Imadoki 2024年10月号が発行されました

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Windows10サポート終了まで後1年！

Windows10のサポート期限である2025年10月14日まで、1年となりました。
2015年7月に発売された「Windows10」ですが、早くも登場から10年が経過しようとしています。
その間に信じられないほどの技術的進化（AI 活用や各種クラウドサービス）やコロナ感染拡大による働き方の変革（リモートワークやWeb会議）、そしてセキュリティ問題（ランサムウェア）がありました。
めぐりめく時流に、対応しきれなくなってきた「Wi ndows10」は、いよいよ来年役目を終え、AI に標準対応したWi ndows11へ移行する時がやってきました！

Windows10 サポート終了の意味とは？ Windows 10のサポートを終了は、セキュリティ更新や技術サポートが提供されなくなることを意味します。 つまりウイルスやマルウェア、その他のセキュリティ脅威からPCを保護することが困難になります。 また、新しいソフトウェアやハードウェアとの互換性も保証されなくなるため、ビジネス運営において大きなリスクとなるため対応は必須です。

Windows11への移行は、単なるパソコンの買い替えではありません。
「多様な働き方に対応し、生産性を向上させる働き方」を実現できるパソコンの選択が重要です。
同時に、ネットワークなどの利用環境を見直すことで、さらなる生産性向上が期待できます。
クラウドサービスやネットワークに精通し、優れたサポート体制を持つパートナーとして、ぜひコムデックからの購入もご検討ください 😀

取締役会長　樋口雅寿

「仕事のお供」になるツール『Notion』

先月のImadokiで、コムデックが2015年頃から10年近く文書作成・管理と情報共有のために利用してきた「Evernote」を卒業し、「Notion」に乗り換え始めていることをお伝えしました。
お客様からも「うちもNotionを使おうと思っている」「どんなふうに使うのか効果的なのか」「逆にできないことは？」「kintoneとの使い分けはどうすればいい？」といった声が挙がってきているため、今月号のImadokiではNotionについて特集しちゃいます！

コムデックのここまでの成長を支えた「Evernote」のように、もしかしたら「Notion」が御社の成長の立役者になるかもしれません。 実際にコムデックが使ってみた所感や今後の展望もご紹介しますので、是非ご覧ください。

「Notion」が必要な理由とは？

働き方の変革とともに 情報共有 手段も大きく変化が必要になっています。
一昔前では「タバコ 部屋で人事が決まる！」 と言われる程に井戸端会議が多く、その場にいないと情報が入手できないため、社内の情報通が重宝される時代でした。

続いて、コンピューターやプリンターの普及によって、印刷された紙資料をつかった会議、回覧板や掲示、そしてファイリングして書庫に保存（年末大掃除で廃棄）による情報共有を行うのが当たり前になりました。

現在では、インターネット＆クラウドサービスによって、会社のオフィスや会議室だけでなく、カフェや自宅など様々な場所で働くことができるようになりました。そして働く場所だけでなく、社員、そして社外のパートナー（取引業者や士業、フリーランス）、顧客との情報共有が生産性向上の要件のひとつになる中で、新しい情報共有方法が求められるのは必然となっています。
コムデックが2014年頃から取り入れた「Evernote」は 当時最高のツールではありましたが、残念ながら登場時期が早すぎたため、現在では性能不足が目立つようになってしまいました。

新しく採用した「Notion」は2020年頃から注目され始め、日本語版の登場が2022年と新しいツールですが、大手企業やベンチャーを中心に導入が進んでいます。
AIとの親和性も高く、これからの社内情報共有ツールとして一気に利用が広がっていくことが予想される注目ツールとなっています。

中小企業では、共有される資料を作る、資料を共有する文化が無い場合が多いため、資料を作成、共有する文化づくりからスタートすることになります。

「Notion」ってナンだ？

01 「Notion」は、様々な形式で情報保存できるノート作成ツール

「Notion」は、メモや議事録等のよくある使い方はもちろん、タスク管理やデータベース管理、社内Wiki等、様々な機能を備えたオールインワンのワークスペースツールです。
「オールインワン」や「ワークスペース」と言われると途端に難しく感じますが、ようは「会社としてチームで仕事をする上で必要な情報を整理・共有・管理するためのツール」、あるいはデジタル版の「A4の紙＋キングファイル＋書庫」と言えます。
会社や自分のやりたいことに合わせて柔軟に使えるため、初心者から上級者まで幅広く活用できるのが特徴です。

