Imadoki 2020年12月号が発行されました

Imadoki 2020年12月号が発行されました

記事(PDF)を開く

コロナに始まり、コロナに終わる、大変な１年でした

今月のコムデックラボ＜ピックアップ＞

近年『ほめちぎる教習所』としてその名を全国にとどろかせる南部自動車学校さま。
伊勢市近郊の方ならお世話になった人も多いのでは無いでしょうか？
実はコムデックとのご縁は深く、コムデック創業当時から南部自動車学校様のIT機器面でサポートをご提供させていただいております。
今回はそんな南部自動車学校さまの社内コミュニケーション事情に密着！
インタビューをさせていただく中で見えてきた、「電話・掲示」中心の情報共有から、「チャット・クラウドストレージ」へ移行したことによって生まれた変化をレポートいたします！

「内線をかけてもそこにいない」はチャットで解決！

「連絡しなくてはいけない人に連絡がつかない」
「そもそも今どこで仕事をしているのかわからないから内線のかけようがない」
社内の連絡が滞ると、「電話をかけなおす」「手書きのメモを残す」「判断してもらわないと仕事を進めることができない」といった理由から、仕事の効率が下がってしまいます。
70名近くの教習担当の先生が所属し、年間三千人近くもの生徒さんが卒業していく南部自動車学校さまでは、実習や講義を行う先生たちのいる場所は決まっておらず、まさに先ほど述べたような「内線をかけてもそこに居ない」といった問題が発生していました。」伝達が必要な人に個別に電話をかけていくと、2時間近くかかってしまうこともあったとのことです。

そんな現状を変え、「情報を伝えるためだけの非効率な業務をやめ、より生徒さんとの時間を確保したい」ということで、南部自動車学校さまではLINE WORKSを導入。
急な教習予定の変更や、朝礼の内容もリアルタイムで全社員に共有し、朝礼に参加できない方やお休みの方にスムーズな業務の引継ぎができるようになりました。
その他にも、勤務のシフト連絡や、明日検定を受ける生徒さんの名簿の共有もLINE WORKSを通じて行われ、今では「LINE WORKSなしでの仕事は考えられない！」というところまでご活用いただいています。

チャット導入で生徒さんとのコミュニケーションも充実

LINE WORKSの導入により効果があったのは社内コミュニケーションだけではありません。
個人のLINEとつながることができる唯一のチャットツールであるLINE WORKSを活用する事で、生徒さんともチャットでコミュニケーションを行うことができるようになりました。
例えば、受け持った生徒さんとLINE WORKSで繋がることで、生徒さんからもどういう風に教習を受けていけばいいのかといったスケジュールの相談や、効果測定の問題に対する質問などがLINEを通じて送られてくるとのことです。
社外の協力業者の方ともLINE WORKSを通して連絡を取ることで、プライベートのLINEと切り分けつつ、気が付いた時にすぐ要件を送ることができるため、時間を有効活用できるようになったとのことです。

公式LINE×Dropboxで社内の手間を軽減しながら情報共有

LINE WORKSに続いて南部自動車学校様が導入されたのはDropboxです。
生徒さんにより快適な教習体験を提供するために、例えば学校までの送迎バスの時刻表や、合宿時の献立表、開催するイベントといった、「教習をスムーズに受けるための情報」へのアクセスがもっと簡単にできると良いのではないかという結論にたどり着きました。
それまでは校内にいくつかある掲示板へとPOPを作って張り出すことで共有を行っていましたが、内容の変更があったとしてもきちんと伝わるか、見てもらえるかは定かではありません。
わざわざ掲示板を見に行かなくても、何なら家にいてもバスの運行表等の情報がわかれば便利なのではないか？そう考えた南部自動車学校さまでは、資料を簡単に共有できるDropboxと、以前から活用していた公式LINEを組み合わせる事で、公式LINEからワンタッチでバスの時刻表や献立表、学科時間割表を確認できる仕組みを構築しました。
公式LINEのメニューから該当のアイコンをクリックすると、Dropboxのリンクが開きます。そこを見れば、いつでも最新の情報を確認できるのです。
この仕組みにより、社内の事務担当の方はDropboxの情報を一度変更すれば良く、また生徒さんが情報にアクセスしやすくなったことにより問い合わせ連絡も減少したという嬉しい効果もありました。

