごく便利にはなるんですが、運用するにはルールも必要だし、できないことももちろんあるので、それを整理して伝えてあげることが大事かなと思っています。

ITはスーパーマンではない、まさにその通りですね。ではそれを踏まえて、これからITを使っていこう！という中小企業にもしアドバイスするなら、いかがでしょうか？

今はこうしてIT部門が機能していますが、もともとは「ITを導入する！」と決めた理事長の決断力と、それを実際に現場に推進していた池口さんあってのことだと思っています。（池口様のお写真掲載）
さっきも言いましたがITはスーパーマンではないので、導入・定着には「絶対にITでうちの会社を良くするんだ」という信念と粘り強さが大事だと思います。

kintoneやIT系のセミナーに参加してみると、参加企業のほとんどが「なかなか社内に浸透してくれなくて……」という課題を持ってるんです。
導入初期で上手くいかないと、「どうしてうちは……」となってしまいがちなんですが、そういう悩みはどこの会社も抱えていること。
さっきと同じになってしまうんですが、やっぱり現場の人と腹を割って話し合うのが、地道かもしれませんが一番の近道だと思っています。

大事なのは粘り強さと現場との対話ということですね、ありがとうございます！では最後に、今後の展望をお聞かせください。

これまでは「新しい一歩を踏み出すための伴走者」をテーマに掲げていたんですが、2023年からは伴走者に加えて「これまで積み上げた経験を活かして、一層IT活用する組織に変化していきましょう！」をモットーに、より一層のIT活用を支援していきたいと思っています。

ゆめネットで働いてくれている皆さんは福祉のプロ。その経験にITをプラスすることで、より良い利用者さんへの支援につなげていけると考えています。
これまでのやり方を変えるのはとても負荷がかかることですが、それを少しでも前向きに捉えて変化していきたいですね。

ゆめネット様、貴重なお話ありがとうございました！

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