新品のノートと同じく柔軟性と自由度が高いため、運用ルール作りが大切なツールです

02 「Notion」の具体的な利用方法

1. ノートやメモの作成

画像やチェックリスト、リンクなども組み込んだノートやメモを取ることができます。
例えば会議の議事録を残したり、仕事に必要な様々な情報をまとめたりすることが可能です。
プロジェクト管理、タスク追跡、読書リスト、目標設定など、テンプレートも用意されているためすぐに使い始めることができます。

2. タスク管理やリスト作成

タスクをリスト化して進捗を追うのが得意です。ToDoリストを作成して終わった作業にチェックを入れるのはもちろん、日付や期限管理、カレンダー形式でタスクを確認することも可能です。

3. データベース機能

作成したタスクのリストに対して詳細な情報を追加したり、フィルターや並べ替えを自由に設定できるので、データベースとして多くの情報を効率的に整理・管理できます。

4. 情報の階層化

作成するページは自由に階層化できるので、関連する情報をリンクして整理することができます。
例えば、プロジェクトごとにドキュメントをまとめたり、会社のルールやガイドラインをWiki形式でまとめて、いつでも誰でもアクセスできるようにすることが可能です。

5. マルチデバイス対応

クラウド上でデータが同期されるので、パソコンでもスマホでも、オフィスにいなくても、どこにいても最新の情報にアクセスできます（同期も早い！）。

6.AI機能がアシストしてくれる

文章の作成・リライト要約作成等を自動化してくれるAI が利用可能です。
その他にも、タスクの優先度を自動的に判断してくれたり、文脈を理解して関連する検索結果を出してくれる検索アシスト機能がついていたりするため、単なるメモアプリ以上の使い方を実現できます。

03 「Notion」と「kintone」の違いは「集計と分析」

データベースとしても活用できる「Noti on」ですが、コムデックでは既にデータ分析に「kintone」をフル活用しています。
両者をどう使い分けるべきなのでしょうか？

社内にアンケートで聞いてみたところ、以下のような場合には「kintone」を使うのがおすすめであることがわかってきました！
逆に、テキストベースで自由度の高い情報を扱う場合には「Notion」がおすすめです。

数式を組んで自動計算したい場合 いろんなところからデータを集めて自動集計をしたい場合 データを蓄積し、集計結果をBI 化（グラフ化）して分析したい場合

04 「Notion」をもっと知りたい！

「Notion」をもっと知りたい場合は、Notion公式アンバサダーの円谷さんのYoutubeがおススメです。
各機能について具体的な説明や、テンプレート活用など幅広い知識が習得できます。

これぞ「Notion」というお手本ご紹介！

Notionをどう使う？社内Wikiで情報格差をなくそう

ひとまず「Notion」に移行したコムデックですが、運用開始したばかりの手探りな状態がつづいています。
そんな中、コムデックが目指す一つの「Notion」の形が「株式会社ゆめみ」様のオープンハンドブックです。

ミッション・ビジョン・バリューだけでなく、社内ルールや制度を「Notion」の階層構造を余すところなく活用して構築されたこのページは、社外にも公開されています。
コムデックでも、新しく入社した人と昔からいる人の情報格差をなくすべく、会社の情報がすべてまとまったポータルを構築しはじめています。

 

オマケ1 ：「Notion」日本法人オフィス訪問してきました！」

先日、Notion日本法人の東京オフィスを訪問する機会があり、パートナー営業担当の桐谷氏にお会いしてきました！

桐谷氏は、元Dropbox日本法人に所属していた方で、コロナ前の「IT活用戦略セミナー」ではブース出展や協力していただいた経緯があります。
クラウドサービスが立ち上がり始めた時期から業界に携わってきた方なので、その見識は非常に深いものがあります。