「これ、Dropboxに入れておくよ！」社外へのファイル共有のスピード向上

これまで無料のファイルサーバーを使って社外の協力会社に大量の写真を共有していた南部自動車学校さま。
フォルダにまとめて、アップロードして、メールを作って……と多くの手間がかかっていた業務が、今では共有済みのフォルダにどんどん写真を入れていけばいいということで、情報共有のスピードが格段に上昇したとのことです。
「一度送った後でも中身を変えることができるし、コメント機能をつかって修正点を即時共有することもできる。本当に便利で助かっています」とは、広報担当の方の言葉です。

情報共有のその先へ、「生徒さんのため」にできること

社内にDropboxが浸透するにつれて、先生たちから「生徒のために他にもっと活用できないか？」という声が出始め、生徒さんの検定試験の際に動画で応援メッセージを贈るというアイディアが生まれました。
運転免許が取れるかどうかの最初の関門、初めての検定試験はだれしもが緊張するものです。
生徒の緊張をほぐし、落ち着いていつも通りに検定に臨んでほしいという思いから、撮影した動画をDropboxに保存し、そのURLをQRコード化してメッセージカードに印刷。
検定に臨む生徒さんが自分のスマホでQRコードを読み込めば、動画の応援メッセージが再生されます。
「ただ運転免許を取るだけじゃない、教習に感動を与えたい」そんな想いとDropboxが結びつき、「情報共有」に留まらない、心温まるコミュニケーションが生まれました。

　DropboxやLINE WORKSを活用することで、生徒さんとの情報共有のみならず、社内外とのコミュニケーションを改善させた南部自動車学校さま。
今後は「生徒さんが欲しい情報は何なのか？」をより深く考察し、欲しい情報に簡単にアクセスできるように仕組化を進めていくとのことです。

IT導入補助金ニュース：ご利用状況報告

終わりかと思いきや7次8次…と続いてきたIT導入補助金ですが、予算の関係上いよいよ今度こそ次の9次が最後と言われております。
コムデックを通して申請いただき、採択されたお客様も20社を超えました。
申請で人気のツールは勤怠管理クラウドのKING OF TIME！
コロナウイルスの影響により売上等が落ち込む中で、各個人の労働時間を把握し、会社全体で人時生産性を上げていくためのツールとしてのご活用が増えております。
もはや使うのが当たり前となりつつあるIT導入補助金はこれが本当に最後のチャンスです、どうぞお見逃しなく！

社員紹介：新卒入社6年目。若手リーダーの「佐田　薫士」

今月から、コムデックの社員を毎月一人ずつご紹介していきます！
プロフィールを見てみたら、思わぬ共通点が見つかるかも…！？
みなさまのDX化を全力でサポートさせていただきますので、よろしくお願いいたします。

サイボウズ社出版の業務改善NOTE Vol.8に
掲載いただきました。
サイボウズ商店でぜひお買い求めください。
（※残念ながら印税は入ってこずボランティアです）

日々、kintone業務改善の仕組みづくりをご支援させていただいています。
最近だと、皆様にkintoneの自動登録、自動集計の仕組をご提供できるように検証を進めてます。
僕自身ひたすら、データ登録する作業も嫌いではないんですが、時間がないと後回しにしてしまうので、その時に仕事を終わらせられるようにまずは自分の仕事の自動化…に挑戦中です。

2人目の子供が生まれました。
初の女の子なのですが、男の子と勝手がちがうので、周りに教えてもらいながら日々てんやわんやしてます。
イクメン目指します！

Imadokiバックナンバーはこちらから