そんな桐谷氏が次の成長を見込んで「Dropbox」→「Asana」の次に転職したのが「Notion」。
その日本オフィスを見学できたことは、非常に興味深い経験となりましたが、オフィス内の写真撮影はNGということで玄関で記念撮影となりました。

訪問を通じて、「Notion」のAIへの取り組みや、現在の世界、日本市場でのNotionの立ち位置など有意義なお話を聞くことができました。
今後の「Notion」の発展と、それによってもたらされる働き方の変革が楽しみです。

オマケ2 ：「Evernote」からの移行方法は？

「Evernote」から「Notion」へのデータ移行ツールは標準で用意されていますが、いくつか注意点があります。
まず、「Evernote」に添付されていた画像や添付ファイルは完全にはインポートされません。
また、フォーマットが崩れる場合もあります。

コムデックが「Evernote」で管理していた10年分のデータは、さすがに膨大すぎたのか一部は移行できませんでした……。
ここはもう割り切って、閲覧専用の共通アカウントを残して運用する方針です。

添付した図に直接書き込むことができない、表の中に画像を添付できないなど、「Evernote」にできて「Notion」に出来ないこともいくつかありますが、「重すぎて検索できない・ノート分裂・編集データが消える」等の「Evernote」の特大トラブルに比べれば遥かに軽快に動作する「Notion」へ移行する価値を損なうものではありません。

 

会議DXできますか!? ナイスモバイル 名古屋支店訪問

「形が先か、内容が先か？」と聞かれたら、形から先に入らないと上手くいかないのがWeb会議・ペーパーレス会議です。
コムデックでは、ノートパソコンへの切り替えや、大型液晶モニター、「ClickShare」などの画面共有用機器の導入、そしてコロナ感染拡大時にはWebカメラやノイズキャンセリング・イヤホンの導入など数々の試行を繰り返してきました。

その中でも、最も満足度、効果、そして価格が高かったのがMAXHUB（マックスハブ）「All in OneMeeting Board」です。
ミーティングボードはタッチパネル付きの大画面モニターにパソコン機能を搭載し、「Zoom」や「Teams」会議が単体で開催できるだけでなく、ホワイトボード機能もある電子黒板として国内トップのシェアは半分以上の51%となっています。

伊勢市でも小中学校に導入されているので、実は見たことがある方も多いとおもいます。

「MAXHUB」を輸入しているナイスモバイル様は「kintone」や「KING OF TIME」を弊社から導入させていただくなど関係も深く、ショールームにて新発売となったMAXHUB V7シリーズ以外にも、ナイスモバイル様が取り扱う様々な会議DX必要なデバイスを体験させていただきました。

比較的高額な機器ですが、「中小企業経営強化税制」対象で一括償却可能です。
もし新築やオフィスレイアウト変更をお考えの際は、ショールームまでご一緒いたしますので担当者へご用命ください！

 

ITサポート部通信③ 「未だに「ギガファイル便」使ってませんか？」

無料のファイルサービス「ギガファイル便」を業務に利用していませんか？

ギガファイル便とは？ 完全無料で使える大容量ファイル転送サービスです。 ユーザー登録不要・最大100日期限・ファイル個数無制限などのメリットが多く、個人から企業まで使っている人が多数います。 ギガファイル便は安全性に配慮されており、一般的には安全なサービスといえます。

「ギガファイル便」は、クラウドストレージをご契約でない企業様では人気のあるサービスです。
しかし公式ページに「ギガファイル便」は広告収入で運営されていると記載がある通り、ITサポート部が知る限りムダな広告が表示されるサービスでもあります。

誤認クリックを誘うおとり広告が平然と表示され、受け取り側は回避するのも面倒ですし、情報セキュリティガイドラインを定めているレベルの企業であれば利用が許されないサービスです。

「現代のビジネス環境では、効率的かつ安全にデータを管理する方法が常に求められています。
特に、リモートワークが普及した現在では、クラウドストレージの利用がその重要性を増しています。

Microsoft 365を契約している場合、その一環として「OneDrive」や「Sharepoint Online」が利用可能です。
他にもクラウドストレージ「Dropbox」「BOX」など優れたサービスが多数存在していますので、まだ導入されていない企業様は早めにご検討ください！

 

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